A csinos doboz a recepció előtt

Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizáljuk.

RIPORT
RIPORT
Sep 14, 2018 · 2 min read

A filmes szakma elsőre és másodikra sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak.

A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk, de az egyik legszembeötlőbb az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét szinte mindenhol találhatóak voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok igen kiváncsiak lettek volna.

Szembeötlő volt az objektum nagy kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában hátul helyezkedett el.

A tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra és megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részébe lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, mindennap üritsék a dobozt.

Ez persze csak az első lépés volt, de valójában már ezzel a lépéssel drasztikus eredményeket értünk el. Miután már a “dobozűrítés” megfelelően ment, akkor kezdtük el bevezetni a QUiCK-et és azt is megmutatjuk, hogy miért.

A végső megoldás

Ha kívánhatnék valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal asztalán, uncsi, de hard core könyveléssel a háta mögött.

Az analóg doboz bevezetése után azonban messzebre mentünk és az alábbi QUiCK funkciókat használtuk ki.

  • EMAILES IKTATÁS VAGY SZKENNELÉS A rendszer bevezetésével, a számlák a dobozban való gyűjtése helyett, azok digitalizálásra kerültek. Ennek formája vagy szkennelés volt a dobozból, vagy “gyorsabb fizetés ígérete mellett” megkértük a cég szállítóit, hogy küldjék a “kvikkes” email címre a számlákat. Így minden egy helyre került és szkennelni sem kellett.
  • AUTOSCAN: A QUiCK OCR illetve gépi tanulási mechanizmusai segítségével elkezdtük a rendszert betanítani, hogy minél hamarabb az ikatatás nagy része emberi beavatkozás nélkül menjen. (adatfelismerések és költség kategorizálás)
  • TULAJDONOSI INFORMÁCIÓ A feldolgozott adatok alapján valós időben adtunk egy képet arról, hogy mi történik a cég költségeivel, mekkora pl. azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb.

Összesen 2 hónap kellett a teljes bevezetéshez, mely annyira sikeres volt, hogy jelenleg a cég könyvelői is a QUiCK-es adatokat használják a szállítói számlák könyvelésére és havi szinten “riportolják” a cég pénzügyi eredményeit a tulajdonosok nagy megelégedettségére.

Most olvasol először minket?

Modern döntéstámogató ökoszisztémát építünk hazai vállalkozásoknak a digitalizáció korában. Tarts velünk!

ÉRTEM A CÉGEM

Modern döntéstámogató ökoszisztéma vállalkozóknak az ötlettől a felnőttkorig. A Riport Appok hivatalos blogja.

RIPORT

Written by

RIPORT

ÉRTEM A CÉGEM

Modern döntéstámogató ökoszisztéma vállalkozóknak az ötlettől a felnőttkorig. A Riport Appok hivatalos blogja.

More From Medium

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

Jönnek a bérek

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

A város úgy, ahogy még sosem láttad

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

More on Quick from ÉRTEM A CÉGEM

HUSSS

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade