8 Errores Que Cometemos Muchos Autónomos

Y que nos cuestan mucho dinero

La mayoría de autónomos cometemos una serie de fallos que nos cuestan tiempo. Pero sobre todo dinero.

Nuestro problema es que no estamos “entrenados” para ser empresarios. Y lo cierto es que cualquier autónomo es tan empresario como el que dirige una empresa de 50 trabajadores.

Tenemos que saber vender, comunicar, gestionar trabajadores, relacionarnos con proveedores, bancos, etc.

Como siempre nos esforzamos al máximo para conseguir nuevos clientes y aumentar la facturación, pensamos que eso hará que seamos más felices porque ganaremos más.

Pero claro, cuando entramos en esa espiral tan deseada de tener un montón de clientes, nos quejamos de lo mucho que nos complican la vida. Entonces lo nos estresamos y somos menos productivos en el trabajo.

Esta es una lista con 8 errores super habituales que he descubierto por el feedback que me dan una buena parte de nuestros 10.000 clientes:

1. Nunca decimos que no a nada

Nos cuesta tanto captar clientes que cuando lo conseguimos pensamos que los vamos a perder si no hacemos todo lo que nos piden. Eso se transforma en horarios de locura, trabajo de fin de semana y perdernos muchos partidos de nuestros hijos.

Cómo solucionarlo: mi consejo es que establezcas unas horas fijas de trabajo y que las cumplas a rajatabla. Desde un principio, genera las expectativas correctas a tu cliente y explícale tu manera de trabajar, como que las llamadas telefónicas son con agenda, que contestas el mail 2 veces al día, etc. Para no defraudar, hay que hacer una buena gestión de expectativas.

2. El síndrome del cliente bueno

Todos los autónomos tenemos 2, 3 o 4 clientes que suponen un tanto por ciento muy elevado de nuestra facturación. Una versión del Principio de Pareto, defiende que el 80% de tu facturación viene del 20% de tus clientes.

Esto es una arma de doble filo. Primero porque nos centramos tanto en ellos que dejamos de lado a los más pequeños y segundo porque acabamos haciendo cosas que no deberíamos sólo por complacerles. Y lo peor de todo es que dependemos tanto de ellos, que si los perdemos tenemos un serio problema.

Cómo solucionarlo:

  • En primer lugar, deja de coger el teléfono: tu tiempo es tan importante como el suyo, así que es mucho mejor dejarlo sonar y llamar cuando a ti te vaya bien. Lo normal es que los pilles desprevenidos y la conversación sea más breve, así te quitará menos tiempo.
  • Empieza a decirles que no: volvemos al punto 1, tienes que saber decirles que no. No lo tienes que hacer de golpe, tiene que ser una formación o lo mejor como he dicho, arrancando generando las expectativas correctas.
  • El correo, sólo 1 o 2 veces al día: el correo es una tarea más, con un tiempo concreto para realizarla, no hay que tratarlo como un continuo que acaba generando mucha multitarea y por lo tanto baja productividad. Ponte un cronómetro, y dedica 30 minutos a contestar correos. A los clientes, envíales un mail informándoles que lees el correo 2 veces al día y que para urgencias contacten al móvil (este móvil puede ser uno que no cojas, y que pidas que te dejen mensaje).
  • Concentra siempre la respuesta de tus correos a última hora de la tarde, cuando ellos ya no están trabajando. De esto modo evitarás entrar en cadenas de correos con estos clientes que quieren que estés ahí siempre para ellos. El correo no es un chat.
  • Enseña la puerta de salida: quizás parezca atrevido, pero si uno de esos clientes te da muchísimo trabajo, pero no te aporta una rentabilidad muy elevada, prescinde de él. Mima y mantén a los clientes rentables, no a los que te dan mucho trabajo con poca rentabilidad.

3. Precios demasiado bajos

Después de la crisis en España parece que todo es una cuestión de precio, que a nadie le importa la calidad. Y muchas veces caemos en el error de ponerlos demasiado bajos y eso hace que hagamos las cosas a prisa y corriendo y quizás no alcancemos la profesionalidad a la que estamos acostumbrados.

Cómo solucionarlo: Vale la pena ser menos agresivos y ofrecer un producto o servicio que se venda por su nivel. Para poner precio a tus servicios si eres autónomo sigue estos consejos:

  • Deja de pensar como un trabajador: cuando trabajabas, tu hora de trabajo a lo mejor te la pagaban a 10€, no tiene nada que ver ese precio hora con el que deberías obtener como autónomo ya que no generarás ingresos en el 100% de tu jornada.
  • No saques los precios por hora: a raíz de lo anterior, como mucho de tu tiempo lo dedicas a tareas de las que no obtienes rentabilidad (ir a bancos, hacer impuestos, arreglar el ordenador que se estropea, etc.), nunca tendrás jornadas laborales donde todo el tiempo que dediques lo puedas repercutir directamente a un cliente.
  • No pienses sólo en los gastos: para fijar el precio de tu servicio no puedes tener en cuenta sólo los pocos gastos fijos que tendrás, ten en cuenta cuánto te cuesta conseguir un cliente y cuánto le sacas de media. Además, la gente no paga las cosas en función de la percepción que tienen de lo que cuesta producirlas, si no del valor que les aportarán. Si con tu trabajo, tu cliente va a generar X ingresos, esa es la cifra importante que te debe orientar para fijar el precio de tu producto o servicio, el valor que le aportes.
  • Fíjate un objetivo de rentabilidad, no de ingresos: si quieres ganar 1500€ al mes limpios, deconstruye el objetivo de delante a atrás.

4. No delegar

Esto es algo muy normal y consiste en no contratar a otra gente que nos pueda echar una mano. Esto esta relacionado sobre todo con cosas que no son directamente de nuestro trabajo. Contrata a alguien que te pueda ayudar para que nos podamos centrar en hacer lo que sabemos hacer bien y genera ingresos.

Cómo solucionarlo:

  • Utiliza la tecnología: hoy en día hay muchos programas online que te facilitan mucho la vida. Por ejemplo para tu contabilidad e impuestos puedes usar Declarando, 5 minutos al trimestre, y todas tus obligaciones fiscales hechas. ¿Cuánto vale esto?
  • Contrata un asistente por horas: en EEUU está muy de moda y ya es hora de que llegue a España. Contratar a un asistente consiste en buscar a otro autónomo que esté dispuesto a hacer trabajos para ti por horas. Pueden estar relacionados con trabajos administrativos o simplemente recados. Cosas que te permitan tener más tiempo libre para dedicarte a lo que realmente sabes hacer y genera ingresos. Recuerda, las tareas que generan ingresos son las más importantes.
  • Usa página de micro-tareas: hay páginas como Geniuzz en las que puedes contratar profesionales de forma puntual por 5€ la hora. Créeme, hay muchas tareas que estás haciendo que no aportan valor a tu negocio y que lo único que hacen es distraerte. En webs así encontrarás profesionales de muchos sectores, marketing, desarrollo web, SEO, SEM, diseñadores o expertos en vídeo. Muchos de estos freelance te pueden ayudar de forma puntual con tu negocio.

5. Falta de planificación

En general, somos un poco desorganizados. Esto se debe en parte a los clientes, que lo quieren todo para “ya”, pero nos cuesta montar una agenda diaria que nos permita ir más relajados en nuestro trabajo.

Cómo solucionarlo: solucionar esto no es nada sencillo, hay un montón de manuales, libros y vídeos para mejorar nuestra productividad por medio de la organización. Como los autónomos somos hombres orquesta, lo he intentado limitar a una serie de consejos sencillos que realmente te ayudarán:

  • Usa un calendario: empieza a usar el calendario de tu ordenador y sincronízalo con el de tu móvil. Cada nuevo encargo que te entre, vas al calendario y te bloqueas unas horas para hacerlo. En esas horas no hagas nada más, no atiendas el móvil, ni mires el correo, ni hagas otras cosas con el ordenador que te puedan distraer. Es decir, cierra todo lo que te pueda distraer y evita notificaciones.
  • Usa un programa simple de tareas: no hace falta que seas un project manager para usar programas como Asana o Trello. Simplemente consiste en agrupar tus tareas por clientes y tener un sitio en el que las ves visualmente y las pueden marcar como completas cuando ya las tengas.
  • Usa un CRM: los CRM son programas como Agile para gestionar a tus clientes y tener una organización clara con ellos. Eso aumentará tu planificación y mejorará la comunicación con ellos.
  • Hazte un presupuesto: aunque no seas financiero, coger un excel y apuntar los ingresos y gastos previstos de forma mensual y anual, está al alcance de cualquiera. Te servirá para no desviarte de tus objetivos, y tomar medidas correctoras. Lo que no se mide, no se puede mejorar.

6. Trabajar sin horarios

¿Por qué tenemos esta manía de trabajar de sol a sol? Esto va unido a lo de no saber decir que no y conlleva muchas noches y fines de semana de trabajo. Merece la pena establecer un horario y ser estrictos con él.

Cómo solucionarlo: Lo mejor para combatir esto es:

  • Configura una respuesta automática: Pon en tu servidor de correo una respuesta automática para los horarios que no estés en la oficina informando a tus clientes. De ese modo los acostumbrarás a escribirte en horario laboral.
  • Pon un contestador en tu móvil: cuándo no estés trabajando, que te dejen mensajes. Nada de contestar al móvil cuando estás cenando con tus hijos, eso hará que empeore tu vida familiar y también tu paciencia laboral. O mejor aún, utiliza un móvil que sólo sirva de contestador, que nunca cojas, así serás tú el que llamará cuando te venga bien y en lotes concentrados de llamadas para ser más productivo.
  • Desvía las llamadas a una operadora subcontratada: hay empresas como Secretaria.es que por una cuota mensual muy reducida, hay una persona que se encarga de cogerte los recados. Le marcas un horario, y unos procedimientos, y ella te hace de filtro. Puedes vincularlo a tu móvil o fijo.

7. Sin presencia en Internet

En general los autónomos no tenemos tiempo de cuidar nuestra imagen online que puede ser el mejor canal para la captación de nuevos clientes. Una vez más, merece la pena delegar e invertir en un experto que nos pueda lanzar buenas campañas de marketing y que tenga comunicación en Internet con interesados en contratarnos.

Pero cuidado, no pienses que cualquier puede hacer esto, tendemos a pensar que en unas pocas horas aprenderemos a gestionar las redes sociales y a posicionar palabras clave en Google.

Si no vas a cuidar de tu audiencia online, es mejor que no tengas presencia. Nada queda peor que tener una Fan Page de Facebook a la que te puedan mandar mensajes y no contestar. O no responder a un tweet. O tener un blog en el que no se publica desde hace un año. Eso da muy mala imagen.

Cómo solucionarlo: contrata a un community manager o un experto en SEO. Igual te suena raro, pero es un experto en redes sociales o en aparecer en las búsquedas de Google. No es un servicio muy caro, puedes encontrar a un profesional que haga el trabajo por alrededor de 100€ al mes, pero cuidado con esta elección, 100€ al mes puede ser muy barato o carísimo. Si no sabes muy bien qué criterio utilizar para elegir al mejor, que te asesore alguien que sepa de esto, es un sector muy variopinto por no decirlo de otra manera :)

8. Sin formación continuada

Tenemos tal carga de trabajo que muchas veces nos olvidamos de que es necesario ir reciclándonos. Es vital para el futuro del negocio estar al día en cuanto a la formación, así podemos seguir vendiendo nuestra profesionalidad con las últimas actualizaciones.

Cómo solucionarlo: existen muchas páginas en las que puedes hacer formación continuada muy específica, online y totalmente gratuita. Un ejemplo puede ser Coursera, pero hay muchísimas más.

Estos son algunos de mis consejos para solucionar muchos de los errores que cometemos los autónomos. En general están enfocados a que tengas más tiempo para pasar con tu familia y menos estrés laboral. Aprovecha al máximo todas las ventajas de ser autónomo y evita las desventajas: no tener tiempo para nada, y no ganar suficiente dinero para disfrutar.

Para conseguir mejorar tus cuentas sólo tengo un consejo, usa Declarando. Con nuestra plataforma te ahorras hasta 4.000€ al año en impuestos. ¿Sabes por qué? porque la mayoría de autónomos no nos deducimos todos los gastos que podríamos aprovechando todo lo que permite la ley. Y sin duda esto es el mayor error que podemos cometer. Así que sigue mi consejo y pruébalo, es totalmente gratis.