Interní komunikace pomáhá budovat zdravé pracovní vztahy
Dobrá komunikace je klíčem k úspěchu nejen v osobním životě, ale i v zaměstnání. Spokojenost a stabilita zaměstnanců ve firmě je ovlivňována mnoha aspekty. Rozhodující není jen mzda, pracovní náplň či pracovní kolektiv. Důležitou roli hrají i pracovní podmínky, možnosti osobního a kariérního růstu nebo třeba péče o zaměstnance. Ta zahrnuje různé benefity či akce stejně jako efektivní interní komunikaci spočívající v obousměrném toku informací — směrem k zaměstnancům, ale také naopak od zaměstnanců k vedení firmy. Dobré fungování všech těchto oblastí posiluje nejen vzájemný vztah zaměstnanců a jejich zaměstnavatele, ale také zvyšuje jeho atraktivitu pro uchazeče o práci, zlepšuje jeho pověst a tím i konkurenceschopnost.
Vzájemné porozumění a důvěra jsou klíčové nejen u lidí s handicapem
V situaci, kdy podřízený čelí nějakému handicapu (např. zdravotnímu ve formě epilepsie), je otevřená a dobrá komunikace s jeho nadřízenými klíčem pro to, aby obě strany mohly vybudovat kvalitní pracovní vztah spočívající ve vzájemném porozumění a důvěře. Jedině tak je zaměstnavatel schopen pochopit a uspokojit specifické potřeby takového člena týmu a zároveň být připraven mu poskytnout nejen první pomoc, je-li to třeba. Takto nastavenou vzájemnou komunikaci lze bezpochyby vnímat jako jeden z největších benefitů umožňující hovořit o své nemoci uvolněně a beze strachu.
Cíle interní firemní komunikace
Interní komunikace především zajišťuje optimální informovanost všech zaměstnanců (např. o nastavených pravidlech a jejich změnách, cílech a výsledcích firmy, novinkách, důležitých rozhodnutích či případných problémech, akcích apod.). Jinými slovy zajišťuje, aby zkrátka všichni věděli, co mají dělat a proč. Usnadňuje také jejich porozumění tomu, co se ve firmě děje, kam směřuje a jakou roli v ní právě oni hrají. Je zároveň cestou ke společnému sdílení vizí, hodnot a cílů firmy, což napomáhá vytvářet a udržovat pocit sounáležitosti.
Formální a neformální komunikace umožňuje interakci mezi vedením firmy a zaměstnanci, pomáhá budovat dobré pracovní i mezilidské vztahy (např. prostřednictvím různých pracovních i mimopracovních akcí) a tím i zvyšuje motivaci, angažovanost a loajalitu zaměstnanců. Oboustranný dialog založený na funkční interní komunikaci a vzájemné důvěře navíc přispívá k neustálému zlepšování. Na základě své mnohaleté praxe v personalistice a vedení lidí věřím, že velmi často vede k vylepšování pracovních výsledků, např. tím, že vedoucí se svými podřízenými průběžně pracuje a zajišťuje jim mentoring či školení v oblastech, které je posunou dál.
Leckdy dochází i k vylepšování pracovních podmínek či prostředí tak, aby se zaměstnanci v práci cítili dobře a bezpečně. Další častou oblastí zlepšování je formování vzájemných vztahů a chování, neboť každá firma je především o lidech, kteří tvoří její největší bohatství. A pokud mezilidské vztahy nefungují, dokáže to velmi negativně ovlivnit nejen atmosféru na pracovišti, ale také výkon celého týmu.
Základem všeho je tedy mít možnost se bez obav ozvat, pokud mi něco vadí anebo je něco v nepořádku.
Nedostává-li se mi možnosti otevřeně hovořit o svých nápadech nebo problémech, těžko se něco zlepší. Pro člověka s handicapem je přesně tohle prostředí, kde se může cítit sebevědomě a bezpečně, pokud je ochoten o své situaci se svým zaměstnavatelem otevřeně mluvit. Koneckonců, každého rozumného šéfa potěší, pokud má k němu jeho podřízený důvěru a jedná s ním narovinu.
Nástroje interní komunikace
Existuje mnoho nástrojů interní komunikace, které dělíme na písemné a verbální a jsou využívány pro různé účely. Vhodná kombinace písemných a verbálních nástrojů hraje stěžejní roli v zohledňování potřeb a možností různých skupin zaměstnanců.
Mezi ty verbální poskytující osobnější přístup včetně možnosti oboustranného dialogu pak patří různá setkání se zaměstnanci (např. tzv. kulaté stoly, stravovací komise apod.), týmové porady, adaptační schůzky, videa a firemní rozhlas, speciální telefonní linka nebo Help Desk, Skype setkání či pohovory apod. Týmový meeting pak skvěle poslouží ke komunikaci vůči vašemu týmu, aby byl znalý situace.
Vzájemný otevřený dialog s nadřízeným je ideální pro sdělení vaší diagnózy a hledání cesty, jak minimalizovat její dopad při výkonu práce.
Mezi ty písemné využívané především pro hromadné sdělování informací personálu i veřejnosti patří např. hromadné e-maily či SMS zprávy (kdy se velmi často využívají hromadné distribuční skupiny), intranet, infokiosky, firemní časopisy, noviny, či zpravodaje, letáky, plakáty či bannery, polepy, věstníky a nástěnky, televizní obrazovky, sociální sítě či webové stránky.
Nástroje pro získávání zpětné vazby od zaměstnanců
Stejně tak důležité je ovšem získávat průběžnou zpětnou vazbu od zaměstnanců. Ideální je pro tyto účely kvalitní vzájemně vybudovaný vztah nadřízeného a všech jeho podřízených, kdy se na něho může obrátit kdokoli s čímkoli.
Ne vždy to tak ovšem funguje, a proto je třeba mít nastavené i jiné možnosti podání jakéhokoliv podnětu či stížnosti (včetně těch anonymních). Pro tyto účely zaměstnavatelé často využívají svůj intranet či webové stránky, speciální e-mailové adresy, setkávání vedení se zaměstnanci, schránky na podněty, průzkumy spokojenosti či ankety, dotazníky nebo různé systémy zlepšovacích návrhů (např. Kaizen).
Dalším místem, kam se mohou zaměstnanci obrátit, je odborový svaz anebo tzv. firemní ombudsman, pokud u daného zaměstnavatele existuje. Některé firmy mají dokonce speciální tým lidí, který proaktivně získává od zaměstnanců zpětnou vazbu, čímž monitoruje klima ve firmě a zároveň identifikuje případné problémy či prostor pro zlepšení.
Selžou-li všechny možnosti zpětné vazby, můžete se v případě problému obrátit na externí instituce, například oblastní inspektorát práce.
Pro všechny tyto nástroje je klíčové správné nastavení. Nezbytná je otevřenost, pravdivost, férovost a ochrana identity oznamovatele tak, aby se nemusel obávat odplaty za to, že na něco upozorní. Podmínkou je vzájemná důvěra a důslednost při řešení problémů. Díky dobře fungujícímu procesu sběru zpětné vazby může vedení řešit případné problémy a zároveň tím dávat najevo, že si svých zaměstnanců váží a naslouchá jim. Pokud však tento proces nefunguje, pak se to často negativně projeví na spokojenosti zaměstnanců a jejich stabilitě.
Závěr (cenný především pro uchazeče o práci)
Hledáte právě práci a nevíte, jakého zaměstnavatele oslovit? Podívejte se na jejich webové stránky nebo sociální sítě, které vám mohou napovědět, jak daná firma komunikuje, jak se stará o své zaměstnance a jak jim naslouchá. Jste-li pozváni na pohovor, všímejte si nástrojů interní komunikace kolem sebe (nástěnek, plakátů, letáků, videí a informací na obrazovkách apod.).
Také jednání a komunikace zástupců firmy při pohovoru ledacos napoví. To vše vám může pomoci se rozhodnout, který zaměstnavatel je právě pro vás ten pravý. Na druhou stranu i vaše sociální sítě leccos prozradí vašemu potenciálnímu zaměstnavateli. Ale o tom více až v jednom z dalších článků, na které se můžete těšit.
Líbí se vám Epizóna, nový projekt Společnosti E? Podpořte nás jednorázovým nebo pravidelným příspěvkem. Máte dotaz nebo konkrétní podnět? Napište nám na epizona@spolecnost-e.cz.
