Comment automatiser le rapport d’un prévisionnel financier : Qonto + Zapier + Google Sheets
Entrepreneurs, CFO ou freelances, ne vous laissez plus surprendre par l’état de vos finances par rapport à vos prévisions.
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Bonjour,
Je m’appelle Thomas Jeanneau. Je suis labellisé Expert Zapier et j’ai fondé l’agence d’automatisation et de formation Essentiel. Je serai votre professeur pendant toute la durée de ce tutoriel.
Si vous avez la moindre question, envoyez-moi un message sur Twitter (@t_jeanneau). Ce sera un plaisir de vous aider dans la mise en place de votre prévisionnel financier avec Qonto, Google Sheets et Zapier.
Les prérequis nécessaires à cette automatisation
Un compte bancaire avec une API : Qonto
Un prévisionnel financier : Google Sheets
Un outil d’automatisation de processus : Zapier
Étape 1 — Le déclenchement journalier via Zapier
Pour commencer, définissons l’heure de la semaine à laquelle notre rapport financier sera envoyé.
Un compte Zapier payant sera nécessaire à terme, mais vous pouvez déjà tester ce tutoriel avec l’essai de 2 semaines.
Dans cet exemple, nous allons configurer l’application de déclenchement Schedule by Zapier pour le vendredi à 18h.
Dans ce tutoriel, les cercles rouges correspondent à l’action “écrire” et les cercles bleus à l’action “cliquer”.
1.1 Création d’un compte Zapier
1.2 Création du Zap
1.3 Choix de l’application Schedule by Zapier
1.4 Choix de la fréquence de déclenchement
1.5 Choix du jour et de l’heure
1.6 Test de l’étape
Étape 2 — Le formatage du mois pour l’API Qonto
Nous allons ensuite chercher à récupérer les transactions de Qonto. Cependant, nous ne souhaitons pas tout prendre, uniquement les transactions du mois actuel.
Pour cela, nous devrons mettre en place un filtre lorsque nous utiliserons l’API de Qonto.
Ce filtre a besoin du numéro du mois à un format particulier : 1 doit devenir 01. Nous allons formater ce numéro à partir des données de l’étape précédente pour créer la bonne requête.
2.1 Ajout d’une étape
2.2 Ajout de l’application Formatter by Zapier
2.3 Choix du type de formatage
2.4 Choix de la méthode de formatage
2.5 Test du formatage du mois
Étape 3 — La récupération des transactions via l’API de Qonto
Maintenant que nous avons notre mois au bon format, nous allons pouvoir utiliser l’API de Qonto pour récupérer toutes les transactions du mois actuel.
Cette partie est la plus technique du tutoriel. Nous allons en effet utiliser ce que l’on appelle un webhook afin de connecter Zapier à Qonto.
Ce n’est pas grave si vous ne comprenez pas tout, l’idée est que vous arriviez à le faire fonctionner.
Pour cela, vous allez avoir besoin de votre IBAN, de votre identifiant (aussi appelé “slug”) et de votre clé secrète disponible dans vos paramètres Qonto.
3.1 Ajout d’une étape
3.2 Sélection de l’application Webhooks by Zapier
3.3 Sélection du type de requête à l’API
3.4 Configuration de la requête à l’API
3.5 Test de la requête
Étape 4 — La récupération du prévisionnel financier via Google Sheets
Nous avons pu récupérer la liste des données de nos transactions Qonto. Cherchons maintenant à récupérer le prévisionnel financier du mois actuel, ici 10 625 €.
Pour cela, nous allons procéder en deux étapes.
Dans un premier temps, nous allons chercher à récupérer la ligne du prévisionnel qui correspond à l’année actuelle.
Dans un second temps, nous allons récupérer le mois du prévisionnel qui correspond à notre mois actuel.
Ici, les XXXXX ne sont là que pour masquer certaines données.
4.1 Sélection de l’application Google Sheets
4.2 Sélection de l’action Lookup Spreadsheet Row
4.3 Sélection du compte Google Sheets
4.4 Configuration de la recherche d’une ligne Spreadsheet
4.5 Test de la recherche
Étape 5 — La sélection du mois dans le prévisionnel financier
Nous avons bien la liste des prévisionnels des différents mois de 2019. Récupérons maintenant le prévisionnel du mois de mai.
Pour cela, nous allons utiliser l’application Formatter by Zapier où nous ferons usage de la fonction Lookup Table.
Cette dernière va nous permettre de lier le numéro de chaque mois à une colonne spécifique du prévisionnel financier.
Ici, le numéro 5 du mois de mai va nous retourner le prévisionnel correspondant, à savoir 10 625 €.
5.1 Sélection de l’application Formatter by Zapier
5.2 Sélection des fonctions utilitaires
5.3 Sélection de l’utilitaire Lookup Table
5.4 Configuration de la sélection du mois
5.5 Test de la sélection du mois
Étape 6 — Le calcul des débits, des crédits et de la différence du mois
Parfait ! Nous avons toutes les données qu’il nous faut, à savoir les transactions bancaires de Qonto et le prévisionnel du mois actuel.
Il est temps d’effectuer les calculs qui pourront nous indiquer les débits et les crédits du mois ainsi que la différence entre le prévisionnel financier et l’état des finances actuelles.
Pour optimiser notre automatisation, cette partie nécessite du code. Vous pourrez retrouver le code source en cliquant ici afin d’effectuer un simple copier / coller.
6.1 Sélection de l’application Code by Zapier
6.2 Sélection du langage JavaScript
6.3 Configuration des variables Javascript
6.4 Calcul des débits, crédits et de la différence
6.5 Test du code
Étape 7 — La diffusion du message sur Slack
Excellent ! Nous avons maintenant toutes les données nécessaires au rapport, il ne nous reste plus qu’à construire notre message.
Pour cette étape, nous allons utiliser l’intégration Slack de Zapier. Il est néanmoins possible de réaliser la même chose avec l’intégration Gmail ou l’application Email by Zapier.
À vous de choisir ce qui vous convient le mieux. Vous pouvez également changer le contenu du message pour le personnaliser à votre goût.
7.1 Sélection de l’application Slack
7.2 Sélection de l’action Send Channel Message
7.3 Sélection du compte Slack
7.4 Configuration du message
7.5 Test du message
7.6 Activation du Zap
Résultat
Bravo !
Vous venez d’automatiser votre propre rapport prévisionnel. Vous ne vous ferez plus surprendre par l’état de vos finances par rapport à vos prévisions.
Pour aller plus loin, il est possible d’améliorer cette automatisation afin de :
- remplacer Qonto par n’importe quel compte bancaire avec Bridge, l’API de Bankin’,
- mettre à jour automatiquement le prévisionnel,
- détailler et résumer les débits et les crédits.
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