Cómo decidir si usar etiquetas o carpetas en tu sistema de organización

Suele haber no solo confusión en torno a el uso de carpetas y etiquetas, sino que también muchas personas incluso no entienden el por qué usar el uno u el otro puede impactar nuestra productividad de manera considerable.

¿Cómo funcionan las carpetas?

Las carpetas responden a la primera derivada para organizar la información y son simplemente la analogía digital a las carpetas reales.

Tal como un sistema de archivo manual, uno puede poner un documento en una única carpeta y si quiere moverlo necesita sacarlo de dicha carpeta e ingresarlo en una diferente. Un documento, tarea, email, contacto o foto pueden ir en una única carpeta, nunca más de una.

El problema de utilizar solo carpetas

Imaginamos que trabajamos en una empresa y que Ernesto, jefe de contabilidad, me envió un email con un archivo excel para llenar el presupuesto del año pasado.

Lo recibí, completé y envié de vuelta en Diciembre del año pasado. Ese email lo categoricé bajo la carpeta de “Finanzas” donde está la sub carpeta “Ernesto” que trabaja en dicho departamento. Finalmente al terminar el año pasado moví todas las carpetas a una gran carpeta llamada “2018” donde quedó todo respaldado.

Si necesito a futuro hacer referencia al archivo de presupuesto del 2018, iré a la carpeta llamada “2018”, luego a la sub carpeta “Finanzas” y finalmente a la carpeta de “Ernesto”, donde estará el documento.

He visto donde un sistema como este es más que suficiente para categorizar y respaldar información. Quiero hacer énfasis que este sistema funciona perfecto para la gran mayoría de las personas y muchas veces no es necesario complejizarlo si no se necesita.

Pero….

Imaginemos ahora que el presupuesto se postergó y que lo tenemos que discutir en este nuevo año. ¿En qué carpeta de qué año irán dichos documentos, en la del año pasado o en éste?

Imaginemos también que una nueva persona reemplaza a Ernesto, a quién transfirieron a Marketing. ¿Mantenemos los documentos, archivos y tareas de Finanzas en la carpeta de Ernesto o creamos una nueva con la nueva persona? ¿Movemos toda la carpeta de Ernesto a Marketing aunque haya cosas de años anteriores de Finanzas?

Es en estos casos cuando nos damos cuentas de lo limitado que puede ser un sistema de gestión basado exclusivamente en carpetas.

Si estás en una situación similar, es entonces momento de comenzar a usar etiquetas.

Bienvenidas las etiquetas

Las etiquetas vienen a resolver este problema de una manera muy simple aunque poco elegante.

Una etiqueta, siguiendo la analogía con la estructura de archivos reales, cumple el rol de “etiquetar” cierto pedazo de información (documentos, archivos, emails, fotos, etc.). La diferencia es que la misma etiqueta puede ir en distintos archivos y se mantiene “pegada” a dicho contenido independiente de que otras etiquetas tenga y de en qué carpeta esté alojado.

La gran ventaja es que la tecnología nos permite rápidamente buscar y ordenar toda nuestra información basados en dichas etiquetas de manera instantánea, incluso agregando operadores lógicos a nuestras búsquedas.

En resumen, un contenido cualquiera puede ir en una única carpeta pero puede tener múltiples etiquetas.

Etiquetando a Ernesto

Si Ernesto se cambió de área, si una nueva persona tomó sus responsabilidades, si el proyecto ahora es de otro departamento y si nos cambiamos de año ya no son problemas debido a que podemos etiquetar nuestros archivos, tareas y correos las veces que queramos.

En el ejemplo el correo de Ernesto y su archivo quedarían etiquetados como “presupuesto2018” y así, independiente de en qué carpeta residan, podemos acceder a TODOS los documentos relacionados al presupuesto en TODAS las carpetas tan solo buscando por su etiqueta.

Adicionalmente podemos complejizar nuestro sistema con cosas como: “Quiero ver los emails que tengan un archivo adjunto en excel, que fueron enviados por Ernesto el año pasado pero no este año y que tienen las etiquetas de marketing y presupuesto”. EL cielo es el límite.

Mis recomendaciones para comenzar

Usar etiquetas sin una estructura pre-definida puede generar un desorden tremendo. Etiquetas de años, meses, semanas, nombres, sobrenombres, departamentos, tipos de archivo y un sinfín de cosas que he visto, sumados a la facilidad de algunas herramientas digitales para crear etiquetas on-the-fly hacen que haya una convulsión de etiquetar cuanta cosa nos pasa por el frente sin antes pensar el para qué lo estamos haciendo.

Ten siempre presente que la clave es que nuestro sistema nos entregue la tranquilidad de que podremos encontrar la información que necesitemos, cuando la necesitemos y de manera fácil.

Por lo mismo te recomiendo comenzar a implementar etiquetas a un nivel básico. Usa contextos como tu base y no uses más de tres. Comienza con lugares, personas y herramientas para testear tu sistema y utiliza una “@“ antes de cada contexto para que sepas que es una etiqueta.

En lugares, lo básico es separar tus entornos de trabajo y hogar, así como de compras (supermercado). En cuanto a personas comienza con tus colegas, jefe(s) y clientes y finalmente en herramientas las iniciales pueden ser tu computador de escritorio, tu teléfono, laptop y cualquier otra herramienta que necesites para ejecutar la acción.

Si eres capaz de etiquetar cada pieza de información con un contexto relevante en cada una de estas áreas entonces podrás rápidamente levantar un listado de tareas cada vez que te tengas que reunir con tu jefe, un listado de cosas que comprar cada vez que pases frente al supermercado y un listado de todas las llamadas que puedes hacer cuando tengas un minuto para sentarte al teléfono.

Finalmente cuando te sientas más cómodo puedes entonces graduarte y comenzar a trabajar tu propio sistema ajustándolo a tus necesidades.

Y ahora etiquetaré este artículo como @publicado

Roberto de El Productivista