¿Vale la pena eliminar e-mails si puedo archivarlos?
Me he pasado los últimos 15 años enseñando a amigos, familiares y colegas que en el mundo digital deben guardarlo todo. Es tan barato el costo de almacenar información y tan buenos los sistemas de búsqueda que podemos guardar y encontrar toda la información que necesitemos en segundos.
Es momento de des-aprender lo aprendido.
El costo oculto de guardarlo todo
Es un hábito presionar el botón de archivar por sobre el de borrar cada vez que veo un correo. Es más, Google se ha encargado de hacernos más difícil el borrar correos que el guardarlos ya que sus incentivos son a monetizar nuestra información y adicionalmente a vendernos espacio para almacenar nuestros datos.
Pero el costo de guardarlo todos está lejos de ser monetario ya que el espacio en la nube es muy barato y podemos guardar cientos de miles de correos sin siquiera pagar un dólar extra.
El costo de guardarlo todo es no pensar en qué estamos guardando.
El basural de nuestra información
El verdadero costo es que con el tiempo nuestro correo electrónico se transformó en un basural digital.
Como todo basural, al ver tanta basura junta, no pensamos ya en que guardar y lanzamos todo tipo de cosas de manera inconsciente.
En nuestro basural están los correos con fotos antiguas, emails de “por si acaso” e incluso spam.
Entonces, si la solución no es guardarlo todo, ¿qué hago con mis correos?
Contextos
El foco central debe ser el dar contexto a cada pedazo de información que consideremos importante guardar.
Démonos un segundo para evaluar cada correo y hacernos la pregunta de si realmente lo necesitaremos.
¿Necesito guardar el estado de cuentas de mi banco? — claro que si, entonces le doy un contexto (etiqueta o carpeta o color o lo que prefieras) y lo archivo.
¿Necesito guardar el correo de saludo de navidad de mi banco? — definitivamente no, entonces lo borro y sigo.
La idea es que al interactuar con cada correo nos demos un segundo para pensar si lo necesitaremos o no.
Si podemos darle contexto significa que tenemos una idea, proyecto o visión establecida de de cómo podremos usar dicha información a futuro.
Si no podemos pensar en un contexto significativo, significa que muy probablemente nunca accederemos a dicha información, entonces es mejor borrarlo.
Ojo, que borrarlo es un acto mental, siempre puedes archivarlo el punto es que si lo archivamos sin contexto es lo mismo a decir que lo botamos a un basural gigante y que si lo necesitamos podemos ir a meternos a dicho basural a buscarlo.
El desafío
La invitación es a interactuar de manera más consciente con nuestra información. En un mundo de sobre-estímulos y sobre-información la clave es tener reglas claras de que cosas son importantes en nuestras vidas y son receptoras de nuestro preciado tiempo.
Roberto
