Don’t work hard, work intelligent
¿Qué es la productividad? Es la relación entre el tiempo invertido en hacer algo y el resultado obtenido de esa inversión. Por ejemplo, yo estoy invirtiendo tiempo escribiendo esta entrada y como resultado voy a conseguir que ustedes conozcan cómo trabajo :). Así de simple como suena, el emprendedor promedio -en su afán de trabajar duro, de ponerle el pecho a la bala, de cargar con todo el peso de ser founder- es muy propenso a bajar su productividad. Como las cosas para hacer nunca se acaban, mi lógica es la siguiente: todo tiempo que invierto en hacer algo es tiempo que estoy eligiendo no invertir en otra cosa. Entender y elegir dónde es prioridad invertirlo es lo que -a corto y largo plazo- hará que aumente mi productividad.
Para lograr esto les comparto mis must tecnológicos que me ayudan a hacer un trabajo inteligente:
Tip Nº1: Agendar tareas periódicas
Aunque confíes en tu memoria para esas cosas recurrentes, agendarlas te va a servir para saber que ese tiempo lo tenés ocupado y no tener que preocuparte por recordarlo. En Google Calendar creás un evento, hacés clic en “Repetir” y seleccionás la frecuencia. No te olvides de agregarle una notificación para que te avise ;)
Tip Nº 2: Usar invitaciones para eventos
Si coordinás reuniones con una o varias personas, crear eventos compartidos con reminders automáticos te va a ayudar a vos (¡y a todos!)a evitar olvidos y confusiones. Simplemente, cuando lo agendes vos, ¡enviá la invitación a los demás!
Tip Nº 3: Gestionar tareas con Trello
A veces tardamos más tiempo tratando de recordar lo que tenemos que hacer (y los avances que tuvimos), que finalmente haciéndolo. Para eso podés volcar y segmentar las tareas en un software como Trello (www.trello.com) donde podés ir pasándolas de etapa (pendiente, en progreso, bloqueada, etc.), compartirlas con tu equipo, comentar el avance, definir deadlines y muchas cosas más.
Tip Nº 4: Usar etiquetas de Trello para diferenciar proyectos
Tus proyectos están compuestos por muchas tareas, una opción excelente para hacerles seguimiento es crear etiquetas. En el menú lateral elegís la opción «Etiquetas», creás una por proyecto y a cada tarjeta (o tarea) le asignás la que corresponda. Para ver el avance de un solo proyecto, ponés un filtro (“F” o Menú/Filtrar tarjetas) y voilá.
Tip Nº5: Hacer follow-up de todo
Las demás personas van a colgar: clientes, proveedores, incluso tu propio equipo de trabajo. Pero el tiempo va a pasar y vos no podés permitir que las tareas se extiendan más de lo necesario. En Trello podés identificar cuáles son las que no avanzan con el power-up «Envejecimiento» (Menú lateral/Power-ups). En tu correo, una buena opción es hacer que los mails salientes se guarden en tu bandeja de entrada para identificar rápidamente aquellos que no tuvieron respuesta ;)
Mi criterio es: todo aquello que me ahorre esfuerzo y pueda ser automatizado o sistematizado, se traduce en poner mi tiempo y energía en las cosas que realmente la requieren. Eso es, para mí, un trabajo inteligente.
