Post Mortems

Una costumbre para mejorar.


Mi primer contacto con el concepto de Post Mortems fue en un hackathon(Super Happy Dev House). Al terminar el evento, David Weekly(uno de los organizadores) reunió a todos los participantes que quedábamos en un gran círculo. Ya que David tenía la atención de todos, hizo una pregunta con tono fuerte y con mucha emoción: -¿Cómo estuvo el evento?

Así continuó con más preguntas, las primeras eran bastante superficiales y poco a poco fue tocando los temas sensibles. Preguntó acerca de la organización, el lugar, los asistentes, la comida, el internet, los resultados y con todo esto, consiguió recopilar ideas nuevas y diferentes. ¡Incluso logró reclutar voluntarios para implementar esas ideas y soluciones!

Esta dinámica es parte de la costumbre del evento y sin duda, una de las razones por las que cada edición es mejor. Obliga a que se experimente con ideas nuevas e incorpora opiniones de todos los involucrados!

Desde entonces, he integrado este tipo de cierres a diferentes momentos y contexto de mi vida. Y reconozco que en momentos en donde no los he hecho, he llegado a arrepentirme.

El formato es diferente cada vez y depende de si es una actividad personal, de trabajo, una meta en equipo, un evento, servicio o producto que se le entrega a un consumidor final. Sin embargo, hay temas en común que te comparto a continuación:

Tomar notas, sin distraer.

Es muy importante poder tener un documento que contenga las ideas que se compartieron. Estas notas sirven para compartir todo con personas que no estuvieron, poder voltear hacia atrás o poder convertirlo en tareas para el futuro.

Sin embargo, también es fácil perder la intimidad del momento si cada ligero detalle requiere que se escriba de manera perfecta. Por eso, recomiendo asignar a alguien para tomar notas desde antes de comenzar el Post Mortem. Otra recomendación, respecto a las opiniones negativas, es dejar claro que se está tomando notas de las ideas y no de quien las dijo.

Incluir a todos los involucrados!

El punto no es hablar de las cosas bonitas y todo lo que salió bien. Es importante incorporar a esta reunión todos los puntos de vista diferentes.

Si sabemos que alguien tuvo una experiencia negativa o tiene una opinión diferente al resto, es sumamente importante hacerlos sentir en confianza para compartir su punto de vista.

De la misma manera, si es relevante, incluir a clientes y proveedores. De esta manera nos mantendremos honestos y encontraremos opiniones diferentes de como nos engranamos con el resto de los involucrados. En el caso de eventos, por ejemplo, no es mala idea invitar a patrocinadores y a los encargados del lugar.

El secreto está en el moderador.

Para que se puedan tocar los temas difíciles, sacar provecho y no generar ningún sentimiento negativo, es necesario que exista una voz central que modere el tono y la dirección del Post Mortem. El moderador casi siempre es la persona que invita o reúne a las personas y debe de ser capaz de generar un ambiente de confianza, energético y positivo.

Una vez que todos entienden la dinámica, el siguiente paso es comenzar a generar preguntas interesantes, darle la palabra a diferentes personas y motivar que todos participen. Es buena idea comenzar con preguntas sencillas, donde sabemos que hay poca polémica, y lentamente llevar hacia los temas complicados.

El moderador debe de llevar el ritmo, saber cuando pedir sugerencias, cuando profundizar en un tema y ser claro cuando un punto se ha mencionado con suficiente claridad y seguir hacia adelante. Es fácil que si hay una persona molesta por un tema, pueda tratar de regresar constantemente a el, el moderador tiene que ser capaz de evitar convertir la actividad en un debate o una terapia grupal.

Si los participantes son los mismos que en un futuro pueden resolver o mejorar cualquier problema, es importante ir generando accionables y responsables durante este proceso. Por ejemplo en un equipo que no logro llegar a un objetivo y el equipo encuentra una posible solución, ese es un excelente momento para que alguien se responsabilice de implementar la solución.

Por otro lado, si un tema tiene que ver con la cultura del equipo o de la comunidad, es importante hacer una nota de compartirlo con todos los involucrados, ya sea con un blogpost o un correo.

Construye, mide y aprende!

Hacer Post Mortems es el cierre del ciclo de experimentar y medir. Ya sea que estés tratando de cambiar hábitos personales, organizando comunidades o creando productos, aprovecha cada cierre para aprender, reflexionar e incorporar todos los puntos de vista!


Gracias a Rocío por ayudarme en la creación de este post.