Productividad trabajando en casa
Por culpa de la situación excepcional que estamos viviendo por el coronavirus, los que están ahora trabajando estas semanas desde casa no están experimentando un trabajo en remoto en lo que deberían ser condiciones normales. Los niños en casa, la preocupación por el virus, el hastío de tantos días sin poder salir,…
En este artículo vamos a repasar algunas recomendaciones que pueden ayudar a mejorar tu productividad al trabajar desde casa.
Eliminar las distracciones
Esto es de Perogrullo, pero no por ello menos importante. Cada interrupción socava nuestra productividad y drena nuestra energía. Retomar una tarea en la que ya estábamos concentrados después de una interrupción nos puede llevar bastante tiempo. Así que eliminar, o reducir en lo posible las fuentes de interrupción es primordial para maximizar nuestra productividad.
Algunas sugerencias:
- Durante nuestro tiempo de trabajo productivo desactivar las notificaciones. No sólo las del teléfono, sino de las aplicaciones de escritorio como correo, Slack, etc.
- Si vas a desconectar las notificaciones es recomendable avisar a aquellos con los que trabajes. De hecho, algunas empresas establecen unas horas al día en las que se promueve el trabajo concentrado, y se prohíbe interrumpir a los compañeros — nada de reuniones, chats, llamadas o emails — dentro de ese horario.
- Si tenemos familia en casa, hay que avisarles a ellos también. Anunciar que, dentro del horario que hayas decidido, no pueden interrumpirte.
Aún así, no todos tienen la posibilidad de aislarse en una habitación del ruido y del caos del resto de la casa. Para poder concentrarte en cualquier tipo de entorno lo mejor es usar unos buenos auriculares. Los hay con sistemas de cancelación de ruido que funcionan bastante bien, pero no son imprescindibles para poder aislarte acústicamente. Esto lo puedes hacer usando ruidos ambientales.
Tanto en Spotify como en YouTube y otras plataformas, puedes encontrar sonidos ambientales, ruidos de la naturaleza, etc. También hay aplicaciones y webs específicas para ello como Brain.fm y Hipstersound. Esta última te permite configurar el ambiente a tu gusto con distintas capas de sonido: olas, pájaros, jazz, compañeros de trabajo,…
De todas formas, estos ruidos ambientales funcionan bien para aislarse, pero suelen ser demasiado repetitivos, así que lo que suelo hacer es poner algún sonido como lluvia, olas, etc. y con otra aplicación reproduzco música clásica encima, ajustando los niveles de volumen adecuados para cada aplicación. Esta combinación es perfecta para aislarse y concentrarse al mismo tiempo.
Bloqueo de tiempo
¿Cuántas veces nos ha pasado que al final del día no somos capaces de comprender en qué se nos ha ido el tiempo? Es una buena idea usar herramientas de time tracking como Clockify o Toggl para saber exactamente cuánto tiempo dedicas a cada tarea, cuánto tiempo pierdes en reuniones, etc., de forma que en el futuro podamos estimar tiempos con más exactitud.
Y es que poner límites de tiempo al trabajo que vamos a realizar es fundamental. Esto es por la famosa Ley de Parkinson, que dice que “el trabajo se extiende hasta ocupar todo el tiempo disponible”. Y aquí es donde entra la técnica del time blocking o bloqueo de tiempo. Consiste simplemente en, al planificar la jornada de trabajo, asignar bloques de tiempo a cada tarea que tengamos que hacer. Por ejemplo, puedes bloquear de 8:00 a 8:30 para leer los correos nuevos, y de 8:30 a 9:00 para responder los más urgentes. De 9:00 a 9:15 podrías dedicarla a la daily meeting con el resto del equipo. A continuación podrías tener 1 hora y 45 minutos libres que podrías bloquear para dedicársela a una tarea que requiriese concentración. Y así hasta completar la jornada.
Para definir estos bloques, lo mejor es usar herramientas de calendario como Google Calendar, por ejemplo.
¿Cómo ordernar las tareas? En primer lugar dependerá de los bloques de tiempo que tengas libres, entre reuniones y otras responsabilidades que no puedas mover. A parte de eso, puedes optar por varias estrategias:
- Eat the frog (“tragarse el sapo”): la tarea que menos ganas tengas de hacer, colócala la primera del día. Así tendrás más energía para hacerla, y dejarás de tenerla en tu conciencia cuanto antes.
- Empieza el día con una tarea sencilla y rápida de finalizar. Esto te dará un empuje de motivación.
Técnica Pomodoro
Asignando bloques de tiempo a las tareas consigues que éstas no se alarguen indefinidamente, y además te permite planificar mejor tu trabajo. Pero, ¿cuál es la mejor forma de ejecutar cada tarea de forma efectiva?
Aquí entra en juego un aspecto muy importante de la productividad: los descansos. Tienes que asignar tiempos de respiro en los que puedas desconectar, estirar las piernas, o incluso hacer algún pequeño ejercicio como sentadillas o estiramientos. Acuérdate de aplicar también la regla 20–20–20 para la vista: cada 20 minutos, mirar durante 20 segundos a más de 20 metros de distancia.
¿Pero cuánto debemos trabajar y cuánto descansar? No hay nada escrito en piedra, y depende de la persona y del tipo de trabajo. Pero como regla general puedes aplicar la Técnica Pomodoro, llamada así por el temporizador en forma de tomate que se usa para cocinar. Consiste en:
- Elige una tarea.
- Trabaja en la tarea durante 25 minutos (esto se denomina un pomodoro).
- Descansa 5 minutos.
- Repite los pasos 2 y 3 hasta que hayas hecho 4 pomodoros.
- Realiza un descanso de, al menos, 20 minutos.
Como podrás imaginar, hay infinidad de aplicaciones para cronometrar los pomodoros. Te recomiendo dos: Pomofocus (funciona desde el navegador) y Pomotroid (una aplicación para Linux, Windows y Mac).
Tal y como dije antes, esta es una estructura general que deberías adaptar a ti, después de experimentar con ella. Por ejemplo, 25 minutos está bien en un principio, pero muchas veces, cuando entras en estado de flujo será un fastidio que salte la alarma del pomodoro, y preferirás seguir trabajando en la tarea, y dejar los descansos para luego. Así que sé flexible con esta y con cualquier metodología: si después del primer pomodoro sientes que no necesitas descansar tan pronto, ajusta el tiempo del siguiente bloque de trabajo a 45 minutos, por ejemplo.
También dependerá del tipo de tarea que estés realizando: muchas veces puedes quedarte bloqueado por un problema, y lo mejor sea despejarte un rato, o ponerte con otra tarea menos exigente, hasta que te venga la inspiración que necesites para encontrar la solución.
Conclusiones
La productividad no es un problema específico del trabajo en remoto, pero al trabajar en casa puedes aplicar una serie de estrategias que te van a ayudar a realizar más trabajo en menos tiempo.
Prueba estas ideas pero, sobre todo, adáptalas a ti y a tu situación concreta. Aprovecha la flexibilidad de las herramientas que tienes a mano, y recuerda que puedes encontrarlas todas ellas en https://enremo.to/
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