Primeros pasos para digitalizar tu trabajo
La primera pregunta que me hice para comenzar a digitalizar mi trabajo fue qué aplicaciones eran fundamentales en mi día a día.
Dediqué tiempo y dinero en buscar las últimas y novedosas aplicaciones solo para darme cuenta de que estaba partiendo por el final.
Digitalizar tu trabajo comienza por entender primero tu flujo de trabajo para luego ver que sistemas y aplicaciones pueden de mejor manera apalancar tu productividad de manera digital/remota/online.
La trifecta
En mi experiencia hay 3 sistemas de gestión y productividad que debes revisar antes de migrar 100% online:
- Comunicaciones — ¿Cómo me voy a comunicar con mis clientes, socios, empleados o empleadores?
- Gestión de tareas y proyectos — ¿Cómo sé que debo priorizar y hacer aquí y ahora? ¿Cómo puedo organizar y planificar un set de proyectos desde su ideación hasta completarlos?
- Gestión de la información / referencias y archivo — ¿Dónde encuentro toda la información pertinente a cada uno de mis proyectos? ¿Cómo puedo capturar, organizar y aprender de nuevas fuentes de información?
En todos estos casos muy probablemente ya tengas sistemas en funcionamiento. La pregunta que hay que hacerse es cuáles de dichos sistemas no son portables, es decir, qué sistemas no podrías usarlos de manera remota en tu home office, cafe, co-work o incluso en otro país.
Algunos ejemplos:
- Comunicaciones: Tengo un teléfono móvil que uso para hacer mis ventas pero es un número local. Quiero trabajar mientras viajo por varios países distintos, ¿Cómo lo puedo resolver?
- Gestión de proyectos: Llevo mis proyectos en diferentes cuadernos y post its que tengo por toda mi oficina (créanlo o no sucede mucho). Quiero trabajar un día a la semana desde un café cerca de casa, ¿Cómo adapto mi sistema?
- Documentos de referencia: Tengo una serie de carpetas con toda la documentación de mis proyectos y quiero trabajar desde un hotdesk en un co-work. ¿Cómo accedo a ellos remotamente?
Próximos pasos
Más que hacer un ejercicio teórico mi recomendación es literalmente ir a trabajar un día completo a un café con Internet o idealmente a un espacio de co-work. Este paso hará que nos topemos directamente con nuestras propias limitaciones y podamos identificarlas de manera activa para luego buscar, evaluar e implementar soluciones particulares a nuestros problemas.
Roberto Castro
