Cómo organizarte sin usar papel
En un mundo digital hay maneras de utilizar menos papel ayudando no solo al medio ambiente sino que también a ti mismo siendo más ordenado, teniendo todo a mano y aumentando tu seguridad.
Aquí revisaremos las ventajas y mejores prácticas de como vivir sin papel utilizando Evernote.
Recuerdo conocí hace no mucho tiempo atrás a personas que imprimían sus emails para leerlos. Quiero pensar que ya no lo hacen, pero imagino que es principalmente porque la cantidad de correos que hoy reciben es astronómicamente mayor que antaño y no por algún cambio interior.
Los beneficios de ser “paperless”
Los beneficios de vivir sin papel, o reduciendo drásticamente su uso, van mucho más allá de la ayuda que puedes hacer al medio ambiente. Aquí cinco puntos relevantes que te darán el empujón que necesitas para avanzar.
- Reducirás tu desorden. Dejarás de acumular papeles, facturas, cuentas y post-its en tu escritorio. Todo digital, cero papel.
- Ahorrarás tiempo. En vez de tratar de recordar dónde pusiste el papel que necesitas, abrir archivadores y carpetas desordenándolo todo sin encontrar nada, ahora podrás encontrar cualquier documento que quieras en pocos segundos.
- Mejorarás tu privacidad. Todos tus documentos digitales estarán siempre bloqueados detrás de tus dispositivos y detrás de tus credenciales de Evernote. No hay necesidad de andar con las llaves de tus cajones en todo momento.
- No perderás tu información. ¿Cuantas oficinas no se queman, inundan o destruyen, llevándose consigo toda la información? Ahora toda tu información estará segura y guardada contra cualquier desastre.
- Colaboración en familia. Compartir los documentos con tu pareja y tus hijos puede ser una gran manera de colaborar y hacer más juntos. ¡Cuántas veces no te pierdes buscando información que ni siquiera es tuya! Ahora con un click puedes compartirla con quien necesites.
Cómo convertirse en Paperless usando Evernote
I. Configura tu flujo. Antes de comenzar a eliminar tus papeles se recomienda pensar en un flujo por el cual decidirás si al digitalizar puedes o no desprenderte de la copia física. Muchas veces la copia física es insustituible o bien obtenerla de nuevo es un problema, por lo mismo comienza pensando en los papeles que hoy tienes.
II. Usa Scannable para escanear y digitalizar. Scannable es la aplicación de Evernote que te facilita el proceso de digitalizar tus documentos. Desde la orientación del papel, la luz e incluso el hacerlo en baches, Scannable es un must (y es gratuita)
III. Guarda todas tus tarjetas de visita, escanealas y luego bótalas. Nada más molesto que tener miles de tarjetas de visita de personas que no sabes quienes son ni como conociste, pero la sola idea de que alguna vez pudieses utilizar dicha información hace que no botemos nada. Yo era igual hasta que comencé a escanear todas las tarjetas de visita que recibía, para luego conectar con la persona por email o por LinkedIn y a lo menos tener un contacto que tenga cierta información relevante.
IV. Mueve y ordena tus archivos digitales para que al tenerlos en Evernote no necesites imprimirlos una y otra vez. Además puedes tomar nota de dichos documentos y dejar todo archivado en tu Evernote.
V. Captura artículos, léelos, toma notas y guardalos todo en Evernote. Cuando te mandan un artículo interesante, o un PDF con un breve libro que te gustaría leer, todo eso reenvíalo a tu Evernote y trabájalo ahí mismo. No más imprimir en vano, ahora puedes archivarlos, etiquetarlos, comentarlos, destacar las partes que te interesen y luego compartir tus comentarios. Todo sin imprimir una sola página de papel.
VI. Instala la app en tu celular y comienza a capturar digital de ahora en adelante. Una vez listo con todo lo anterior, el hábito de utilizar la aplicación en el teléfono es clave para seguir adelante con una vida sin papel. Acostúmbrate a capturarlo todo ya que en el mundo digital no hay límites.
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p.s. Agradecimientos especiales a Cristián Parrao quien nuevamente nos sorprende con sus ilustraciones. Si quieres contactarlo puedes hacerlo en su Twitter aquí.
