Por que as reuniões não rendem?

Imagine a cena: todos estão trabalhando tranquilamente quando o chefe entra furioso na sala, chama todo mundo para uma reunião e começa a listar um monte de problemas e erros que ele tem observado naquele dia.

Rapidamente a reunião se transforma em uma sessão de desculpas, choros e reclamações. Dura a tarde inteira, todo mundo fala o que quer, descarrega as emoções e se comprometem a ser funcionários melhores. Voltam aliviados para a sala e por lá ficam até que o chefe volte na semana que vem, reclame dos mesmos erros e o ciclo se retorna infinitas vezes.

Se identificou com essa situação? O que está errado? Esse ciclo vicioso pode até trazer um efeito positivo no curto prazo mas logo, logo todos percebem que não há avanços e lá partem para mais uma reunião sem sentido e que não irá acrescentar absolutamente nada.

O que está faltando é FOCO e MÉTODO!

Falta FOCO porque o chefe, em um único encontro, quer indicar e resolver todos os problemas. Desde os maiores até os mínimos detalhes que o incomodam. A reunião perde o sentido de resolução quando se mistura vários assuntos não relacionados.

O segundo erro comum nas reuniões improdutivas é a falta de MÉTODO.

Basicamente, as reuniões deveriam ser estruturadas em 3 etapas:

1. Abertura — Onde o líder alinha com todos os objetivos daquele encontro;
2. Desenvolvimento — Onde são tratados os assuntos que levarão à resolução do objetivo;
3. Encerramento — Onde são concluídas as definições tomadas na reunião e listados os próximos passos a serem realizados pelos participantes.

Com esse roteiro bem estruturado, ganha-se tempo no debate.

Se você não tiver um objetivo bem definido para uma reunião, nem chegue a marcá-la. É perda de tempo. E se ao final do encontro não for possível dizer a que conclusões chegaram e quais as ações decorrentes, também perderam tempo e recursos.

Com Foco e Método é possível reverter a crise das reuniões sem sentido e tornar a empresa produtiva e com resultados mais positivos.

Um abraço!

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