5 jel azzal kapcsolatban, hogy semmi értelme menedzsment jelentéseket olvasnod cégedről

Számos kis-és középvállalkozásnak tanácsolják azt, hogy rendszeresen készítsen vagy készíttessen könyvelőjével menedzsment jelentéseket cégéről. (Management accounts). A kérdés az, hogy vajon minek?

A menedzsment jelentés valami olyan dolog, amit mindenki érez, hogy jó lenne ha lenne, de nagyjából nem nagyon tudjuk, hogy mire lenne jó használni.

Most bemutatunk öt olyan jelet, amikor nyugodtan elfelejthetjük, hogy továbbra is jelentéseket kérjünk könyvelőnktől vagy pénzügyesünktől, így ezentúl azon sem kell majd gondolkoznunk, hogy mire használjuk.

Először is mi az a management accounts / menedzsment jelentés?

Menedzsment jelentéseknek hívjuk azt az általában könyvelési vagy egyéb rekordokon nyugvó pénzügyi jelentéscsomagot, ami rendszeres időközönként (havonta, negyedévente) átfogó, ám egyszerű képet ad cégünk pénzügyi helyzetéről. Olyan információkat tartalmaz, melyből a cég menedzsmentje rövidtávú döntéseit képes megalapozni. A pénzügyi csomag általában valamilyen cégspecifikus: eredménykimutatás “és/vagy” mérleg “és/vagy” cash flow “és/vagy” büdzsé “és/vagy” ezek megértését támogató pénzügyi mutatók, statisztikai kimutatások, chartok, ábrák, ikonok.

Nézzük tehát az 5 jelet, amikor a fenti szettre egyáltalán nincs szüksége cégünknek:

  1. A jelentések kezdetlegesek

Sem megjegyzések, sem aktivitások, sem magyarázatok nincsenek rendelve az egyes számokhoz. Csak számok, vagy esetleg egy főkönyvi kivonat.

Ha nem értjük jelentéseinket, nem tudjuk azokat kontextusba helyezni, akkor minek csináltuk, miért dolgozott vele bárki is? A megjegyzések, cselekvési tervek kidolgozása nem a könyvelő feladata, hanem a cégvezetésé!

2. Az elemzett periódus és az elemzések megérkezése között eltelt idő több mint négy hét

Minél későbbi egy menedzsment jelentés, annál használhatatlanabb. A legfőbb előnye egy menedzsment jelentésnek a szokásos “államnak, tulajdonosnak, hitelezőknek” benyújtott beszámolókhoz képest, hogy időben elérhető, aktuális.

A beszámolókat Magyarországon például 5 hónappal a fordulónaphoz képest kell benyújtani. Nyilván ezekből következtetéseket levonni már képtelenség, legalábbis ami a cégvezetést illeti.

Legyen az ember következetes mikor meghatározza milyen rendszerességgel vár el menedzsment jelentéseket. Egy korrekt negyedéves jelentés jobb lehet, mint egy elkapkodott havi.

3. A menedzsment jelentések 100%-ig pontosak.

Nyilván az előző ponthoz kapcsolódó trade-off jelenség! Képtelenség teljesen pontos pénzügyi beszámoló csomagot időben leadni, ami forintra egyezik a valósággal, legalábbis hatékony költségkereteken belül. Ha egy pénzügyi beszámoló túlságosan pontos, akkor valamit elvesztett az előző pontokból, vagy hosszú távon előállítása nem lehetséges.

Fókuszálj azokra a pontokra, melyek valóban fontosak a döntéseid szempontjából és kérd meg könyvelőidet, vagy pénzügyeseidet, hogy elsősorban ezekkel a pontokkal kapcsolatban legyenek akkurátusak.

4. Soha nem hozol semmilyen döntést a menedzsment jelentések alapján

Ha egyáltalán nem épül be a döntéshozatali folyamatodba a menedzsment jelentések elemzése vagy megértése, akkor miért készítteted? Csak azért, hogy lásd hogyan telik az év?

Érdemes ilyenkor megnézni, hogy a szett megfelelő adatokat tartalmaz-e számodra.

Ha nem hozol ezek alapján döntéseket, akkor valószínűleg nem! Vizsgáld meg mi az, ami a döntéshozatali folyamatod nap mint nap elindítja, és próbáld ezeket az elemeket beemelni a jelentésekbe. Lehet hogy egy zöld nyíl/piros nyíl lesz és nem a számok amiket látsz.

5. Nincs a menedzsment jelentésnek összefoglaló oldala

Lássuk be mindenki elfoglalt, és az üzletre akar koncentrálni, nem mérlegsorok között elveszni.

Ha nincs egy összefoglaló oldal, ami legalább jelzi, hogy miről is szól a következő oldalakon található rengeteg szám, akkor felejtsd el, hogy bárki a jelentések alapján döntéseket hoz majd.

Summa summárum :)

Ha a fenti 5 pontból legalább kettő igaz rád, akkor teljesen feleslegesen készíttetsz menedzsment jelentéseket.

Hagyatkozz az intuícióidra, és koncentrálj a bizniszre. Kockázatosabb lesz a működésed, talán kicsit “vonaltalanabb” de legalább nem költesz feleslegesen valamire, aminek semmi értelme.

Ha mégis úgy érzed szükséged lesz a jövőben is jelentésekre, nézzétek meg könyvelőddel vagy pénzügyeseddel együtt a R!PORT-ot, és legalább 5-ből 3 pontot kilőhetsz:)