Anotar nuestras tareas se ha transformado en algo trivial y por lo mismo muchas veces no nos tomamos el tiempo en pensar bien qué estamos escribiendo.

En este artículo veremos unos ejemplos de tareas mal redactadas y tres claves para solucionarlos.

No siempre nos tomamos el tiempo de redactar y definir adecuadamente nuestras tareas. Muchas veces anotamos en pedazos de papel sueltos lo que queremos lograr sin darle mucha vuelta al asunto. Ya sea si tu tarea es ir a comprar huevos al supermercado o bien el terminar una presentación para tu trabajo, hay consejos prácticos que son fáciles de implementar y nos ayudarán enormemente al momento de implementar rutinas de productividad.

Dos tareas en una

Una misma línea, un mismo to-do, un mismo post-it no con una sino con dos cosas que hacer a la vez en la misma tarea.

¿Te suena conocido?

Ejemplo 1

  • Tengo que terminar un powerpoint para una propuesta que estamos desarrollando. Me pidieron enviarlo hoy pero necesito también sacar el OK de mi jefe y completar unos números que me faltan.
  • Tarea: ¨Terminar la presentación para sacar el OK de mi jefe y armarla en Powerpoint. Pedirle los números a Felipe en Finanzas¨

Ejemplo 2

  • Tengo que ir al supermercado hace días y comprar una serie de cosas que tengo en una lista. Además necesito aspirinas que venden en la farmacia cinco cuadras más arriba. Finalmente tengo un cumpleaños el fin de semana por lo que sería ideal poder comprar un regalo ya sea en el Supermercado o en la Farmacia.
  • Tarea: “Ir al supermercado por huevos, pan, etc. y aprovechar de pasar a la farmacia para comprar aspirinas. ¿Comprar regalo cumpleaños?”

Estos son dos ejemplos reales que alguna vez en mi vida definí de esa manera y que probablemente se me aparecen de vez en cuando. Como ya probablemente has imaginado, ambas tareas están mal definidas, es decir, ambas tareas son ambiguas en cuanto a qué significa el completarlas, tienen más de una acción e incluso una contiene una pregunta.

¿Cómo defino una tarea?

Una tarea debe contener un verbo claro que sea el driver de tu acción. Dicho verbo debe ser específico en lo que necesitas lograr y muy claro en determinar si hiciste o no la tarea.

La misma tarea, además del verbo, debe contener una métrica ya sea numérica o binaria, que te indique que ha sido completada.

Finalmente nunca debes incluir dos acciones en una misma tarea ya que si terminas una parte y no la otra no sabrás si marcarla como lista o no.

Preguntas a hacerse en el ejemplo 1

¿Cuál es el “deliverable” final que me están pidiendo? — es decir, ¿eres tú responsable de obtener los números de finanzas o basta en que envies tu parte de la presentación si no te llegan los números a tiempo?

Si terminas la presentación y tu jefe no está de acuerdo, o bien no consigues reunirte con él, ¿habrás terminado la tarea?. ¿Qué pasa si se la envías por correo y le dices que el la mande a quien corresponda?. ¿Puedes marcar la tarea como lista apenas envies el correo?

Preguntas e hacerse en el ejemplo 2

¿Puedo obtener lo que necesito de mi lista Y las aspirinas en el mismo lugar? ¿Qué pasa si no consigo todas las cosas de la lista, debo ir a otro Supermercado?

¿Quiero o no comprar el regalo de cumpleaños en el Supermercado o en la Farmacia? ¿Puedo? ¿Tengo alguna idea de qué quiero comprar?

En ambos casos las respuestas no siempre son obvias y entran en el mundo de las suposiciones. Lo ideal sin embargo es poder hacerse estas preguntas antes de anotar las acciones, liberando así tu mente y tiempo ya que solo tendrás que ejecutar una vez que comiences.

Tres claves para tener presente al momento de redactar tus tareas

La clave vuelve a ser el tomarse un tiempo extra en pensar para así ser mucho más efectivo al momento de ejecutar.

  1. ¿Es realmente esta una tarea y no varias?
  2. ¿Es este el verbo que mejor refleja lo que tengo que hacer?
  3. ¿Es claro qué debe pasar para que pueda marcar esta tarea como lista?

Si logras dar respuesta a las tres preguntas anteriores te garantizo lograrás tener mucho más claridad en lo que debes hacer, planificarás mejor tus tiempos y no perderás energía pensando mil veces las mismas cosas.

El Productivista