Comment et pourquoi installer un wiki dans votre entreprise ?

Camille Granghon
Jul 10, 2017 · 5 min read

À l’heure de la mise en application des outils collaboratifs en entreprise via les wikis, les réseaux sociaux d’entreprises, les outils de gestion documentaires, messageries instantanées et autres agendas partagés, il semblerait que tout est mis en œuvre pour bouleverser les méthodes de travail mais également la manière dont on capitalise sur l’information.

Mais un élément que peu prennent en considération est que les outils seuls ne suffisent pas et l’adhésion des collaborateurs est absolument nécessaire ! Sans collaboration les outils collaboratifs perdent à la fois tout sens et intérêt.

Si au cours des récentes études concernant les outils collaboratifs, les spécialistes se sont montrés majoritairement très favorables à la mise en place de ces outils en entreprise, il apparaît désormais avec le recul nécessaire que leur application n’est pas aussi simple que l’on pourrait le souhaiter et que leur utilisation connaît ses limites.

Le terme d’outils collaboratifs désigne tous les softwares, sites, applications, destinés à faciliter le travail en groupe. Sous cette appellation, on retrouve un panel extrêmement large d’outils : Messagerie instantanée, e-mail, agenda partagé, RSE, wiki, outil de gestion documentaire, outil de gestion de code HTML, etc.

Dans un contexte de course à l’innovation et de rapidité d’exécution sans droit à l’erreur, le travail collaboratif s’impose comme solution la plus saine, soutenu par de nombreuses nouvelles méthodes de travail largement adoptées par les entreprises, de toute taille et de tout âge ; à l’instar de la méthode Agile ou encore du lean management qui consistent à révolutionner la manière d’enchaîner le projet en désillotant les équipes et en réprimant la hiérarchie qui jusqu’alors était loi dans l’entreprise classique.

Pour appuyer ces démarches de simplification d’entreprise, de nouveaux outils ont vu le jour, développé au cours des années 90 puis mis en forme pour les sociétés ils offrent une grande flexibilité et permettent d’envisager des raccourcis à la collaboration : Échanger en direct où que l’on se trouve, connaître les disponibilités de chacun à toute heure, partager et versionner des fichiers rédigés à plusieurs mains, délivrer de la connaissance avant même de se voir demander l’information, échanger sur les best practices ou encore monter des forums d’experts pour résoudre des situations de complexité via l’intelligence collective :

Les possibilités frôlent l’infini et tout cela est rendu possible et prétendument facile par le biais des outils de la collaboration.

Si leur bien-fondé a effectivement été largement prouvé, il s’avère qu’à l’instar de leur parent plus ancien, l’e-mail, leur mise en place dans le paysage bureautique des entreprises sans accompagnement conduit à certaines dérives et rends leur utilisation parfois complexe.

Afin d’appuyer ce propos, focalisons-nous sur un seul des outils nommés plus haut ; celui qui a connu un succès soudain grâce à un grand nom d’internet : le wiki.

Comme l’explique le wiki le plus consulté au monde, Wikipédia, « Un wiki est une application web qui permet la création, la modification et l’illustration collaboratives de pages à l’intérieur d’un site web. Il utilise un langage de balisage et son contenu est modifiable au moyen d’un navigateur web. C’est un outil de gestion de contenu, dont la structure implicite est minimale, tandis que la structure explicite émerge en fonction des besoins des usagers. ». Né au milieu des années 90 de la main de Ward Cunningham, informaticien américain né en 1949, le wiki connaît un très grand succès avec l’avènement de Wikipédia, les utilisateurs du monde entier découvrent un nouveau moyen de produire et de consommer l’information puisque désormais, chacun est libre d’enrichir un contenu et de l’organiser comme bon lui semble.

L’entreprise s’empare de ce phénomène avec pour but pour ses employés une meilleure organisation, communication, collaboration, le tout sans contrainte géographique ou temporelle (pas besoin d’être dans le même bureau que ses collègues au même moment pour collaborer.) Mais une fois les outils de la collaboration mis en place, la confrontation avec la réalité se révèle plus complexe puisque les utilisateurs, qui découvrent alors de nouvelles méthode de travail grâce à la collaboration ont désormais pour mission l’utilisation de ces outils. Outils qui rappelons le doivent pour être efficient être utilisés dans une dimension quotidienne. Pour pouvoir utiliser les bons outils dans le contexte qui les justifie mais également permettre à l’entreprise de réduire les coups d’outils parfois inutilisés en accompagnant les salariés vers la collaboration à un rythme cohérent.

Si tout cela semble idyllique, il est en fait bien compliqué d’entraîner des équipes entières à dédier de leur temps de travail pour nourrir ces wiki. Si vous le poussez, vous vous entendrez probablement rétorquer “Oui mais j’ai du travail moi !”. Oublions un instant le (un poil vexant) “MOI” et passons directement au noeud du problème : Le partage de connaissance n’est pas encore reconnu par tous comme mission quotidienne ; Or, il est capital pour l’entreprise de demain de capitaliser sur les cerveaux qu’elle paye chaque mois. Steve Jobs, patron d’Apple disait “je ne paye pas des gens intelligent pour leur dire quoi faire, je les paye pour qu’eux me disent quoi faire”. En effet, si le salaire offert au collaborateur ne prend en charge que les tâches scrupuleusement données, à priori, vous gaspillez votre argent et eux leur talent ! Il s’agit de capitaliser sur leur matière grise, sur les connaissances acquises au fil des ans, sur les erreurs qui se sont déjà produites et les solutions qui ont été apportées. Pour cela, il n’y a qu’une solution : enrichir la mémoire collective de l’entreprise, tous ensemble et tous les jours. Vous vous en doutez, cela représente une somme d’information colossale et d’une valeur inestimable.

Ce qui m’amène à mon deuxième point : Organiser ce journal de bord encyclopédique.

La clé de la réussite tient en peu de chose : S’organiser en amont ! Chose peu souvent pratiquée. Généralement, c’est lorsque tout le monde a enfin pris l’habitude de consigner ses actions et découvertes dans le wiki que l’on se rend compte que l’on ne trouve plus l’information. Il est donc impératif de distribuer des rôles et de définir le temps que chacun peut et doit y consacrer, quels seront les moments privilégiés pour échanger autour de ces pratiques et enfin quelle stratégie adopter pour obtenir l’adhésion des équipes. En effet un plan d’action est indispensable Qui fait quoi, quand et comment ? Voilà les questions à se poser avant de démarrer. Une fois les réponses établies, jugez d’une organisation de départ, d’une “architecture” pour votre outil. Peut-être sera-t-elle rapidement modifiée, néanmoins vous ne serez pas partit au galop vers l’inconnu, vous aurez tracé un chemin vers l’objectif que vous vous êtes fixé.

En conclusion, vous l’aurez compris la mise en place d’outils de gestion de l’information sera un bonus immense pour votre société comme pour votre bien être au travail à condition que sa mise en place se fasse dans des conditions saines, réfléchies et que vous ne soyez pas seul face à cette tâche.

Elkya

Elkya