¿Cómo se toman las decisiones cuando no hay jefes?

Este año durante la Ágiles 2019 di junto a otro de mis socios una charla breve sobre cómo tomamos decisiones en Eryx usando Advice Process como base (si no están familiarizados, recomiendo leer este link); y me pareció que era una tema interesante para un artículo dado que no hay mucho material en español sobre organizaciones horizontales.

Al día de la fecha, en Eryx somos 22 socios y el esquema funciona muy bien. No obstante, como todos los frameworks de procesos que tenemos en este tipo de empresas se va reinventando constantemente, no solo por la cantidad de miembros sino porque cada persona le aporta su singularidad.

Niveles de decisiones

Decidimos categorizar nuestras decisiones en 3 niveles:

• Decisiones diarias: tienen bajo impacto, son fáciles de revertir y puede decidir directamente la persona o el equipo a cargo usando el criterio de Advice Process. Ej: Comprar frutas, decidir por un modelo de computadora para comprar, publicar un artículo.
• Impacto general: son decisiones que impactan a muchas personas de la empresa, su ejecución puede ser muy costosa de revertir. Para tomar la decisión, se debe ejecutar una votación a través de una herramienta como Loomio. Ej: realizar un viaje no exploratorio, cortar la relación con un cliente, realizar una donación grande a un grupo.
• Decisiones fundacionales: Modifican el manifiesto de Eryx, en el cual tenemos definidos temas fundacionales de la empresa y cuyo impacto es total. Los temas del manifiesto son parte del contrato social que aceptó cada miembro al sumarse a la empresa y es importante que nadie esté en contra de un cambio en el mismo. El 100% de los miembros debe votar en este tipo de decisiones.
  Ej: modificar el esquema de sueldos, realizar una mudanza de oficina, cambiar el proceso de entrevistas de nuevos miembros (tema clave para nosotros).

Primer paso: el termómetro

Lo primero que hay que hacer es tener un mapa de calor de la opinión del grupo, una idea general del pensamiento colectivo, para esto poseemos un canal de Slack que se llama #termómetro.

El responsable de la decisión crea un thread en el canal, explicando la propuesta a decidir, los beneficios que traería a la empresa y los costos brevemente. También se agregan opciones para saber la opinión con un icono numérico por cada opción.

Ejemplo ficticio de un thread en el canal, el que arma el thread agrega todas las opciones para facilitar la votación.

Dentro del thread las personas pueden hacer las preguntas que crean necesarias y el responsable las evacua.

A medida que la gente tiene dudas se van despejando en el mismo thread para evitar desorden de información.

Si la persona responsable ve que hay buenas señales para seguir adelante con su propuesta, entonces toma el feedback que se dio en Slack y continua con los siguientes pasos.

Segundo paso: el hilo en Loomio

¿Qué es Loomio? Loomio es una herramienta web gratuita utilizada para hacer votaciones. Nosotros particularmente la utilizamos con un esquema que detallaré más abajo.

En este paso la idea es que se vuelque toda la información posible y necesaria para tomar una decisión. Esto lo hacemos a partir de generar algo que se llama un “hilo” en Loomio. En el mismo se espera que la persona dé más detalles sobre lo que se esta votando (especialmente si en el paso anterior se aprendió algo nuevo que se sumo a la propuesta). El encargado debe detallar mejor los beneficios de la propuesta hacia la empresa, el costo que tendría y adjuntar documentación si es necesario.

Adicionalmente, la herramienta permite también generar conversaciones sobre las propuestas tratadas.

Tercer paso: la votación

Cuando la persona lo considere puede activar la votación del hilo, definiendo una fecha de cierre de la misma, que varía en base a la cantidad de personas mínima que se espera que voten y la urgencia. La herramienta, además, permite mandar recordatorios para aquellos que todavía no votaron.

Nuestro esquema, aquí plantea que cada persona puede elegir entre 4 tipos de votos:

• Positivo: la persona está a favor de la propuesta.
• Negativo: la persona no está de acuerdo con la propuesta.
• Abstención: a la persona no le interesa el tema o considera que NO tiene la información suficiente. Confía en el criterio de los demás.
• Bloqueo: la persona piensa que la decisión puede poner en riesgo a la organización.

Es importante recalcar que con este modelo, los votos negativos no cancelan la propuesta sino que se utilizan para contabilizar la opinión del grupo. Por otro lado, el bloqueo sí da de baja la propuesta. La persona que utiliza esta ultima opción debe hacerlo con un fundamento muy claro y hablar con el responsable de la propuesta para explicarle su visión.

Cuarto paso: la conclusión

Como mencioné antes, la cantidad de gente que debe votar varia según el tipo de decisión. Si dicha decisión es fundacional, para que la propuesta se apruebe deben votar el 100% de los miembros y al menos 75% de ellos deben votar positivamente (si alguien lo bloquea se debe cancelar).

Por otro lado, si la votación es de impacto general, no hace falta que vote el 100% del grupo, pero sí que haya un 75% de votos positivos.

En ambos casos, las abstenciones no son contadas.

Llegada la fecha de finalización de la votación, Loomio envía un mail automático a todos los miembros indicando el resultado. También complementamos con un aviso a través de Slack, comunicando el resultado. En este punto el encargado tiene luz verde para empezar a implementar dicha propuesta.

Generalmente, luego de que finaliza la implementación de la propuesta, se envía algún mensaje en Slack contando cuál fue el resultado de su puesta en marcha o utiliza alguno de los espacios que tenemos para difundir información.

Si por otra razón, la propuesta no alcanza los votos necesarios, la persona debe pensar otra alternativa y proponerla al grupo. O, en su defecto, debe convivir con la situación actual hasta que el tema vuelva a ser tocado.

Algunas consideraciones

Como en toda organización horizontal, este framework de toma de decisiones se basa en dos ejes fundamentales: la responsabilidad y la confianza. Debe ir acompañado de una buena comunicación y un criterio riguroso de selección de nuevos miembros.

Si bien parece que es un framework súper estructurado, es más bien una guía que armamos para que la gente sepa cómo implementar sus ideas e iniciativas. Muchas veces hay algunos de estos pasos que son salteados. Dado que utilizamos Advice Process, la persona que eleva la propuesta es quien debe tener el criterio para decidir qué pasos utilizar.

Por último, no puedo dejar de mencionar que detrás del objetivo de tomar decisiones eficientemente, lo que también se busca es la transparencia en todo el proceso, donde la información fluya y está disponible durante todo el viaje.