O que processos dizem sobre a empresa?
Quando a definição de processos começa a fazer sentido dentro da empresa.
O início de qualquer empresa normalmente segue o drive de execução e protagonismo para colocar a marca, produto ou serviço no mercado. Os primeiros meses são para validação do modelo de negócio para ascensão e escalabilidade e então, chega um momento que a empresa possui uma estrutura, não é mais o fundador que atende o telefone, paga as contas e faz as vendas, existem pessoas com hábitos, costumes e modus operandi diferentes.
Faz parte do amadurecimento da empresa começar a questionar:
- A comunicação está sendo assertiva?
- Todos sabem onde estão as informações?
- Como garantir que todo novo colaborador entenderá a missão, valor e drive da empresa?
- Como gerenciar a carteira de cliente? Onde estão as informações e histórico deles?
- Como controlar os pagamentos dos fornecedores? E se for preciso qualificá-los?
- E se alguém sair de férias, passar mal e etc. outra pessoa é capaz de substituí-la?
- A estrutura organizacional corresponde ao modelo de negócios?
Nesse ponto entra a necessidade de mapear os processos da empresa e principalmente, dar clareza a todos de onde está, para onde irá e como fazer pra chegar lá.
Ao entender a necessidade e importância de processos para organização, novas perguntas entram em jogo:
O que processos dizem sobre a empresa? Processos engessam uma organização? Será que sem processos as rotinas fluíram? O que acontece quando os processos existem mas estão na cabeça de cada colaborador? Porque investir em processos, organização ou clareza de informações?
Processos, burocracia, resistência, entre outras palavras são as dores iniciais de quem irá passar por uma iniciação em mapeamento de processos e definição de rotinas.
Interessante pensar que todos tem rotina e seguem um processo, mesmo aqueles que buscam quebrar os padrões, se analisado criticamente ficará claro que uma linha de pensamento e uma estrutura de execução de atividades é seguida.
Dezenas de ferramentas existem para ajudar a organização nesse momento: gestão enxuta , gestão do tempo, Six sigma, BPMN, ferramentas da qualidade, design thinking, metodologias ágeis de gestão de projetos, entre outras.
Com aplicação dessas ferramentas e ao menos um colaborador com visão na importância de processos, a empresa começa a gerar documentações relevantes, parafusos são apertados ao levantar como está e como pode ser feita as atividades e consequentemente, essa engrenagem roda melhor e mais rápido. Isso nada mais é do que um projeto de melhoria.
Conforme a organização vai se aprofundando nos diversos processos e áreas da empresa, em algum momento irá esbarrar em outro ponto nevrálgico: softwares e sistemas para guarda e controle de métricas, documentos e rotinas internas.
Processos, pessoas e sistemas formam uma tríade importantíssima para melhorias contínuas incrementais. Trabalhar para alcançar a harmonia entre esses pontos pode transformar uma organização!
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Samara Krieger | Processos | Hustler
Publicado originalmente em: https://paineldagestao.com.br/gestao-de-processos.html
