¿Se puede saber qué pasa en el otro extremo de la empresa en veinte minutos?

Existen muchas herramientas y rituales de los equipos autogestionados que pueden ser reutilizadas en empresas autogestionadas o, dicho de otra manera, organizaciones horizontales.

Particularmente hay un ritual de la metodología SCRUM cuyo valor pasa desapercibido; para mí es invaluable. Dicho ritual es la Daily Stand Up, una reunión en la que cada miembro de un equipo comenta en qué estuvo trabajando, en qué va a trabajar después y sí tiene algún bloqueante en su trabajo. No nos interesa tanto comentar el uso de las dailies en SCRUM, pero sí cómo se modificó para usarla a nivel empresa.

El problema que teníamos

Cuando Eryx se fundó, sólo dos personas conformaban la empresa, Agus y Lucho. Ellos, además de ser socios, eran amigos y compañeros de la facultad, por lo cual tenían muchas conversaciones en el día a día y conocían cada detalle de la organización (sin mencionar que en esa escala la empresa era mucho menos compleja).

Conforme comenzamos a crecer, empezamos a tener más socios, más proyectos, más actividades de gestión, y también, más desafíos. Por ende, la buena comunicación pasó a ser necesaria. En varias ocasiones nos encontramos con alguien que tuvo que resolver un problema complejo y, por falta de rituales como la daily pero a nivel empresa, no sabíamos que otro miembro ya lo había resuelto hace tiempo.

Por la falta de un espacio común en el que uno comentase las noticias de sus proyectos, muchas veces se perdía de una información que tal vez otra persona consideraba importante saber. En realidad, y exceptuando compañerismo y mera curiosidad, no veíamos la necesidad de interactuar con las personas fuera del equipo del proyecto o del área de la empresa.

Para ese entonces ya teníamos reuniones mensuales, donde cada área comentaba en qué estaba trabajando, pero la periodicidad mensual resultaba inútil, dado qué una persona podría haber estado semanas sin poder resolver un problema.

Fue por todo esto que decidimos adoptar una metodología que algunas empresas amigas ya estaban implementando.

La semana en 1 minuto

La semana en 1 minuto (también conocida como Town Hall) es una reunión en la que cada área, proyecto y comisión de Eryx cuenta en 1 minuto en qué estuvo trabajando esa semana, si está teniendo algún problema en particular, y algunas ideas que se están barajando para el futuro. Bastante simple, ¿no?

Al igual que el Club de la Pelea, tiene sus reglas:

1. Se debe usar 1 minuto para contar todo, por lo cual ponemos un contador para que la persona se guíe.
2. Las preguntas hacia la persona que está hablando (si es que esta pregunta no es algo que se considere útil para todos), deben hacerse personalmente cuando termine la reunión.
3. Si se hace de forma presencial, al igual que en la Daily Stand-Up, se debe estar de pie. Esto sirve para agilizar la reunión, mantener el foco y evitar dispersiones. En Eryx queremos mantenerla en una duración de 20 minutos; esto es para no alejar mucho a las personas de sus tareas y para que no se convierta en una reunión costosa.

En cuanto a la implementación, solemos usar una presentación de Google: cada diapositiva tiene su título, un contador de 60 segundos, algunos bullets con frases clave y un subtítulo que indica quiénes son los responsables o miembros de esa área o proyecto. Estos últimos son los que van a relatar las novedades cuando aparezca su diapositiva.

La persona que habla por cada diapositiva puede ser cualquiera. No es necesario que sea un gerente (en especial porque no tenemos esos cargos) o un líder pero sí tiene que haber algún encargado de cumplir esta tarea.

Las ventajas que conseguimos

Inmediatamente encontramos el valor de implementar esta técnica. Las personas empezaron a estar más informadas sobre el estado de la empresa y permitió que los diferentes proyectos puedan compartir mejoras y nuevas tecnologías, a fin de polinizar el conocimiento.

Otro uso que solemos darle es incentivar a que los nuevos ingresos sean los que cuenten en qué estuvieron trabajando, ya sea en su proyecto o en su área. Esto le sirve a ellos para que vayan desarrollando el hablar en grupo, y a nosotros, para poder conocerlos más rápido.

En nuestro caso, y en época más normales, los viernes solíamos comer todos juntos y compartir un buen momento. Esta reunión la realizábamos después de esta comida y terminó convirtiéndose en un ritual que anunciaba el fin de una semana intensa de trabajo y el inicio del descanso (y por qué no, el aviso de algún after ese mismo día).

¿Es perfecto?

Respuesta corta: no. Si bien nos sirvió muchísimo, estamos en una constante mejora y búsqueda de la herramienta adecuada para ese momento de la empresa.

Uno de los problemas que tenemos es el formato de lo que se dice. Algunas personas dan muchos detalles innecesarios, mientras otros omiten detalles importantes porque piensan que no son relevantes o no pudieron aprovechar al máximo sus 60 segundos.

Para esto mi amigo Sergio Fedi armó una guía (principalmente para los equipos de proyectos), para evaluar si algo debe ser comentado:

Aprendizajes, desafíos y prácticas que el resto de Eryx no conoce, o debería saber o le pueden ser útiles:

• Contar qué problemas estamos resolviendo
• Herramientas o bibliotecas que estamos usando
• Soluciones que estamos dando a un problema
• Lecciones o moralejas aprendidas

Otro problema que se presenta para proyectos o comisiones que ya están terminando es que tienden a quedar en la presentación y perdemos algunos segundos preguntando qué pasó. Tenemos pendiente generar un buen criterio para decidir cuándo sacar una slide de la presentación.

Una duda que surge es si este ritual no debería realizarse durante la mañana del primer día de la semana, para que, al igual que en SCRUM, desde temprano podamos saber qué problema hay y mitigarlo más rápido.

El desafío más grande seguramente sea regular la cantidad de información que se cuenta cuando seamos 50 o más miembros, dado que es importante que esta reunión se mantenga con un formato corto (20 a 30 minutos de todos).

No obstante, considero que esta reunión es muy valiosa y probablemente la vayamos mejorando con el correr del tiempo, pero lo seguro es que no podemos dejar de darle importancia a que la información correcta llegue a las personas correctas y así poder mantener e incentivar una buena autogestión.