Aprende cómo organizar tus tareas pendientes en proyectos
Si quieres aprender cómo mejorar tu productividad, registrarte aquí a El Productivista.
Si estás repleto de tareas y pendientes es recomendable comenzar a dar un orden lógico a toda esa información. Lo primero que debes aprender es el definir cuando una tarea es solo un pendiente y cuando dicha tarea constituye un proyecto.
En el siguiente artículo aprenderemos cómo diferenciarlos y cuándo usar cada uno.
¿Qué es un proyecto?
A project is something that takes more than one task to accomplish — David Allen
Un proyecto es algo que toma más de una tarea el cumplirlo.
Sea el sistema que sea uses para llevar tus tareas pendientes, muchas veces terminamos con un largo listado de tareas que pueden o no estar relacionadas entre sí. Cuando el listado se hace más y más largo, muchas de estas tareas tienden a perderse entre otras y la relación entre ellas se vuelve muy difusa. Finalmente todo se complica y dejamos de usar el sistema.
Definiendo tus proyectos
En simple, y siguiendo la metodología GTD de David Allen, cada vez que tengas que completar algo y te tome más de dos tareas, debes tratarlo como un proyecto.
La palabra proyecto puede sonar muy potente para ciertas cosas, pero con el tiempo uno se acostumbra y es sólo un tema de nomenclatura.
La idea es la siguiente: Si tienes dos o más tareas necesarias para completar un proyecto, entonces debes relacionar dichas tareas bajo un proyecto. Por ejemplo, si para entregar la presentación del día viernes necesito (1)los números de contabilidad, (2)el nuevo diseño de marketing y (3)el visto bueno de mi jefe, entonces la presentación del viernes no es una tarea sino que un proyecto con tres tareas. Cada una de estas tareas tendrá su responsable, deadline y los parámetros que necesites. Tenerlas conectadas bajo un mismo concepto hace que puedas fácilmente ver el status de dicho proyecto con un simple filtro.
Como agrupar las tareas en proyectos
En mi caso utilizo tags o etiquetas para marcar proyectos. Así en este ejemplo el proyecto sería “#presentaciónQ1” , su deadline el viernes y estaría compuesto por las tres tareas anteriores, dos de ellas delegadas a miembros del equipo con un deadline anterior al viernes y la tercera asignada a mi con el tag adicional “@waiting for” para el día jueves en la tarde con el fin de armar la reunión con mi jefe.
Puedes optar también en agrupar los proyectos en carpetas y es igual de válido. He encontrado que las carpetas me dan más claridad mental al estar claramente separadas, mientras que las etiquetas muchas veces me confunden. Al final del día depende mucho de la implementación del sistema de tareas (task manager) que utilices. En mi caso uso Todoist y puedo filtrar todo por etiquetas en cualquier momento.
Todo es un proyecto
Si reviso mis tareas diría que el 90% son proyectos. Esto puede ser abrumador si lo piensas, pero cuando un proyecto es algo tan simple como completar dos o tres tareas te vas acostumbrando a trabajar de esta manera.
Implementando un simple esquema como el anterior lograrás tener una visión mucho más amplia de los proyectos en los que estás trabajando y a la vez tener un control mayor sobre todos los pendientes en tu día a día.
