4 лайфхака как быстро и эффективно писать имейлы

English For IT
Sep 5, 2018 · 2 min read

Сколько времени у вас в общем уходит на написание имейла? Если ответ “много” или если вы просто хотите почерпнуть несколько лайфхаков деловой переписки — наша статья как раз для вас.

Сформулируйте subject line

Имейл пишется намного легче и быстрее, если в самом начале сформулировать тему письма (subject line). Это поможет определиться с целью имейла и выразить мысли в более четкой форме.

Переходите сразу к делу

Главное правило деловой переписки — четкость и краткость изложения, поэтому первое предложение после приветствия, как правило, отображает subject line и объясняет причину письма. К нашему счастью, в деловой переписке есть ряд фраз, с помощью которых можно начать имейл. Например:

  1. Для просьб и одолжений

I was wondering if you could…

I was hoping you could…

2. Для напоминаний

Please be reminded that… (formal)

Just a gentle / friendly reminder to / about…(semi-formal)

3. Для апдейтов и сообщения новой информации

Please be advised that…(formal)

Just letting you know that…(semi-formal)

4. Для прикрепленных документов

Attached please find…

Please find (something) attached…

Соблюдайте абзацы

Когда пишете имейл, не забывайте каждую новую мысль выделять пропуском строки. Это сделает письмо более четким и структурированным, а также поможет избавится от лишних фраз и повторений.

Проверьте грамматику

Не знаете какое время использовать? Здесь тоже есть своя логика. Рассмотрим основные “проблемные” времена:

  1. Past Simple vs Past Continuous — для действий \ процессов, законченных в прошлом. Эти времена часто употребляются с временными индикаторами такими как “last”, “ago”, “yesterday” etc.
  2. Present Perfect — для status updates и отчетов о недавно проделанной работе. Чаще всего используется со словами “recently”, “today”, “as of right now”, “lately”, “just” etc.
  3. Present Continuous — для текущих процессов, которые происходят “right now”, “currently” etc.
  4. Future Simple — для обещаний таких как “We will make sure to inform you of the changes as soon as we have this information.”
  5. Future Continuous — для будущих процессов таких как “We will be implementing more changes in the near future so stay tuned for our updates.”

Также, не забываем о Grammarly для проверки грамматики и пунктуации. Особенно для проверки артиклей и окончаний у глаголов — это must have.

Для того, чтобы лайфхаки стали действительно полезными, их нужно задействовать на практике. Не ждите, а берите и пишите правильные имейлы уже сейчас, где соблюдайте правила абзацев, темы, грамматики и т.д. А если нужна помощь, вы знаете где нас найти :)

English For IT

English For IT Professionals. Курсы английского для IT-специалистов.

English For IT

Written by

English For IT is a full service English language institute for IT professionals. www.english4it.com.ua

English For IT

English For IT Professionals. Курсы английского для IT-специалистов.

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade