Episode 1 : L’observation

Effective Scrum Master— Episode 1

Démarrer avec une nouvelle équipe au sein d’une organisation avec sa propre culture est le début d’un nouveau voyage excitant vers l’inconnu.

Dans un contexte où la complexité demeure, en tant que nouveau Scrum Master, vous pourriez être amené à vous poser ce type de questions : Comment devenir un membre à part entière de l’équipe ? Comment gagner la confiance de ces membres ? Ou encore, par où commencer pour améliorer la vie de cette équipe ?

Au travers de mes expériences, j’en suis venu à réaliser que la première chose que nous devrions faire est… de ne rien faire. Ou plutôt, de commencer par observer. Être silencieux. Apprendre à écouter, et écouter pour apprendre. Il s’agit de s’appuyer sur l’observation pour comprendre où se situent les individus aujourd’hui et là où ils ont le plus besoin de grandir.

Que devriez-vous observer ? Voici 4 domaines sur lesquels un nouveau Scrum Master devrait se concentrer :

Apprendre l’histoire de l’équipe

La première des étapes dans votre voyage sera d’observer et apprendre à connaître les membres afin de comprendre l’histoire de l’équipe. Ici l’objectif est de commencer par vous connecter avec les personnes. Apprenez à en savoir plus sur les intérêts et les aspirations de chacun. Il s’agira d’abord de renforcer la confiance en partageant simplement des moments du quotidien avec l’équipe, comme par exemple autour d’un repas ou d’un café.

Puis observez la dynamique et les processus de l’équipe sans y interférer. Comment les individus vivent et se comportent dans des situations différentes ? Vous ne les scrutez pas pour les juger mais vous êtes un observateur le plus neutre possible dans le but de relever des informations.

Dans un second temps, vous pourriez amener les membres de l’équipe à une réflexion sur les processus actuels. Vous pouvez tirer parti de votre nouveauté pour poser des questions innocentes ou naïves sur le pourquoi.

Voici quelques actions concrètes que vous pourriez mettre en oeuvre :

• Assistez aux événements Scrum afin d’observer la dynamique de l’équipe et le déroulement des événements
• Ecoutez et observez les réunions d’équipe en dehors des événements Scrum

Comprendre ce que l’équipe construit

Comme précédemment, essayez d’en apprendre davantage sur l’histoire du produit. Quel est son but ? En quoi contribue-t-il à améliorer le quotidien des utilisateurs ? Mettez-vous à la place d’un utilisateur et explorez le produit. Notez vos premières impressions.

Ici, l’observation consiste à identifier la motivation des membres de l’équipe concernant le produit. Ecoutez la manière dont ils en parlent, la communication avec le Product Owner. Ce dernier est-il disponible pour l’équipe ? Les membres se sentent-ils engagés dans le développement du produit ? Ou bien, est-ce uniquement une liste d’éléments de travail à effectuer ?

Quelques actions supplémentaires :

• Parcourez le Product Backlog et examinez les éléments qui le compose. Inspectez le niveau de détail des éléments, la manière dont ils sont rédigés
• Si elle existe, lisez la “Definition of Ready” afin d’en apprendre davantage sur le niveau de préparation requis des éléments

Analyser le processus d’équipe

La dimension du processus d’équipe comprend les pratiques, les outils et l’organisation de travail. Les membres de l’équipe Scrum définissent leur manière de travailler au sein du framework Scrum. Observez comment l’équipe fonctionne. Quel est son niveau de maturité ?

Commencez par vous concentrer sur le processus de développement de l’équipe. L’équipe est-elle en mesure de fournir un incrément potentiellement publiable à la fin de chaque Sprint ? Recherchez des indices sur d’éventuelles contraintes qui empêcheraient l’équipe d’atteindre ses objectifs.

Puis, observez les pratiques et les outils utilisés par l’équipe. L’objectif est de commencer à vous familiariser avec l’environnement technique afin de comprendre le quotidien et le langage de l’équipe. Cela concerne des pratiques comme l’intégration continue, la livraison continue, la revue de code, la stratégie des tests, ou encore les langages utilisés pour développer le produit.

Pour mieux comprendre le processus d’équipe :

• Examinez les artefacts et les métriques d’équipe disponibles. Prenez connaissance de la Definition of Done
• Examinez la liste des obstacles résolues et en cours de traitement
• Prenez note des écarts par rapport au Guide Scrum et comment ils affectent l’équipe

Observer la culture de l’organisation

La dernière étape dans votre démarche d’observation sera d’identifier si la culture de l’entreprise est compatible avec l’état d’esprit Agile afin de comprendre où se situe l’organisation. Quelles sont les normes et les directives à l’échelle de l’organisation que l’équipe doit suivre ? Observez comment les managers interagissent avec les membres de leurs équipes. Exercent-ils un contrôle sur les équipes ?

Cette phase d’observation pourrait s’étaler le temps d’un Sprint de l’équipe. Pour son bon déroulement, votre comportement joue un rôle essentiel. Commencez par être transparent avec les membres sur votre intention afin qu’ils ne sentent pas surveillés.

Quelle attitude devriez-vous adopter avec votre nouvelle équipe ?

Il serait difficile de dicter une posture idéale à adopter tant chaque individu est différent et possède des compétences uniques. Écoute active, curiosité, positivité, empathie, bienveillance, ouverture…sont autant de qualités nécessaires.

Mais j’insisterais sur un point, soyez congruent. En effet, la congruence est l’alignement entre ce que vous êtes, ce que vous faites et ce que vous dites. Ainsi, cela vous permettra de construire des relations authentiques avec les membres de l’équipe et les individus de votre nouvelle organisation. Comment pourriez-vous accéder à plus de congruence ?

J’ai trouvé dans le livre des accords toltèques une forte correspondance avec le rôle du Scrum Master. Lors de vos premiers échanges avec les individus, réfléchissez à la façon de dialoguer avec eux. Ne soyez pas dans la réaction. Si une situation vous touche, respirez profondément. Ne le prenez pas directement pour vous. Prenez du recul sur les éléments qui composent cette situation. Posez des questions avec bienveillance. Essayez de comprendre au mieux le contexte et les personnes afin d’éviter d’émettre des hypothèses. Accueillez ce que l’on vous donne en faisant de votre mieux dans la mesure du possible.

Pour finir, si je pouvais donner un dernier conseil, en tant que nouveau Scrum Master : n’arrivez pas dans l’équipe en tant qu’expert. Ce serait la meilleure façon de vous éloigner de l’équipe en cherchant à démontrer toutes vos connaissances. Soyez humble et patient. C’est l’occasion de demander à l’équipe d’imaginer le Scrum Master idéal et de les inviter à répondre à des questions telles que : Quelles devraient être les qualités de notre Scrum Master ?

Observez, écoutez, demandez, apprenez sont vos principaux outils pour démarrer votre aventure. Ainsi, sur la base de ces observations, vous pourrez déterminer vos prochaines étapes et trouver des opportunités pour être utiles là où de l’aide est nécessaire. Cela peut être de l’enseignement, du coaching, de la facilitation… ou tout simplement s’asseoir avec l’équipe et continuer à observer et écouter l’équipe.

A expérimenter

• Tenez un journal détaillé de vos observations, des obstacles identifiés, de ce que vous avez ressenti et de la façon dont vous avez agi ou non
• Faites une évaluation des pratiques Scrum de l’équipe afin d’identifier de potentielle axe d’amélioration https://survey.zombiescrum.org/
• Rencontrez chaque membre de l’équipe en tête-à-tête et apprenez à les connaître
• Cherchez à identifier et comprendre la culture de l’organisation à travers le modèle Schneider