Passo a passo de como organizar uma reunião produtiva

Em algumas empresas, os colaboradores chegam a fugir das reuniões. Inventam desculpas esfarrapadas ou simplesmente não aparecem.

Por que isso acontece?

Porque muitas reuniões fogem de seus propósitos. São longas, pouco objetivas e as pessoas saem delas com a sensação de que nada foi resolvido.

Muitos ficam inconformados em perder um tempo preciosos de sua rotina de trabalho diária com algo tão improdutivo e sem sentido,

Isso sem mencionar aqueles participantes da reunião que desatam a falar qualquer coisa, somente para parecerem inteligentes ou serem notados.

Cansado dessa situação absurda? Quer descobrir como fazer esse processo organizacional trazer melhores resultados para seu negócio?

Confira nosso passo a passo de como organizar uma reunião produtiva e fazer a gestão de reuniões em sua empresa.

10 passos de como organizar uma reunião de trabalho produtiva

Você está pacientemente aguardando o desfecho daquela reunião que parece interminável, quando alguém resolve discorrer brevemente sobre as tecnologias disruptivas, mesmo o tema da reunião sendo o demonstrativo contábil dos resultados da empresa?

Nada pior quando reuniões perdem o foco e se estendem indefinidamente…

Calma! Temos a solução. Veja como organizar uma reunião seguindo essas etapas.

1- Marque uma hora para começar e terminar a reunião

Não chegou na hora marca? 10 minutos de tolerância. E vai pegar a reunião já iniciada!

Sem piedade, nessa hora. Chegou atrasado mais de 10 minutos não entra. Não tem como organizar uma reunião sem estabelecer regras rígidas.

Além disso, com certeza, depois de duas reuniões assim, ninguém mais vai chegar atrasado.

Da mesma forma, a reunião deve terminar no horário programado. Assim, todos podem organizar seu dia e conseguir entregar suas demais tarefas.

2- Defina claramente a pauta da reunião

Notifique a todos, por e-mail, por exemplo, sobre que assuntos e temas para reunião serão tratados.

Envie materiais e links para que todos cheguem bem informados e possam contribuir de forma produtiva durante as discussões.

3- Escolha um líder para a reunião

Uma reunião são um líder tem grande potencial de se perder em digressões inúteis.

Escolha alguém com proeminência na empresa e respeitado pelos colegas.

Além de zelar pelo início e pelo fim da reunião com pontualidade, essa liderança deve evitar que as pessoas fujam da pauta ou tomem a palavra por muito tempo.

4- Determine um “secretário”

Não tem como organizar uma reunião sem que se anote tudo que foi discutido, as ideias propostas e a conclusão da reunião.

Por isso, escolher um secretário para documentar tudo isso é fundamental. Ele não deve ser o líder, que já tem muita coisa para fazer. Afinal, liderar uma reunião nem sempre é fácil…

5- Smartphones e tablets ficam desligados

Uma dica é ter uma caixa no centro da mesa de reunião onde todos devem colocar seus dispositivos móveis. O ideal é desligá-los.

Se alguém achar que não pode passar uma ou duas horas sem conferir mensagens, é melhor nem participar da reunião.

Uma pessoa inquieta e desatenta, pensando em outros problemas, não vai contribuir em nada e só vai atrapalhar e tornar as reuniões improdutivas.

6- Não exagere no número de participantes

Uma reunião tem que ter, no mínimo, 3 pessoas.

Por outro lado, não ultrapasse 7 participantes. Mais do que isso vai tornar a reunião tumultuada ou muito longa. Ou, pior que isso, alguns dos participantes não terão tempo para se manifestar, o que pode ser frustrante.

Por isso, convide apenas as pessoas que realmente podem contribuir de forma efetiva e construtiva para se encontrar as soluções desejadas.

7- Evite reuniões meramente informativas

Uma reunião deve ser realizada somente quando as pessoas vão dialogar, apresentar propostas e discutir ideias.

Se for apenas necessário informar a pessoas sobre algo pouco complexo, prefira e-malls e outras formas de atualização de informações.

8- Que tal reuniões em espaços abertos?

Os ambientes corporativos podem cansar as pessoas e torná-las pouco expansivas.

Quer saber como organizar uma reunião mais criativa e colaborativa? Faça essa reunião em um café, ou mesmo em um parque.

Você verá que os resultados podem ser surpoenenrecetes.

9- Reuniões devem ser curtas

Reuniões com mais de uma hora tendem a ser improdutivas e cansativas. Evite se estender mais do que esse tempo. Lembre-se que todos são muito ocupados e têm diversas atividades durante seu dia.

Por mais importantes que sejam os assuntos, depois de uma hora a reunião perderá o foco e deixará os participantes desinteressados.

10- Fechamento da reunião

Nada pior que sair de uma reunião e não saber exatamente a que conclusão se chegou.

Cabe ao líder reservar os 10 minutos finais para estabelecer o que foi decidido e quais serão os próximos passos.

O secretário resumirá tudo isso e enviará uma ata da reunião para todos os participantes.

Que achou dessas dicas de como organizar uma reunião? Pretende usar em sua empresa? Acha que vai funcionar?

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Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.