Microsoft Teams增加集中管理資訊的WorkHub功能

Edward Kuo
Nov 29, 2020 · 7 min read

什麼是Workhub,Workhub就是可以將組織內常用的服務集中在一個Portal的概念,讓這個Portal是被掛在Teams裡面,這樣只要當用戶使用Teams就可以同時在一個平台內使用其他服務,在早期我在認為Teams就因該走向這個方向。Teams本身就整合許多Office 365功能,如果都能在Teams內使用,其實,有時候也就不需要額外登入Sharepoint,畢竟這樣體驗是相當不好的。

而目前在Workhub能做的工作有以下這幾種

  • 連接企業內的應用系統和資訊來源
  • 連結Teams原有的功能
  • 內建自動化流程的應用,也就是Power Automate
  • 整合Power App

如下圖,幾乎可以將所有Office 365整合到一個Portal內,這邊用幾乎,主要是有些可能未來才會支援。這樣也等同於可以設計成為企業的EIP系統

整個Workhub的概念是

開啟Workhub應用

一般來說,直接在Teams App內因該可以找到Workhub,下面操作步驟是當你在Teams App內找不到Workhub,可以透過下面方式啟動它。

首先你必須是Office 365 Global Admin權限,或是Teams Global Admin登入到Office 365的Teams Admin管理平台裡面。並在Teams內的管理應用程式中找到Workhub。以我的案例來說,Workhub預設是被關閉的。所以,這邊必須要打開

將它的狀態設定為允許

然後,在檢閱權限和同意部分,點選它,確保它被啟用

通常來說,當你啟用一個App時候,它必須要同步到Teams App內,所以,不一定馬上就可以在Teams App內找到,你需要等一段時間,如果等一段時間也還沒有,就請登出Teams後再登入。

到Apps內搜尋Workhub,就可以找到Workhub的應用程式

安裝Workhub

找到之後,就可以進行安裝。直接點icon,就可以開始加入這功能,這時候需要進行驗證,就直接點Authorize

然後輸入自己的Office 365 Account,接受同意相關條款就可以。當第一次進入時候,會要求你設定Workhub相關配置

配置畫面,其實很像Web的後台管理

其中,有一點就是當Global Admin建立好Workhub後,可以指派Workhub的Admin作為管理與設計,這時候這個帳號就不需要是Office 365 Admin,這樣可以降低風險

不過呢,Workhub Admin僅限於編輯Workhub的配置,如果要再新增一個Workhub Admin Account,必須還是要Global Admin來指派才可以

設定Workhub

在設定Workhub部分,可以分成三類

  • 組織內的Widget
  • Calendar Widget
  • New App類別

組織內的Widget

目前測試,大概就是只能將Sharepoint內的資訊掛載過來,簡單說就是有點是Sharepoint的Widget放到Teams

其中,List URL,就是放Sharpoint List URL,其中List內的欄位還必須要包含Title、Cover、Content才可以正常顯示資訊

Calendar Widget

就是添加一個行事曆的功能,而這部分它會顯示在你Office 365 行事曆設定的Event顯示在這

這是我的Office 365行事曆

在Workhub顯示的成果,等於企業用戶進入Workhub就可以得到今天自己需要處理哪些事項

New App類別

這邊主要是添加一些Teams App或是Power App,個人覺得最大用處在於集中化Power App,畢竟當你有許多Power App時候,總不能讓用戶去記錄每個Power App的URL,然後再去開啟該APP來用吧。所以,有集中化的Portal會是較方便的

設定這部分,主要在於先定義好類別

這時候,就會在Workhub出現該類別的區塊

再點選Add,增加你所想要的APP到這個區塊內,而App類型分為三種

  • Built-in Apps: Teams內部的App直接放到Workhub內。其中,就是要放入該App Link到Url內就可以
  • Web Site: 可以設定直接在Teams打開,還是額外用瀏覽器打開,這樣也可以把相對應的網站集中起來。而我目前測試結果,如果今天不是屬於Office 365內的網站,都建議開啟external browser,不然會顯示不出來
  • Power App: 這個就不用多說,顧名思義就是將Power App給集中化起來,放到Workhub內

最後結果,就會如下這樣

Workhub Dashboard

Dashboard部分就是可以監看這些App,在Workhub被使用的情形,透過圖表可以掌握那些app被用戶用了多少,不過,因為我這是剛建立,所以,還沒有任何資訊會顯示出來

設置完成後,就可以開始使用它了,但是,發現其中一點就是要使用這個App,用戶必須知道要去哪邊開啟它,因為,它不會很容易放在用戶習慣使用的位置(如果在沒有指導之下),另外,感覺也像是Sharepoint的簡化版或是延伸版本

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