¿Por qué mi Gmail es distinto al tuyo?

Gmail es una de las plataformas de correo más usadas, pero su dashboard no es igual para todo el mundo. Con ayuda de extensiones de Chrome, apps y las propias herramientas internas que provee, puede convertirse en algo muy distinto a lo que ahora manejas.

Funcionalidades internas que uso “de siempre”

Las funcionalidades que provee Gmail permiten a cualquiera tener una bandeja de entrada despejada de distracciones, en la que sólo “moleste” lo que es realmente importante, aumentando mucho la productividad al ayudar a focalizarnos.

Etiquetas

Uno de los elementos organizativos de Gmail más importantes son las etiquetas, que te permiten ir marcando los correos de acuerdo a temas, tipos, remitentes o como tu prefieras organizarte, y posteriormente localizarlos fácilmente.

Una forma de visualizar las etiquetas es al estilo de las carpetas de un ordenador. Sin emabargo las etiquetas de Gmail son más parecidas a las carpetas de Linux que a las de Windows, ya que un correo puede estar a la vez en más de una.

Aplicar una etiqueta a una conversación en Gmail es muy sencillo, tan sólo tienes que -una vez abierta o seleccionada la conversación- pulsar en el botón “Labels” y seleccionar una etiqueta existente o crear una nueva.

También puedes usar el botón “Move to” -junto al botón “Labels”- que además de etiquetar el correo lo archivará para que no te aparezca más en tu carpeta de entrada.

Para empezar a usarlas, si vienes desde el mundo Windows, mi recomendación es que te crees algunas de acuerdo al modo en que te quieras organizar y que sólo le pongas una etiqueta a cada correo usando la opción “Move to”, ya que es lo más similar a tu funcionamiento normal con archivos. Una vez que cojas soltura ya podrás ir explotándolo más.

Filtros

Desde prácticamente el principio de Gmail una de las cosas que más he usado son los filtros. Eso lo combinaba primero con la posibilidad de recibir correos a direcciones distintas del tipo tucorreo+loquequieras@gmail.com y posteriormente con la posibilidad de recibir a la misma bandeja de entrada correos de las múltiples cuentas que tengo en distintos dominios.

Básicamente, lo que permiten los filtros es hacer que todos los correos que cumplan con un patrón tengan un mismo destino. Por ejemplo, puedes hacer que a todos los correos que vayan dirigidos a micuenta+twitter@gmail.com se les asigne directamente la etiqueta “Redes sociales” y desaparezca de la bandeja de entrada, para que todas las menciones que te hacen en Twitter no te distraigan de tus objetivos dirarios. No todo tiene que ser igual, puedes combinar ese filtro con otro que haga que cuando el mensaje de Twitter sea de @TuAmada sí que aparezca en la bandeja de entrada, y además se marque como importante ¡para que no te lo pierdas bajo ningún concepto!

Es cierto que actualmente el propio Gmail ya te separa automáticamente las conversaciones de redes sociales, de compras y demás, pero es algo que puedes desactivar si eres de los que no les gusta que les digan que es importante y que deben omitir. Si al contrario os gusta que os organicen las cosas y os quiten trabajo, a lo mejor en lugar de Gmail deberíais usar Inbox, que es un modo distinto de gestionar el correo de Gmail.

La gestión de los filtros la puedes realizar desde la configuración, pero para empezar a crear un filtro puedes usar una opción que encontrarás en los correos que dice “Filter messages like this”, que te permitirá crear un filtro de un modo sencillo y que una vez cojas soltura puedas ir creando filtros más y más avanzados para gestionar tu correo automáticamente.

Tareas

Las tareas de Gmail son un gran desconocido, puede que porque no son un elemento especialmente bien integrado. Las tareas se pueden ver en el dashboard del correo como una ventanita desplegable que surge de la esquina inferior derecha. También se pueden ver en el calendario como una barra lateral e incluso se puede acceder a una versión pensada para móviles.

Lo que permiten es, no sólo tener tareas que metas a mano y ponerlas fecha de cuando deben estar terminadas o gestionarlas en distintas listas, si no que también te permite convertir un correo en una tarea (como se puede ver en la imagen superior). Por desgracia, no es una opción que se pueda encontrar en la versión móvil de Gmail y sólo se puede hacer desde su versión web (aunque yo no haya encontrado una forma funcional de convertir correos en tareas desde la app de Gmail de Android, lo mismo existe).

Apps externas

Hay multitud de aplicaciones externas que tienen efectos sobre Gmail, aunque yo tengo atesoradas algunas que uso continuamente:

Gmail Meter

Gmail Meter es una web app a la que una vez que le das acceso, una vez al mes examina tus correos y te manda un report con información. “¡Otro correo más! Yo lo que quiero es tener menos correo” estarás pensando. En el informe que te manda no sólo te indica los correos que has enviado y recibido y cuando lo haces más o menos, si no que además te da otras informaciones, como horas en las que has estado activo, tiempo que tardas en responder y en que te respondan, o número de palabras que usas en los correos que mandas por ejemplo.

Me parece una fuente de información treméndamente útil, ya que te sirve para mentalizarte de que a lo mejor no hace falta que respondas todos los correos inmediatamente y que no pasa nada porque pasen unas horas ¡o incluso un día! O que a lo mejor te enrollas más de la cuenta en los correos, y deberías intentar ser más concreto.

Por ejemplo en mi mes de diciembre -que ha sido un mes muy tranquilo-, sólo el 10% de los emails que he recibido iban directamente dirigidos a mi (el resto eran listas, publicidad, newsletters, etc.), también se ve que mis horas de envío ya han sido mucho más razonables y no he estado ajetreado por las noches y que aun tengo que mejorar en lo de “descansar el fin de semana”. Otro dato curioso es que he mejorado mucho en mi concreción y más del 60% de mis correos tienen menos de 30 palabras, con lo cual puedo presuponer que no sólo he ahorrado mi tiempo, si no que también se lo he ahorrado a otros.

Unroll.me

Unroll.me es una fabulosa webapp que, como la anterior, también te manda un correo de esos que te ahorran tiempo. Una vez que le das permiso para acceder a todo tu correo, te muestra todas las listas y newsletters que recibes (en mi caso, en diciembre, el 90% de lo recibido) y te permite filtrarlas para dejar de recibirlas, seguir recibiéndolas o juntarlas todas en un email diario, de tal modo que en vez de recibir montones de correos con cosas que aunque te interesan no son importantes, sólo recibes uno.

En mi caso, para que os hagáis una idea, mantengo en mi bandeja de entrada 12 listas, he metido en el rollup (ese correo diario) 84, y me he “dado de baja” de 217. Lo de dar de baja va entre comillas porque no es como esa funcionalidad que tiene Gmail para intentar darte de baja de listas, si no que lo que hace es simplemente filtrarte los correos y archivarlos para que no te lleguen a la bandeja de entrada, pero les sigues pudiendo ver bajo la etiqueta “Unroll.me”.

GNotes

GNotes es una app que yo uso en Android aunque también está disponible para iOS y como extensión de Chrome. Es una app de notas muy sencilla, que nada tiene que ver con maravillas como Evernote, pero en mi caso por ejemplo tomo poquitas notas, y no necesito virguerías, pero si que me gusta tener todo centralizado en mi bandeja de Gmail, GNotes es ideal. Te permite tener sincronizadas todas tus notas en tu buzón de correo, bajo la etiqueta Notes, de tal modo que siempre que tengas acceso al correo, siempre tendrás acceso a eso que te comento Fulanito que tenías que mirar.

Tasks Free

Esta es, simplemente, la mejor app gratuita para gestionar las tareas de Gmail que os comentaba en el apartado anterior.

Hay muchas apps, pero esta te permite acceder a todo sin limitaciones y tiene además una versión de pago si prefieres no ver publicidad.

Extensiones de Chrome

Hay muchas apps y extensiones de Chrome que interaccionan con Gmail, que se pueden encontrar haciendo una simple búsqueda en la Store.

Hay muchas que son similares. Yo os voy a mencionar cuatro que uso o he usado y que son muy potentes a la hora de mejorar nuestra experiencia de usuario, y que cubren dos puntos principales: el seguimiento de las conversaciones y la información relativa al remitente.

Rapportive

Esta extensión de Chrome hace algo muy sencillo que cualquiera puede hacer manualmente (y que yo personalmente he hecho muchas veces), pero lo hace de un modo eficiente y automático sin que tengas que hacer nada.

Con ella, cuando abres un correo en Gmail, aparece una barra lateral en la que te muestra la información del remitente del correo en LinkedIn. De este modo, tienes accesible con un vistazo quien es, de que empresa es, o cuales son sus especialidades, etc.

Es algo básico y conciso que puede ser muy interesante para todo aquel que use Gmail profesionalmente.

FullContact

FullContact for Gmail es una extensión similar a la anterior, pero con “vitaminas”. Depende de cual sea nuestro entorno profesional, puede que no todos nuestros contactos estén en Linkedin, o directamente puede que no usemos Gmail para el trabajo, pero nos guste tener esta información extra para nuestras comunicaciones personales.

Con ella, además de la información de Linkedin, la obtendrás de otras redes sociales, y además te permite organizar tus contactos de Gmail, actualizándolos con la información que obtenga de sus redes sociales, o fusionando duplicados, algo que nos permite optimizar nuestras agendas que se pueden volver muy caóticas si empiezas a tener tres contactos distintos para la misma persona.

MailTrack

Esta es una extensión a la que le tengo cariño, pues no sólo me parece muy útil, sino que además es de unos emprendedores españoles que lo están haciendo muy bien.

Su función es muy concreta, te permite dar un seguimiento a los correos que mandas, de tal modo que te enteres (en la mayoría de los casos) de si han sido leídos o no.

Eso de tener el doble check que todos conocemos de Whatsapp en Gmail es muy útil, para no estar preguntándonos si Fulanito ya habrá leído tu correo con el presupuesto, o Menganita ya ha recibido tu email de amor.

Streak

Esta es también, como la anterior, una extensión de seguimiento, pero no se la recomendaría a nadie que no haga un uso muy grande y profesional de Gmail.

No sólo informa cuando un correo se ha leído, si no que también te permite postergar la recepción de un correo haciendo que vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada dentro de unas horas, o escribir un correo y programarlo para que se envíe a una hora más decente y que así nadie se entere que eres un zombi adicto al trabajo.

Esto está muy bien, pero lo más “hardcore” que tiene y que más me ha gustado y sorprendido es la posibilidad de organizar tus correos en buzones y meter esos buzones en una especie de tablas kanban que están pensados para distintos fines como por ejemplo: contratación, organización de bodas, bug tracking, elaboración de artículos; o los que yo uso: Sales y Career Search. Estos son algunos, pero además de tener más, puedes crearte tus propios “Pipelines” que es como llaman a esta especie de tableros de organización.

Como es natural, tiene versiones de pago que te dan más y te permiten más, pero con la versión gratuita ya puedes cambiar completamente el modo en que trabajabas con Gmail e incluso trabajar en equipo si no eres un caballero solitario.


Hasta aquí los elementos principales que definen mi Gmail y hacen que sea distinto al tuyo, pero… ¿tú tienes algún truco en la manga que mejore la usabilidad de Gmail o tu productividad con él? Soy todo oídos.