Soy un fan de GTD, aunque lejos de ser un purista me identifico con los conceptos de “Inbox Zero” y “Mind like water”. Por otro lado no uso los contextos porque encuentro están obsoletos en un mundo dónde el acceso a internet, computador y teléfono son permanentes.

En fin, una de las claves de la metodología GTD es que el calendario se utiliza sólo para agendar tareas que suceden exclusivamente en dicho momento. Es decir, si tienes una reunión a las 11.30 entonces esa reunión debe ir anotada en tu calendario y no en tu listado de tareas pendientes. De esa manera al comenzar el día basta una mirada a tu calendario para entender como se viene el día en términos de carga de actividades que generalmente no puedes postponer ya que involucran a otras personas, y luego en torno a esa carga puedes comenzar a planificar tus tareas del día según su prioridad, contexto y cualquier otra variable que te sea relevante.

¿Por qué no incluir las tareas en mi calendario junto a mis citas?

En realidad siempre me pareció lógico un sistema dónde se separan claramente las tareas de las citas y nunca me lo cuestioné mucho hasta ahora. Resulta que en una conversación con una amiga ella me comentó que anota todo en su calendario. Todo implica todo, es decir, citas, tareas, pendientes, información de las tareas y cosas que ni imagino ya que su concepto era otro: quiero encontrar todo en un mismo lugar y mi calendario me da esa oportunidad.

Por qué a mi no me funciona y creo que ésta es una mala práctica

En dicho ejercicio intenté preguntarme cómo sería para mi anotar todo en mi calendario y qué problemas tendría.

Me cuesta imaginarlo pero lo básico es obviamente tener mis citas/reuniones tal cual lo tengo ahora, eso no cambiaría. Luego mi aproximación sería agregar las tareas el día de su deadline, es decir, si tengo que entregar un informe el día viernes de la próxima semana, lo anoto dicho viernes. Si tengo que llamar para pedir una hora al doctor la anoto… y si tengo que revisar una serie de antecedentes de un proyecto para los cuales aún no me llega la información y debo coordinar con otra persona lo anoto… ya comienzo a ver que esto no me resulta muy práctico.

Pensando un poco más me surgen varias preguntas. Por ejemplo, ¿qué pasa con los proyectos? según GTD un proyecto es cualquier set de acciones que tenga más de dos tareas. Por ejemplo si tengo que entregar un informe el próximo viernes para lo cual necesito unos números del dpto. de contabilidad, un gráfico de la agencia y una portada del diseñador, eso es un proyecto. Como proyecto, en una metodología GTD queda todo anotado en multiples acciones conectadas por un final en común, el de entregar el informe.

En mi caso uso la aplicación Todoist que me permite agrupar tareas por proyectos, contextos, hashtags y lo que se me ocurra, y en general la mayoría sino todas las aplicaciones de tareas tienen algo similar. Entonces vuelvo a mi pregunta, ¿cómo agregaría dichas tareas a mi calendario? ¿Cómo sabría el status de cada una? ¿Cómo les asigno una fecha si no dependen de mi? Y finalmente, cómo las conecto entre si para cuando quiera saber en qué está dicho proyecto, poder fácilmente entender cual es el cuello de botella que tengo y a quién debo llamar para empujar dicho proyecto?

Imagino algunas soluciones como por ejemplo agrupar acciones en proyectos y generar calendarios distintos para cada proyecto, así puedo verlo en mi calendario de manera independiente y podría incluso compartir dicho calendario con quienes están trabajando en dicho proyecto. Sin embargo eso no soluciona el tema de las prioridades, asignaciones, tareas en espera y el saber efectivamente qué debo estar haciendo en cada momento según mis prioridades y no según una cita que puse en el calendario la semana pasada que está completamente descontextualizada.

Conclusión

Creo que separar las citas en mi calendario de las tareas en mi to-do list es clave para mantener un orden y un control sobre qué debo estar haciendo en cada momento. Mezclar todo en un único lugar puede ser práctico pero es un desorden enorme que no puedo manejar. El costo de revisitar mi calendario de manera permanente para entender a qué corresponde cada cita, si es una cita-cita o es una tarea o es tan sólo un recordatorio terminan de convencerme que usar dos aplicaciones separadas es el camino.

No me cabe duda que hay tantas maneras de organizarse como personas en este mundo, y como estoy siempre en la búsqueda de mejores maneras de administrar mi tiempo y sobre todo mi energía, me interesa mucho la opinión de todos. Por lo mismo sería muy interesante escuchar el cómo te organizas tú y cómo usas tu calendario.

Roberto Castro