Les leviers pour créer votre Dream Team dès le kick off d’un projet !

La phase de lancement d’un projet est une étape capitale. Elle en détermine la réussite. La réunion de lancement, aussi appelée « kick off », se doit donc d’être efficace mais surtout convaincante.

En 2016 une étude de Google portant sur 180 équipes a révélé que la composition de l’équipe ne détermine pas la performance, mais la manière dont les membres interagissent entre eux oui.

Ce qui compte réellement c’est l’adéquation équipe / projet et le développement de la cohésion d’équipe. On vous donne donc les clés pour bien préparer votre réunion de lancement ;

1- Prendre en compte les personnalités de chacun

On a beau avoir les meilleurs experts autour de la table, la mayonnaise peut ne pas prendre. Votre rôle en tant que chef de projet est celui d’un chef d’orchestre. Mettre de l’harmonie entre des personnes différentes. Pour obtenir l’équipe la plus performante possible il faut prendre en compte les personnalités qui composent votre équipe et plus précisément leur manière d’interagir en groupe. En tant que chef de projet vous n’avez donc pas intérêt à vous focaliser uniquement sur les compétences qui sont présentes au sein du groupe mais plutôt sur la manière qu’ont les personnes d’interagir entre elles. C’est à vous, en fonction des valeurs et motivations des membres de votre équipe, de proposer un fonctionnement adapté spécifiquement pour ce projet.

La réunion de lancement ne se résume donc pas seulement à lister les tâches et les attribuer à chacun, c’est également le moment d’instaurer des rituels adaptés à votre équipe. Cela se traduit notamment par le choix de la répartition des rôles, des canaux de communications et de la fréquence, en fonction des préférences des membres.

2- Appropriation du projet par les membres de l’équipe

Une fois que vous avez compris la manière pour que votre équipe fonctionne à son plein potentiel et pour fluidifier les interactions, vous pouvez faire en sorte que les membres s’approprient le projet. Les tâches doivent être assignées à chacun (rassurez vous, sur ce point, vous pouvez vous baser sur les compétences techniques, ouf !). La présentation de la répartition doit se faire de manière à faire adhérer l’ensemble de l’équipe à l’objectif. C’est ici que la connaissance des personnalités et valeur qui composent votre équipe vous sera utile : vous serez ainsi en mesure d’adapter votre discours et de trouver les bons mots pour convaincre.

3- Fixer des règles de fonctionnement

Si l’on représentait l’efficacité d’une équipe, ce serait sous la forme d’une courbe d’apprentissage :

Au départ l’équipe ne se connait pas ce qui amène des erreurs d’appréciation, de jugement et de communication : perte d’efficacité et de temps. Ensuite, les membres de l’équipe apprennent à se découvrir et se connaître, ils s’adaptent et l’équipe gagne en fluidité.

> En fixant dès le départ les règles qui dépendent de qui sont les personnes de l’équipe, on gagne du temps et on évite les problèmes de communication.

En pratique, le plus simple reste d’établir une charte qui fixe “les règles du jeu” :

A quel rythme ont lieu les points d’équipe ? Comment faire remonter un problème ? Quelles sont les règles de courtoisie (on les oublie souvent mais un simple bonjour permet d’instaurer un bon climat en début de journée) ? Comment prend-on les décisions ? — Le chef de projet pourrait sembler être le leader autoproclamé, pourtant, faire le choix d’un leader identifié au sein même des membres de l’équipe permet de renforcer sa crédibilité –

______________

Vous l’aurez compris, la réussite d’un kick off réside dans la capacité à trouver la bonne manière pour les membres d’interagir entre eux. Qui sera le meilleur leader pour ce projet ? Quelles sont les motivations qui réunissent les membres de l’équipe ? Quelles sont les valeurs qu’ils partagent ? En répondant à ces questions, vous obtiendrez une véritable cohésion d’équipe.

Le kick off est un moyen de poser les fondations mais il faut itérer au fur et à mesure de la collaboration. Gardez en tête le principe de l’amélioration continue. Si un point que vous aviez fixé lors du lancement du projet ne semble pas fonctionner, corrigez le tir. Vous atteindrez votre cible !