ERP-Nutzen: Wer überzeugen will, braucht Kennzahlen


Sie sind der Spezialist auf Ihrem Gebiet. Sie kennen die Prozesse, für die Sie verantwortlich sind, aus dem FF. Sie wissen genau, was zu tun wäre, um die Prozesseffizienz in Ihrer Abteilung zu steigern. Längst ist Ihnen klar, dass und warum Sie dafür eine neue ERP-Lösung benötigen. Das einzige Problem dabei ist: Ihr Chef versteht Sie nicht.

Einkauf: Wertschöpfung oder Akkordarbeit?

Das Geschäft läuft gut, sogar sehr gut. Sie können sich vor Aufträgen zur neuen Maschinengeneration Ihres Unternehmens kaum retten — eine Situation, von der viele Ihrer Mitbewerber nur träumen. Und doch hat auch der Erfolg seinen Preis. Als oberster Einkäufer sind Sie dafür verantwortlich, dass alle benötigten Teile für die Produktion rechtzeitig bereitstehen. Doch im Maschinenbau reicht es nicht einfach, ein paar zusätzliche Kisten mit Schrauben zu bestellen.

Hier müssen Ihre Mitarbeiter mit Stücklisten aus der Arbeitsvorbereitung arbeiten, genau ermitteln, für welchen Auftrag sie zum Beispiel welche Zuschnittsteile benötigen. Sie listen diese minutiös in der Bestellung an Ihre Lieferanten auf und fügen jedem Zuschnittsteil eine entsprechende Zeichnung hinzu. Die Informationen sind im Grunde alle vorhanden und doch kommt Ihre Abteilung wegen der Vielzahl an manuellen Schritten bis zur Bestellung mit der Arbeit kaum nach. Mit einer geeigneten ERP-Lösung hingegen könnten Sie diesen Vorgang praktisch vollständig automatisieren. Denn die Liefertermintreue beginnt schon im Einkauf. Das wäre Wertschöpfung statt Akkordarbeit.

Service: Zettelwirtschaft oder Dienst am Kunden?

Welcher Servicemitarbeiter kennt sie nicht — die gute alte Auftragsmappe. In der Tat könnte man ohne sie nicht arbeiten. Schließlich muss der gesamte Servicevorgang lückenlos dokumentiert sein — aus Gründen der Haftung, im Falle späterer Reklamationen oder um ähnliche Aufträge in Zukunft schneller bearbeiten zu können. Solange die Auftragsmappe auf Papier geführt wird, bleibt ein Problem jedoch unlösbar: Oftmals ist es nötig, dass mehrere Servicemitarbeiter an ein und demselben Auftrag arbeiten.

Damit dies auch gleichzeitig möglich ist, kommen Kopien verschiedener Teile der Auftragsmappe in Umlauf. Und natürlich bleiben diese während des Prozesses nicht unverändert, sondern werden um wertvolle handschriftliche Notizen ergänzt — Informationen, die bares Geld wert sind und nicht nur dem Autor, sondern der gesamten Serviceorganisation zur Verfügung stehen sollten. Hand aufs Herz, wenn Sie Servicemanager sind:

Wie oft schaffen Sie es, die verschiedenen Kopien der Auftragsmappe inklusive aller Notizen wieder zusammenzuführen? Genau aus diesem Grund haben Sie zu ERP-Lösungen recherchiert, die ein elektronisches Dokumentenmanagement integriert haben. Denn für die Konsolidierung und Aktualität der Auftragsmappen sorgt im Hintergrund ganz automatisch das System. So können Sie sich statt um Zettel um Ihre Kunden kümmern.

Hilfe, mein Chef versteht mich nicht!

Als Abteilungsleiter wissen Sie also genau, was zu tun wäre. Doch wenn Sie dies Ihrem Chef gegenüber darlegen, winkt der immer nur ab. Sich zu ärgern, bringt in dieser Situation überhaupt nichts. Vielleicht versuchen Sie stattdessen, seine Perspektive einzunehmen. Ihr Geschäftsführer ist in der Regel mit Ihren Abläufen nicht in der gleichen Detailtiefe vertraut wie Sie, entweder weil er von seinem Werdegang her kein Experte auf Ihrem Gebiet ist oder weil er schon zu lange mit den konkreten Vorgängen nichts mehr zu tun hatte.

Am Anfang steht die Zahl

Was Sie in dieser Situation brauchen, sind zwei Dinge: Verbündete und Kennzahlen:

Suchen Sie sich Verbündete — ob unternehmensintern oder -extern, am besten aber beides. Denn es ist zwar richtig, dass steter Tropfen den Stein höhlt, doch Ihre Geschäftsleitung braucht für Entscheidungen vor allem eins: Zahlen, um den Nutzen konkret beziffern zu können. Erst dadurch wird eine ERP-Implementierung eine Investition, die sich rentiert.

Lassen Sie sich beraten, wie Sie den Nutzen in Kennzahlen abbilden können, um zum Beispiel Kostenersparnisse oder Wachstumspotenziale konkret zu quantifizieren, und wie Ihre Geschäftsleitung diese Kennziffern im täglichen Betrieb abrufen kann. Denn eine Kosten-Nutzen-Betrachtung ist nur so viel wert, wie sie sich in der Realität nachprüfen lässt. Am Anfang Ihres Projekts steht also die Zahl.


Originally published at www.applus-erp.de.

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