Como utilizar el “voto programado”
Creación de una elección “Votación programada”.
Una vez que haya hecho clic en “+ Nueva boleta”, será redirigido a la página de creación de la elección.
A. Contexto.
1. Temporalidad:
Debe hacer clic en “Votación programada para seleccionarlo (de forma predeterminada, la votación en vivo está seleccionada)
Está seleccionada al mostrar el acrónimo
La votación programada le permite establecer una hora para que las personas invitadas voten. Esto puede variar desde unos pocos días hasta varias semanas.
2. Fecha de inicio:
Este parámetro se utiliza para definir la hora de apertura de la encuesta. Las invitaciones para votar se enviarán momentos después de la apertura programada de la votación.
3. Fecha de fin.
Este parámetro se utiliza para definir la hora de cierre de la encuesta. Los resultados se calculan al cierre y el correo electrónico que contiene los dos archivos de resultados se envía unos momentos después de este cierre.
B. Invitados.
Este paso le permite ingresar o importar la lista de sus votantes.
Puede utilizar el servicio de forma gratuita y en uso ilimitado en un MÁXIMO de 10 votantes.
Solo una cuenta que se haya suscrito a una oferta puede crear y programar una boleta en una lista de más de 10 votantes.
Al importar el archivo de “plantilla de lista de votación” de más de 10 votantes, se le pedirá que elija su fórmula y pague en línea.
1. Importación Excel.
La información relacionada con sus votantes debe ingresarse SOLO en la “plantilla de archivo de votación” V8TE, este archivo está disponible para su descarga gratuita haciendo clic en el botón “Plantilla de archivo de votación”.
Al hacer clic en el botón, además de la plantilla se descargará el modo de uso de este archivo de Excel, este documento explica las diferentes columnas que deben completarse.
Tan pronto como se importa el archivo, muestra el número de votantes que contiene.
Con un solo clic, puede verificar la lista de direcciones de correo electrónico haciendo clic en el botón “Verificar lista”
2. Invitaciones rápidas.
Para ingresar rápidamente hasta 10 direcciones de correo electrónico como máximo, en un caso de uso gratuito principalmente para probar el servicio.
3. Modo de invitación.
Debe elegir y establecer aquí el método de invitar a los votantes, así como el nivel de seguridad.
Tienes dos opciones:
1. Correo electrónico: Las invitaciones para votar se envían a cada votante por correo electrónico.
2. E-mail+SMS: Las invitaciones para votar se envían a cada votante por correo electrónico y sms. Es la misma invitación que se envía que contiene el mismo enlace de votación único, por lo que cada votante solo podrá votar una vez.
Los SMS están incluidos en la oferta gratuita que le permite realizar pruebas.
Son opcionales en las ofertas de “Asociaciones” e incluidas en las ofertas de “Empresas”.
Al suscribirse a la opción SMS reduce el tiempo de recepción, que llega a los pocos segundos de la apertura de la votación.
Autenticación segura: seleccionada de forma predeterminada y válida para el modo de invitación Correo electrónico o Correo electrónico + SMS.
El acceso al proceso de votación es directo.
Seguridad mejorada: solo es válido en el modo de invitación por correo electrónico y requiere un plan SMS. Esto permite identificar al votante enviándole un código por SMS para que ingrese antes de poder acceder al proceso de votación.
C. Su elección.
1) Tipo de voto.
Resoluciones: Todas las respuestas predeterminadas son “A FAVOR”, “EN CONTRA” o “AUSENTE”. Estas respuestas no son editables y no se pueden agregar otras respuestas.
Candidatos o propuestas: se define una lista a partir de la cual el votante puede hacer su(s) elección(es). La elección puede ser multi-nominal o multi-opción.
Lista de candidatos: Puede crear varias listas que contengan cada uno de los diferentes candidatos para elegir una lista entre los propuestos. Por lo tanto, las personas invitadas a votar podrán elegir una de las listas, pero también podrán tachar uno o más nombres de esta lista elegida.
2) Título de la elección (OBLIGATORIO).
Debe ingresar el nombre de su evento (ejemplo: AGM del 28 de junio o CSE de julio de 2021 …)
3) Descripción (OBLIGATORIO).
Esto le permite ingresar una descripción más detallada de su voto. Este cuadro sólo está presente en el
Tipo “votación programada”.
4) Remitente visible en las invitaciones.
Puede introducir el nombre de su asociación u organización. El correo electrónico de invitación permanece enviado por la dirección de correo electrónico contact@v8te.com pero esta personalización permite a sus votantes identificarlo inmediatamente en su buzón de correo electrónico y así tranquilizar y aumentar la tasa de participación.
La personalización del remitente solo es válida para invitaciones de votación enviadas por correo electrónico.
5) Documentos que compartir.
Puede introducir el enlace a una carpeta compartida en la que pondrá a disposición documentos relacionados con el voto (varios informes, profesiones de fe u otros…)
6) Modo de consultación.
Debe elegir entre un método de consulta de “votación secreta” o “a mano alzada”.
La diferencia aparece en el archivo de resultados “votantes” que corresponde a la lista de asistencia. Para el modo
“Levantado a mano” tendrá, además de información del votante e información de marca de tiempo, visibilidad de las respuestas a cada una de las resoluciones, elecciones votadas.
D. Resoluciones, Candidatos o propuestas, Listas de candidatos.
Puede ingresar una o más resoluciones, estas se mostrarán en la página del proceso de votación permitiendo a las personas invitadas a votar sobre todas las resoluciones a la vez.
Para agregar una resolución, que aparecerá después de la primera colocada en la ruta de votación, simplemente haga clic en el botón “Agregar una resolución”.
No hay respuestas para definir ya que en el modo Resoluciones las respuestas “a favor”, “en contra” “abstención” son definidas por defecto por el sistema
O
Para agregar una pregunta, que aparecerá después de la primera en el proceso de votación, simplemente haga clic en el botón “Agregar una pregunta”.
Debe ingresar el tema de esta pregunta, ingresar el número máximo de votos por participante e ingresar las diferentes opciones (nombre de los candidatos o propuestas).
Atención el número máximo de votos por participante no podrá exceder el número de opciones.
O
Del mismo modo, para añadir una lista solo tienes que pulsar sobre el botón “Añadir una lista”
Validación del último paso desde el “Resumen”
E. Resumen.
En esta sección, tendrá visibilidad sobre la configuración de su evento. También es a partir de este que podrá programar su elección.
Una vez que se complete su configuración, simplemente haga clic en “Programo mi elección”.
Esto aparecerá en la columna “Programado” en el tablero, podrá editar una boleta de elecciones para realizar cambios.
Sin embargo, para los otros tipos (“Candidatos o propuestas” o “Listas de candidatos” solo estará disponible la eliminación, lo que significa que en caso de error no tendrás otra opción que eliminarlo para crearlo de nuevo con las modificaciones.
Una vez programado, tendrá el conteo antes de la apertura de la encuesta.
También tiene un resumen de lo que ha configurado.
También puede utilizar la función “Enviar la invitación oficial” desde esta pantalla.
Esto le permite enviar un correo electrónico a todas las personas en el archivo importado durante la configuración de la boleta para informarles que están llamadas a una boleta mencionando el nombre de la boleta, así como las fechas de apertura y cierre de la votación.
También puede eliminarlo simplemente haciendo clic en el icono de la papelera y confirmando la solicitud de
Eliminación, no se enviará ninguna invitación.
Votación abierta “Votación programada”.
Una vez que se abre la elección, la ventana se actualiza y aparece:
1. El título de su elección
2. El método de invitación y consulta definido para esta votación
3. La descripción introducida
4. El estado “en progreso” de su elección
5. La fecha/hora del inicio y el final de la votación.
6. El número de personas invitadas (basado en la importación de su archivo o entrada en Importación rápida).
7. El número de votantes.
8. La tasa de participación, simplemente haga clic en las dos flechas para actualizarla.
9. La función “Lista de no votantes” le muestra la lista de personas que aún no han votado
10. La función “Recuerdo a los no votantes”
“Votación programada” tipo de votación cerrada.
Una vez que el evento se cierra automáticamente, la plataforma carga la página de resultados.
Se tarda unos minutos en cargar los resultados. Un mensaje le indica que “Los resultados están en curso de cálculo…”
Una vez que el cálculo de resultados ha terminado, se muestra la página de resultados.
1. Resultados.
Se muestra como un porcentaje y número de votos debajo de cada respuesta.
2. Archivos de resultados.
Simplemente haga clic en este enlace para descargar los archivos de resultados. Hay dos archivos de resultados: “Votantes” que corresponde a la lista de asistencia y “Resultados” que corresponde al resultado de la papeleta de voto. Estos archivos también se envían por correo electrónico al organizador de la votación (el que creó la votación).
3. Compartir los resultados.
Una vez habilitado, no puede volver atrás y deshabilitarlo.
Tan pronto como haya confirmado su activación, se enviará un correo electrónico a todos los invitados a votar en esta elección informándoles que los resultados están disponibles y se pueden buscar.
Todo lo que tienen que hacer es hacer clic en el enlace del correo electrónico para acceder a la página de resultados.
Esta página solo se puede CONSULTAR, no se pueden realizar cambios y no se puede descargar los archivos de resultados.
Para el tipo de votación « Lista de candidatos », los resultados se muestran en el porcentaje obtenido por cada una de las diferentes listas y el número de tachados para cada candidato que recibió una tacha.
