Le boom de la voiture électrique en entreprise : avantages en nature, remboursement des frais de recharge, on en parle ?
Dans une logique de décarbonation des centres villes et en application de la loi d’orientation des mobilités, les entreprises basculent progressivement leurs flottes de voitures vers des véhicules plus propres faisant la part belle aux hybrides rechargeables ou aux voitures 100% électriques.
Les salariés bénéficient ainsi de nouveaux véhicules de service à usage professionnel uniquement, ou de fonction qu’ils peuvent utiliser à des fins à la fois professionnelles et/ou personnelles. L’utilisation privée constitue un avantage en nature que l’entreprise fournit à son salarié qu’elle en soit propriétaire ou locataire. Rien de bien nouveau ici, par rapport aux véhicules conventionnels, me direz-vous; et bien, pas complètement ! Non seulement les usages évoluent mais avec le verdissement des flottes, la réglementation change aussi et apporte son coup de pouce pour favoriser ces modes de mobilité plus propres lors de la vie de ces véhicules en entreprise.
Avantage en nature, que dit l’URSSAF ?
Mais qu’est-ce que l’avantage en nature ?
L’avantage en nature correspond aux différents avantages (bien ou service) que l’ employeur peut fournir à ses salariés. Si l’avantage en nature est nul pour un véhicule de service, il prend tout son sens pour l’usage d’un véhicule de fonction qui est utilisé à titre professionnel et surtout privé.
Ainsi, le véhicule de fonction utilisait à des fins personnelles pour partir en week-end ou en vacances ou juste faire les courses le soir après une dure journée de travail, à une part d’utilisation privée qui constitue le fameux avantage en nature. L’avantage en nature figure alors sur le bulletin de paie et fait partie des revenus du salarié. Il est soumis à l’imposition.
Du côté de l’entreprise, les sommes versées en avantage en nature sont déductibles de ses bénéfices et sont soumises aux cotisations sociales.
Comment est-il calculé? Ce que dit l’URSSAF :
Pour un véhicule (thermique ou hybride), le calcul L’avantage en nature peut être déterminé selon 2 modes donnés au choix de l’entreprise :
- soit sur la base des dépenses réellement engagées ;
- soit sur la base d’un forfait annuel
Dépenses réellement engagées
Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent toutes taxes comprises :
- l’amortissement du véhicule sur 5 ans à hauteur de 20 % par an ; Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage de l’amortissement est de 10 % ;
- l’assurance ;
- les frais d’entretien.
Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent :
- le coût global annuel de la location ;
- l’assurance ;
- les frais d’entretien.
La valeur de l’avantage en nature s’obtient en :
- appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel et le kilométrage total ;
- et en ajoutant, le cas échéant, les frais de carburant utilisés pour l’usage privé et payé par l’employeur.
Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’URSSAF retiendra une régularisation sur bases forfaitaires.
Évaluation au forfait
Pour un véhicule acheté, l’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC ( ou 6 % si le véhicule a plus de cinq ans).
Si l’employeur paie le carburant, l’avantage supplémentaire est retenu soit pour son montant réel, soit par une majoration des pourcentages ci-dessus, qui sont alors portés à 12 % du coût d’achat TTC (ou 9 % si le véhicule a plus de cinq ans).
Pour un véhicule loué, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance si le salarié paie son carburant.
Si l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait :
- sur 30 % du coût global annuel pour la location (entretien et assurance compris) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles,
- ou sur 40 % du coût global annuel pour la location (entretien et assurance compris) et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles.
L’évaluation ainsi obtenue est en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté. Le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat.
En outre, il s’agit d’un forfait annuel qui doit être ajusté au prorata du nombre de mois pendant lesquels le véhicule a été mis à la disposition effective du salarié.
La spécificité des véhicules 100% électriques :
En complément des élément mentionnées ci-dessus, les véhicules électriques mis en service de janvier 2020 à décembre 2022 disposent d’avantages complémentaires :
- l’électricité remboursée par l’entreprise n’entre pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
- et un abattement supplémentaire de 50% sur l’avantage en nature, mais plafonné à 1800 €/an sur le coût global du véhicule (TCO).
Et alors, quid du suivi du remboursement des frais de salariés ?
Si l’électricité remboursée par l’entreprise n’entre pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature, elle pose néanmoins quelques questions à l’entreprise pour un suivi efficace et un remboursement au plus juste auprès des salariés. En effet, le domicile reste le lieu privilégié de chargement des véhicules électriques, voire 9 cas sur 10 pour les résidents en maison individuelle (lire étude Enedis/BVA 2021). Le passage de la station service au domicile du salarié nécessite la mise en œuvre de solutions pour le comptage des recharges et/ou pour leur prise en charge financière. En complément des solutions de recharge payante sur voirie ou station, deux modèles au domicile sortent ainsi du lot pour répondre à ce nouvel environnement :
- l’installation d’une borne de recharge au domicile du salarié avec un abonnement dédié pris en charge par l’entreprise. Si l’installation de ce type de système paraît séduisante avec les différentes aides et subventions, elle reste néanmoins encore coûteuse surtout avec un turnover des salariés à prendre en compte également dans l’équation globale. Gestion du départ du salarié : quid du démontage et comment recycler la borne ?
- le forfait annuel ou mensuel. Dans certains cas, le montant est basé sur le nombre de kilomètres parcourus. Cette solution retenue pour sa simplicité de mise en œuvre peut paraître injuste pour les salariés, notamment lorsque le montant forfaitisé est fixe pour l’ensemble du personnel, un vrai casse-tête pour les services RH qui doivent déterminer le bon montant à retenir pour satisfaire le maximum de salariés.
Heureusement, de nouvelles solutions fleurissent pour répondre à ces nouveaux usages, on vous en parle aussi ?
Au sein d’Emblock, nous apportons des solutions logicielles de traçabilité pour accompagner le développement de la mobilité électrique. Nous avons créé “EV Home Ticket” pour répondre simplement à la problématique des gestionnaires de flottes pour le suivi et le remboursement des frais de recharge au domicile des salariés :
- 1 clic pour le salarié pour recharger son véhicule pro à son domicile et générer un ticket de remboursement certifié basé sur une consommation électrique réelle.
- un suivi temps réel des frais pour l’entreprise pour un remboursement au plus juste.
