Prêt au décollage ? Onboarding de nouveaux employés dans 3, 2, 1…

L’onboarding chez Pied Piper (Silicon Valley — S05E02)

Accueillir de la meilleure des manières chaque nouvelle recrue alors que la plupart d’entre nous a la tête dans le guidon, ce n’est pas forcément simple. Comme beaucoup de startups, l’onboarding a toujours été un joli challenge chez ELISE. C’est pourquoi on a récemment décidé de se pencher davantage sur le sujet. Comment optimiser cette étape cruciale ? Comment faire en sorte que chaque nouvel employé puisse rejoindre notre aventure dans les meilleures conditions possibles ?

Cet article a pour but de partager les différentes ressources (non exhaustives) créées ces derniers mois pour faciliter l’arrivée de nos recrues, qu’elles soient en Sales, Tech, Marketing ou autres.

Et surtout… n’oublie pas ta trousse et tes chocos !

Il est loin le temps où nos parents organisaient tout dans le moindre détail pour que notre premier jour de rentrée se passe (à peu près) loin du chao.

Dans le monde de l’entreprise, il y a tellement de paramètres auxquels penser lors d’un nouveau recrutement - côté employeur ou côté employé - qu’il vaut mieux bien s’y préparer. On a donc choisi de mettre le tout sur papier. Et quoi de mieux qu’un board Trello pour ça ?! Nous nous sommes inspirés d’un modèle déjà proposé par le site que nous avons adapté à nos besoins.

Mieux que des longs discours, vous trouverez le template que nous envoyons à chaque nouvelle recrue après la signature de sa lettre d’embauche ici : https://trello.com/b/yUTKwdho/onboarding-elise-template

Aperçu de notre tableau d’onboarding chez ELISE

Avant le 1er jour

Quitter un job pour un autre peut vite se transformer en montagnes russes amenant son lot de stress. Préparer l’arrivée, et ce même avant le premier jour est crucial pour que la transition se fasse au mieux. De notre côté, nous avons ordonné les tâches “pré-arrivée” en plusieurs thèmes…

Administratif

Lettre d’embauche, DPAE, mutuelle… Le recrutement d’un nouveau salarié est souvent chronophage en terme de formalités administratives. On a donc décidé de centraliser le tout sur un logiciel SIRH appelé CharlieHR. Il n’est pas parfait, sachant qu’il s’agit d’un service anglais et donc pas forcément en accord avec la réglementation française, mais il est de loin le plus convaincant qu’on ait pu tester ces derniers mois. Il en existe d’autres qui font le taf tels que : Eurecia, Payfit, BambooHR, HiBob…

Ce logiciel SIRH permettra à votre nouvel employé de renseigner des informations nécessaires : RIB, numéro de Sécurité Sociale, passeport, etc. Il lui permettra aussi de poser ses premiers jours de congés. Nos plans de vacances étant souvent prévus avec quelques mois d’avance, autant proposer de les renseigner rapidement pour mieux s’organiser.

Fiche salarié sur CharlieHR

Expert Library

Nous avons deux produits chez ELISE : SocialWall et SocialAds. S’il ne l’est pas déjà, nous avons à coeur que chaque membre de notre team soit expert sur nos problématiques et secteurs, à savoir le Social Media Marketing et l’Ad Tech (OOH). C’est pourquoi nous avons préparé sur Airtable un dossier regroupant une documentation complète pour que notre nouvelle recrue puisse se perfectionner et arriver le 1er jour avec les connaissances nécessaires sans être perdu. Si tout se passe bien, il pourra même être byzuté à coups d’anglicismes douteux dont nous startups avons le secret, et ça, sans le moindre dommage collatéral !

Nous avons donc fait le choix de fournir deux types de documentation.

  • Une première centrée sur la société : on propose une présentation globale d’ELISE avec notre histoire, notre technologie, nos investisseurs, notre vision… Ça ressemble à peu de choses près au Pitch Deck que vous avez utilisé lors de votre dernier roadshow.
  • Une seconde axée sur les domaines sur lesquels nous nous concentrons. Nous proposons ainsi plusieurs études qui portent sur l’usage des réseaux sociaux, mais aussi sur le Digital Out-Of-Home ou la publicité dans sa globalité.

Aussi, puisque nous évoluons dans un secteur ultra dynamique, qui apporte son lot d’actualités chaque semaine, il faut pouvoir se tenir au courant des dernières news. C’est pourquoi, nous avons regroupé pour nos nouvelles recrues un ensemble de comptes Twitter à suivre de près ! Cela prend la forme d’une liste directement accessible par nos employés via notre compte officiel.

Aperçu de notre “Expert Library” chez ELISE

Who’s Who

Quoi de mieux pour intégrer une team rapidement que d’en connaître sa composition ? Si nous n’allons pas révélé ici la liste des Skyblogs de chaque membre de l’équipe, nous allons partager une page “Who’s Who?” sur Airtable. L’objectif est d’en apprendre un peu plus sur chaque membre à travers quelques questions classiques qui traitent de sujets récurrents abordés pendant nos discussions. En quelques minutes, le nouvel employé pourra ainsi voir qui a des goûts similaires en matière de cinéma, musique, livre, séries, restaurants… Voici la liste des questions actuelles :

  1. Top 5 artistes favoris
  2. Top 5 films/séries
  3. 5 choses que tu feras ce weekend
  4. Ton plat préféré
  5. Tes 3 villes préférées
  6. Si tu étais un GIF…
  7. LA vidéo Youtube à voir
  8. 5 apps que tu consultes tous les jours
  9. Un livre que tu recommandes
Aperçu de notre “Who’s Who” chez ELISE

Le 1er jour

Les bureaux parisiens d’ELISE @ Morning

C’est le grand jour ! Votre nouvelle recrue est censée arriver aujourd’hui avec une peur légitime : se retrouver livrer à lui-même. Heureusement, notre tableau Trello est toujours là pour nous rappeler certaines étapes qui auraient pu nous échapper dans le feu de l’action.

Nos nouvelles recrues arrivent à 10h30, histoire qu’on ait un peu le temps de se réveiller, répondre aux premiers mails urgents de la matinée puis être complètement libre pour les accueillir comme il se doit. On veut être 100% disponibles pour eux ! Une fois arrivé, le tour des bureaux s’impose. Nous avons la chance d’évoluer dans un grand espace Morning. On profite donc de la visite des locaux pour communiquer quelques règles de bien-vivre ensemble. Rien de bien sorcier, mais si on veut que tout le monde se sente bien ici, ça commence par le respect des autres. Exemple — Règle n°1 : l’écoute de Jul en open space est puni de 30 pompes.

C’est désormais le moment de prendre son poste. Nous fournissons un ordinateur à notre recrue avec quelques programmes déjà pré-installés. Néanmoins, le gros du paramétrage des logiciels que l’on utilise en interne (et on en a !) reste à faire. Pour ça, nous avons listé sur Airtable les principaux outils que l’on utilise au quotidien, avec une petite description et le lien d’installation.
En quelques clics, notre salarié pourra ainsi installer et configurer ses comptes G Suite, Slack, 1Password, Pipedrive, etc. Nous proposons même quelques conseils pour bien utiliser Slack, que vous pouvez retrouver ici.

Aperçu de la liste d’outils utilisés chez ELISE

Les personnes de notre team étant réparties entre Paris, Londres et Lyon, on encourage nos nouvelles recrues à remplir leur propre fiche Who’s Who puis partager un message de présentation sur Slack afin que tout le monde puisse leur souhaiter la bienvenue comme il se doit !

Après ça, tout s’enchaîne très vite :

  • un premier meeting avec le Manager pour parler des premières missions et objectifs
  • un meeting avec le CEO (👋🏻) pour discuter de la vision de la société
  • la planification des prochains meetings qui seront réguliers sur le premier mois afin de les épauler dans les premières tâches

En bonus

Certaines questions revenaient régulièrement de la part de notre équipe. Pour ça, on a listé les plus récurrentes directement sur Trello en 2 catégories :

  • Est-ce que je peux avoir … ? Des vacances ? Cartes de visite ? Travailler depuis chez moi ? Des plantes ? Etc.
  • À qui dois-je parler de… ? Quand ça va pas ? Notes de frais ? Bugs ? Vision de la société ? Nouvelles recrues ? Etc.

Enfin, on propose quelques classiques (efficaces) comme des Happy Hours pour permettre à chacun de mieux se découvrir. Bizarrement, les liens sont toujours plus faciles à créer après quelques verres de vin :)


Ce process d’onboarding est assez récent chez nous et permet déjà à tout le monde ici de gagner du temps et à nos recrues d’être rassurées sur leurs premiers jours. Nous avons eu la chance de faciliter le recrutement de personnes incroyables et ce n’est pas terminé ! On a d’ailleurs plusieurs positions ouvertes en ce moment, un bon moyen de tester notre process.

De Directeur de Publicité à Campaign Manager, on recrute à Paris, et ça se passe ici : http://elise-technologies.welcomekit.co/. 🔥🔥🔥

Pour les autres, si vous avez la moindre question ou si vous souhaitez partager vos propres astuces d’onboarding, n’hésitez pas à commenter sous ce post !