Primero lo primero: ¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una serie de tareas con un objetivo en común donde si se cumplen todas las tareas, se alcanza dicho objetivo y se cumple el proyecto.
A veces pasa que los proyectos se definen mal, en particular me refiero a proyectos en los cuales se ejecutan y cumplen todas las tareas y aún así no se cumple el proyecto. Definir el objetivo de tu proyecto es parte esencial de cualquier sistema de gestión y productividad y no habrá herramienta que nos salve de una mala planificación.
Ejemplo: Si el objetivo de tu proyecto es, por ejemplo, vender tu auto; el proyecto no se completará hasta que el auto haya sido vendido aunque hayas ejecutado de las mil maravillas todas tus tareas en tiempo récord.
Tipos de proyectos
Hay proyectos de miles de tareas donde debes coordinar personas, responsabilidades, presupuestos y tiempos como quien dirige una orquesta. También hay proyectos simples donde tu eres el único responsable de que todo ocurra. En este ejercicio revisaremos principalmente el cómo utilizar Evernote para llevar proyectos de complejidad baja y media desde su ideación hasta su fin.
Evernote
Si no conoces Evernote te recomiendo partir con el primer artículo de esta serie titulado: “¿Te sigues olvidando de las cosas? Aprende cómo subir tu mente a la nube con Evernote”.
Si aún no tienes Evernote puedes registrarte y descargarlo aquí.
Cómo incubar una idea
Uno de los fuertes de Evernote es la captura de información. Evernote te permite capturar de muchas diferentes maneras y en muchos diferentes momentos, por lo tanto es una herramienta ideal para comenzar a incubar ideas desde el comienzo.
Para incubar una idea tan solo abre una nota y titúlala “Incubación idea XX”. De esa manera, sabrás que esta es una nota que vive sola y que estará en constante proceso de cambio. En otras palabras, esta será una nota básica en la cual debes comenzar a poner toda la información que vayas recolectando en torno a la idea que quieres desarrollar.
Haz crecer tu idea en todo momento
Una vez que tienes la nota creada, es solo cosa de comenzar a agregar información a la misma cada vez que algo que tenga relación con el proyecto vaya apareciendo. Para esto puedes usar las muchas opciones de incorporar información en Evernote siendo mis favoritas el usar audio para grabar ideas sueltas y el agregar fotos y links que voy obteniendo de la web.
Algunas formas de agregar información a tu nota:
- Grabar un audio con un pensamiento mientras vas camino al trabajo.
- Enviar un email relacionado a la idea para archivar en Evernote
- Hacer un sketch para diagramar una idea
- Sacar una foto o video y recopilarla junto a la nota
- Guardar links a páginas web de referencia
Recuerda, estamos aún incubando una idea por lo que no es necesario tener mucha estructura ni buscarle mucho sentido a las cosas que vas agregando a tu nota. Tan solo abre la nota y agrega tus comentarios cada vez que lo necesites, luego nos preocupamos de ordenar la casa.
Tip: Agrega un tag:”@incubación” a la nota para que de dicha manera si tienes muchas ideas dando vueltas puedas rápidamente filtrar las notas y dar con todas aquellas que están en la etapa de incubación.
Crea tu proyecto en Evernote
Una vez que la idea se gradúa y pasa a ser un proyecto podemos comenzar a darle más estructura a nuestra información. Esto sucede cuando ya tienes claridad del objetivo final y dedicarás más tiempo a planificar y ejecutar todas las tareas necesarias para llegar allá. También cuando tu jefe te dice que debes hacerlo.
Para crear tu proyecto crea una carpeta con el nombre del proyecto y agrega a dicha carpeta tu nota de incubación. Recuerda que no tienes para que borrar nada y mientras más información recolectes y agregues a tu proyecto, tanto mejor.
En mi experiencia, cuando he intentado manejar proyectos dentro de notas me ha sido muy complicado y poco versátil Si tiene la ventaja de que efectivamente todo queda guardado en el mismo lugar, pero en mi experiencia recomiendo trabajar los proyectos como una serie de notas y no solo una.
Tip: Cuando crees la carpeta titúlala con una “P:” antes del título y así podrás luego ver todos tus proyectos juntos. Por ejemplo si el proyecto es sobre planificar las vacaciones en familia, el título de la carpeta sería “P: Planificación vacaciones 2018”
Agrega información de manera constante
Ahora que tienes lista tu carpeta puedes comenzar a agregar diferentes tipos de notas con la información que estimes relevante. En mi caso aquí agrego principalmente todos los correos relacionados al proyecto que me van llegando simplemente redirigiéndolos a mi Evernote. También aquí generalmente tengo archivos PDFs con presupuestos, los cuales puedo editar y comentar en el mismo archivo.
La práctica de esta etapa es un tanto caótica y al mismo tiempo creativa. El tener un repositorio con todo lo relacionado a tu proyecto puede convertirse en algo muy desordenado pero a la vez algo donde puedas conectar mucho más fácilmente las líneas entre distintas partes del proyecto.
Ordenando y haciendo sentido de tu información dentro de un proyecto
Entonces hasta el momento capturaste un montón de información relacionada al proyecto pero no tienes ningún orden.
La manera de ordenar las distintas notas en tu proyecto es mediante una nota maestra. Yo la llamo “MASTER” así en mayúsculas para encontrarla rápido y fácil dentro de todo el listado de notas dentro de la carpeta del proyecto.
¿Qué es una master note?
Una nota maestra es aquella nota que lleva los datos generales del proyecto y los punteros hacia toda la información disponible en las otras notas.
Por ejemplo, en mi master note relacionada a planificar el viaje en familia, anotaría las posibles fechas, los destinos, quienes iríamos, algún tipo de presupuesto, etc. A medida que el proyecto va creciendo, esta nota irá cambiando y mejorando su información, pero lo más importante es que dicha nota debe siempre darte una mirada total del proyecto y a la vez un update de lo que está en carpeta y necesita tu atención en ese mismo momento.
En dicha master note llevaré todo lo relacionado al proyecto, siendo lo más relevante:
- Resumen de en qué está el proyecto.
- Link a todas las notas relevantes que están en el mismo proyecto.
- Deadlines y responsables de cada sub-tarea (si es que hay terceros que deben hacer cosas pero yo sigo siendo el ultimo responsable)
Todo lo anterior se puede hacer en solo una nota en Evernote, y lo más imporatante es que los recordatorios con los deadlines vivirán también fuera de la nota en tu barra lateral para recordarte que tienes pendiente.
¿Vale la pena usar etiquetas?
Personalmente creo que no hay necesidad de incorporar etiquetas en este proceso ya que la nota maestra te guiará y apuntará a toda la información en las otras notas. Todo estará contenido dentro de la misma carpeta del proyecto y para proyectos simples no veo necesario agregar etiquetas.
Sin embargo puedes argumentar que todo lo anterior puede ser llevado con etiquetas en vez de carpetas, y estarías en lo correcto.
Para mi es un tema de preferencia y entendiendo que las carpetas son más limitadas termino prefiriéndolas al final porque me dan mayor orden en mi cabeza.
Algunos usos de etiquetas que he usado son principalmente los relacionados con la metodología GTD para llevar proyectos, es decir, etiquetar las notas con “próxima acción”, “delegada”, “archivada” y “someday/maybe”. Luego comencé a utilizar el sistema de “Action-Now” que también incorpora las etiquetas para dar un sentido de prioridad.
En mi opinión y para manejar proyectos simples no es necesario etiquetar las notas y cada vez que lo he hecho he complejizado el sistema sin obtener mucho valor devuelta. Si estás recién comenzando te recomiendo dejar las etiquetas de lado por el momento solo para re visitarlas una vez que ya tengas claro tu proceso. Si ya estás familiarizado con las etiquetas, recomiendo usarlas para marcas las notas con los códigos de GTD y así hacer cada nota una eventual tarea accionable si prefieres dicha metodología.
Ejercicio práctico de cómo manejar un proyecto en Evernote
De todo lo anterior, el foco de manejar los proyectos debe estar puesto en, primero, estar constantemente incorporando toda la información como notas al proyecto y, segundo, tomarse un tiempo donde puedas ordenar, categorizar y planificar esta información en tu nota maestra.
Veamos ahora un ejercicio práctico de cómo se vería en Evernote un proyecto cualquiera. Aquí detallo un paso a paso de cómo funcionaría la planificación de un proyecto ficticio. Ciertamente esto puede cambiar dependiendo del proyecto y de las personas, pero tómalo como un marco de referencia sobre el cuál construir tu propio proceso.
- Vienen las vacaciones y me gustaría hacer algo distinto. Mi primer paso es crear una nota en Evernote que se llama “Incubación de ideas para mis Vacaciones 2018”
- En la oficina un colega me comentó que había ido a un crucero por el mediterráneo y me pareció gran idea así que lo agregué a mi nota en mis comentarios, incluyendo sus datos de referencia y el teléfono de la agencia de viajes. Camino a casa vi un anuncio de una promoción de mi banco para vacaciones y le saqué una foto que agregué a la misma nota. Cree también una nota de voz mientras estaba en el gimnasio, donde me recordé que quería un lugar que me permitiera ejercitar diariamente.
- Luego de un par de semanas agregando información en distintos formatos como fotos, comentarios e ideas; decidímos con mi pareja avanzar y graduar la idea a proyecto. Por lo tanto cree una carpeta (folder) llamado “P:Vacaciones 2018” e incluí mi nota de incubación con todo el brainstorming anteriormente descrito.
- En dicha carpeta cree la nota “Master Vacaciones 2018” y la comencé a llenar con los tópicos que son clave para mi proyecto: fecha, presupuesto y destinos. Estas 3 notas están en blanco a la espera de completarlas con la información apenas vayamos discutiendo los temas con mi pareja. En la fecha agregué un screenshot de Google Calendar para tener referencia inmediata de las posibilidades. En presupuesto incluí una planilla creada en Google Drive y en los destinos incluí varias fotos y links de páginas web que he ido recolectando en el tiempo.
- En mi nota “Master” agregué los links a las tres notas anteriores y comentarios en los pendientes de cada una. Así, cada vez que quiera ver el estado del proyecto solo basta revisar mi master y ver toda la información relevante actualizada. Por ejemplo, en el link a la nota “presupuesto” donde está mi planilla de cálculo, incluí un recordatorio para llamar al banco y ver si puedo contar con fondos adicionales.
- Durante las próximas semanas tanto yo como mi pareja comenzamos a popular nuestro proyecto con ideas e información. Cada vez que nos encontrábamos con algo interesante, en vez de mandarnos un e-mail o un Whatsapp, incluimos dicha información en nuestro proyecto ya sea complementando una nota o bien creando una nueva. Redirigí el email de mi banco que me había llegado con la promoción junto con un par de websites que descubrí. Mi pareja hizo lo suyo agregando mensajes de voz comentando unos destinos nuevos que le habían sugerido. Finalmente todo quedaba actualizado en el Master dando cuenta de nuestros avances y pendientes.
- Con toda la información en nuestro poder, nos sentamos un fin de semana a evaluar y decidimos comprar los pasajes y el alojamiento. Reenviamos todos los correos de los tickets de avión y vouchers de hoteles a el mismo proyecto en Evernote.
- A la vuelta de nuestras vacaciones subimos todas nuestras fotos a una carpeta en Google Photos y pusimos el link en el tope de nuestro Master Note en Evernote. De esa manera dimos por terminado el proyecto y nuestra Nota Maestra quedó actualizada con las fotos del viaje.
- Finalmente archive el proyecto en Evernote para guardarlo y tenerlo de referencia para planificar las vacaciones del año que viene.
Próximos pasos
Imagino que si no has usado Evernote esto te puede sonar a ciencia ficción. Si lo has usado podrás ver el potencial de tener un sistema para manejar proyectos que te puede ayudar a ahorrar tiempo y ser mucho más productivo.
Te recomiendo como primer paso el comenzar a jugar con Evernote y así descubrir su potencial. Si ya connoces Evernote y no le has dado mucho uso, prueba con el sistema descrito y cuéntame cómo te funciona y qué cosas puedes sacar o agregar para hacerlo más efectivo en tu día a día.
Si aún no has creado una cuenta en Evernote, puedes registrarte y descargarlo aquí.
p.d. Agradecimientos especiales a Cristián Parrao por su ilustración. Si quieres contactarlo puedes hacerlo directamente en su Twitter.
