Não há Magia. A Meta é o Processo.

Robin Sharma, menciona, que um dos princípios para termos sucesso, é saber que o objetivo real não é em si “o objetivo” que temos de atingir, senão é “o processo” que nos permite atingir esse objetivo, isto é “a meta é o processo”.

É frequente ver tanto em pequenas como em grandes empresas, alguns processos em folhas de cálculo, um formulário aqui ou ali em processadores de texto, manuais em ficheiros soltos no servidor, e alguns processos automatizados, desconexos, sem qualquer controle, onde existe uma quantidade enorme de processamento manual, copiar e colar dados aqui e ali, rever quando há tempo para isso.

Não há magia, a organização empresarial é importante. Olhemos só para empresas como a McDonalds, Starbucks, sabemos sempre o que esperar quando nos dirigimos a um desses estabelecimentos, o processo de atendimento, produção é sempre o mesmo, está documentado, é conhecido, e é realizado pelos colaboradores sempre da mesma forma. Quando notamos algo diferente, é porque foram introduzidas melhorias.

Quantos projetos tem a sua empresa? Quantos projetos ativos? Quantos encerrados? Qual foi o rendimento do projeto X? Qual é o catálogo de seus produtos? Que projeto ajudou mais a cumprir um objetivo determinado da empresa? Conhece todas as categorias de despesas da sua empresa? Sabe quanto gasta em despesas bancárias, por exemplo? Quantos clientes foram atendidos? Qual o tempo de resposta?

Esta informação parece ser demasiado ampla, aborrecida de se levar, registar, definir e controlar. No entanto, reflectindo sobre a falta de organização nas empresas descobrimos que é importante, “melhorar”, “refinar”, “desenvolver” o processo que nos leva a atingir os nossos objetivos e metas. Isto é o que nos vai permitir melhorar, crescer e ter sucesso.

Quando e por onde começar?

A melhoria de processos é lenta, não se produz de um momento para outro, requer não só automatização, como também definição, reformulação, mudança de cultura e forma de trabalhar. Seguem algumas dicas de como começar:

1. Escolha uma área para começar, pode ser: estratégia, produtos, projetos, contas a receber, pagamentos, clientes, por nomear algumas.
2. Defina que informação base precisa: qual é a informação que precisa dos clientes? Quais são as categorias de despesas? Qual é a informação base dos colaboradores? etc.
3. Defina, documente e disponibilize o processo.
4. Forme os colaboradores envolvidos.
5. Controle que o processo está a ser realizado.

Lembre-se que tudo na empresa está interligado, e qualquer área pela qual decida começar vai ajudar a organizar as outras áreas. Por exemplo:

Produtos: Catálogo de produtos. Quais produtos são por subscrição e quais não requerem subscrição? Quais são as famílias de produtos?

Depois poderá ter informação sobre: Quais são os clientes a quem vendemos o produto X. Qual foi o rendimento por produto? Esse produto como ajudou a cumprir um determinado objetivo estratégico. Quais são os projetos realizados para esse produto?

Com a informação organizada, é muito mais fácil emitir relatórios que apoiem a tomada de decisão.

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