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13 conseils d’experts pour créer des routines de travail efficaces

Apprenez les astuces les plus efficaces pour gérer votre vie au quotidien.

Onur Karapinar
Feb 5, 2018 · 10 min read

Temps de lecture estimé : 7–8 minutes

Devriez-vous répondre à ce courriel ou répondre à votre appel ? Répondre aux besoins des autres ou définir activement votre propre agenda ? Quand il s’agit de travail créatif, chaque décision, chaque jour, compte.

Sous la direction de Jocelyn Glei, directrice et rédactrice en chef de 99U, Manage Your Day-To-Day rassemble une collection d’idées de 20 experts créatifs dans divers domaines. Ce livre présente les astuces qu’ils utilisent personnellement pour gérer leur temps, créer des routines de travail efficaces et nourrir leur créativité.

Dans cet article, je vais vous présenter quelques principes et techniques à adapter dans votre vie quotidienne pour tirer le meilleur parti de votre temps et de votre énergie.

Bâtir une routine solide

Faites votre travail de création le plus significatif au début de votre journée, et laissez un « travail réactif »— comme répondre à un e-mail ou à d’autres messages — pour plus tard.

Voici quatre éléments de base à suivre pour construire une routine quotidienne :

  1. Commencez avec le rythme de vos niveaux d’énergie. Si vous travaillez mieux le matin, dédiez ce temps à votre travail le plus important.
  2. Établissez des « déclencheurs associatifs » qui vous indiquent qu’il est temps de se mettre au travail. Ex : écouter la même musique ou organiser votre bureau d’une certaine façon.
  3. Gérez la liste des choses à faire en limitant vos tâches à ce que vous pouvez faire sur une note post-it.
  4. Établissez des limites dans votre journée. Quand commencez-vous et terminez-vous votre journée de travail ? Par exemple, lorsqu’il la nuit tombe, vous pouvez couper votre ordinateur afin de vous adonner à des activités réelles pour favoriser un bon sommeil réparateur (lire, dessiner).

Lorsque vous travaillez sur des projets créatifs, beaucoup de gens pensent qu’ils ne peuvent pas travailler tous les jours parce qu’ils n’ont pas assez d’inspiration. Ce n’est pas vrai !

Engagez-vous à travailler sur votre projet à des intervalles réguliers (même une demi-heure), idéalement tous les jours, pour laisser le projet s’installer dans votre vie quotidienne. Vous vous laisserez inspirer même dans des situations complètement différentes. Les idées peuvent apparaître lorsque vous vous y attendez le moins.

La fréquence facilite le démarrage d’une tâche chaque jour, garde les idées fraîches, éloigne la pression et stimule la créativité. Faire des progrès constants vers un but est le meilleur moyen de maintenir la productivité.

De plus, travailler régulièrement réduira grandement la pression qui accompagne le travail créatif. Bien sûr, il y aura toujours des jours où vous aurez l’impression de ne rien faire. Cependant, travailler tous les jours évite l’inquiétude.

Nos corps suivent ce qu’on appelle un rythme circadien, par lequel nos niveaux d’énergie croissent et décroissent tout au long d’une période de 24 heures. Ces rythmes nous rendent plus efficaces le matin et nous devrions donc réserver ce temps pour des tâches importantes ou difficiles.

Mieux vaut donc passer la première partie de votre journée à travailler sur votre tâche la plus importante ou la plus difficile qui contribuera à vos objectifs à long terme.

Une approche rythmique consiste à travailler intensément pendant une période donnée (90 minutes est le maximum) et de prendre des pauses pour se détendre et recharger vos batteries. Assurez-vous de dormir suffisamment la nuit et n’ayez pas peur de prendre régulièrement des pauses de 5 à 10 minutes pendant la journée.

Assurez-vous de passer du temps seul chaque jour. C’est un moyen d’observer des habitudes improductives et des processus de pensée, et de calmer votre esprit. Cela vous permet de déterminer ce qui compte vraiment et de libérer votre voix créative.

Bloquez un peu de temps tôt le matin quand les autres sont endormis ou entrent tôt dans le bureau. Méditez. Cela vous permet de mieux contrôler vos pensées et de ne pas se laisser distraire par elles.

Trouver de la concentration dans un monde de distraction

Bloquez le temps pour la pensée créative ou une tâche spécifique et défendez-la. Si vous avez besoin de deux heures pour effectuer une tâche, marquez-la sur votre calendrier comme vous le feriez pour n’importe quelle autre réunion ou rendez-vous, et traitez-la de la même manière. C’est aussi une bonne idée d’utiliser un environnement différent pour cette pensée créative.

Des études montrent que la seule fois où vous pouvez efficacement effectuer plusieurs tâches simultanément, c’est lorsque vous effectuez des tâches automatiques comme la marche. Pour les activités nécessitant une attention consciente, il n’y a que la commutation de tâches.

Mieux vaut alors éteindre votre téléphone, votre messagerie électronique et toutes les applications sans rapport avec votre tâche. Ignorer les distractions ne suffit pas, nous devons les supprimer. Le contrôle de soi, notre capacité à résister aux distractions, diminue à mesure que la journée avance.

En psychologie, la compulsion désigne une force intérieure qui pousse impérieusement le sujet à accomplir certains actes et à laquelle il ne peut résister sans angoisse ni culpabilité.

Souvent, nous prenons de mauvaises décisions involontairement. Par exemple, la plupart des gens se mettent au travail et consultent leurs courriels en premier pour faire croire qu’ils travaillent.

Le courriel est tellement tentant parce que nous pouvons littéralement tirer le bouton d’actualisation et souvent quelque chose d’excitant surgira. Au lieu d’ouvrir votre courriel, laissez cela à plus tard.

Une façon de combattre nos compulsions est de rendre visible les progrès. Avec le courrier électronique, c’est facile, car vous pouvez voir toutes les réponses. Mais avec la résolution de problèmes, vous réfléchissez peut-être 30 heures avant que l’idée vous vienne et vous n’ayez pas l’impression de progresser.

Marquer les progrès est une énorme motivation pour les projets à long terme. Rendez vos réalisations quotidiennes visibles en mesurant vos progrès ou en tenant un journal quotidien.

Utilisez des distractions positives pour vous aider à ignorer les distractions négatives (par exemple les médias sociaux ou les courriels).

Par exemple, définissez un temps limite pour voir à quelle vitesse vous pouvez faire une tâche ou récompensez-vous avec 3 minutes de temps sur les réseaux sociaux en récompense d’un travail ciblé.

Entraînez-vous à renforcer votre volonté pour vous aider à ignorer les distractions négatives.

Par exemple, améliorez votre posture, dites « oui » au lieu de « ouais », brossez-vous les dents avec la main opposée. Tout ce qui peut vous défier est comme soulever un haltère pour renforcer le muscle de votre autodiscipline.

Aujourd’hui, quand une réunion, un film ou une conférence arrive à son terme, nous nous connectons immédiatement aux réseaux sociaux pour voir ce qui se passe.

Faites une pause dans la vérification de votre téléphone pendant les moments de transition, et ouvrez-vous à l’opportunité et la sérendipité.

Prenez le temps de voir comment vous vous sentez, soyez dans le présent et discutez avec quelqu’un que vous ne connaissez pas. Vous serez surpris de découvrir tous les secrets que vous pouvez débloquer dans votre esprit et autour de vous.

Pensez à la dernière fois que vous avez vérifié votre téléphone : connaissez-vous la raison exacte pour laquelle vous l’avez fait ?

La plupart des gens ne le font pas — ils prennent distraitement leurs smartphones, surfent sur le Web et consulte Facebook sans raison particulière, et cela est particulièrement vrai pour les réseaux sociaux.

Un bon moyen de vous empêcher d’être absorbé par la technologie est de réfléchir consciemment aux raisons pour lesquelles vous utilisez les réseaux sociaux chaque fois que vous l’utilisez.

Nous avons tendance à nous connecter habituellement sur les réseaux sociaux chaque fois que nous nous ennuyons, à la recherche d’une distraction. Le problème avec ceci est que nous ne savons jamais quand il est temps de s’arrêter et de passer à autre chose.

Soyez conscient lorsque vous vous connectez aux réseaux sociaux en clarifiant votre intention. Être attentif vous permet de vous engager de manière authentique et réduit notre dépendance à la connexion qui peut autrement limiter notre efficacité et notre capacité à être présents.

Pour lutter contre cela, gardez en tête que la connexion sur les réseaux sociaux devrait toujours être intentionnelle et non compulsive. Est-ce que j’y vais pour apporter de la valeur ? Ou est-ce que je me connecte parce que je me sens seul ou ennuyé ? Distinguez les comportements compulsifs et conscients.

Vous pouvez vous connecter pour partager un article que vous avez écrit, mais assurez-vous de vous déconnecter après. De cette façon, vous pouvez continuer votre vie réelle au lieu d’être absorbé par ce qui se passe sur Facebook.

Dans la plupart des domaines de notre vie, nous avons appris à filtrer et à sélectionner. Mais dans le sens numérique, nous sommes encore très inexpérimentés. Il est temps de s’ouvrir à l’idée de l’informatique consciente.

Des études ont montré que beaucoup de gens retiennent leur souffle ou leur souffle de façon très superficielle lorsqu’ils sont assis devant un écran. Ce manque d’oxygène contribue à de nombreuses maladies liées au stress.

Le corps devient acide, les reins commencent à réabsorber le sodium et le déséquilibre de l’oxygène et du dioxyde de carbone rejette notre biochimie. Tout cela conduit à une moins bonne concentration sur la qualité et à la prise de décision.

Dans cet esprit, il est important de pratiquer une respiration profonde appropriée et de prendre conscience des moments où vous opérez en pilotage automatique.

Le bureau debout peut être un excellent moyen de libérer le corps des contraintes d’une chaise et d’encourager une respiration plus saine lorsque vous utilisez l’ordinateur.

Affiner votre esprit créatif

Une trop grande importance accordée à la perfection peut entraîner une énorme quantité de stress qui peut vous faire hésiter à entreprendre sur de nouveaux projets ou pire encore, vous faire abandonner vos activités créatives en raison du stress physique, mental et émotionnel que cela provoque.

Ironiquement, le perfectionnisme peut inhiber votre capacité à atteindre votre plein potentiel. L’astuce pour surmonter cela est de reconnaître qu’il n’y a pas de temps idéal pour démarrer un nouveau projet.

Au lieu de passer en revue tous les détails, reconnaissez la quantité de temps allouée à un projet et les étapes à suivre pour les terminer, et répartissez également votre temps entre ces étapes.

Au même moment, gardez à l’esprit que vous faites de votre mieux avec le temps donné et que vous passez une éternité à essayer d’améliorer chaque élément jusqu’à ce qu’il soit parfait.

En lâchant prise sur le perfectionnisme et en acceptant les imperfections, vous êtes en mesure de faire un travail de bien meilleure qualité. Il n’y a pas de moment idéal pour commencer à créer, acceptez les imperfections.

Lorsque vous êtes bloqué et que vous souffrez d’un blocage créatif, souvenez-vous que cela arrive aux pros tout le temps et essayez de penser à ce qui cause le problème. Les problèmes les plus courants sont :

  1. La panne d’inspiration. Cela peut être résolu en prenant une pause pendant un certain temps et en laissant votre subconscient trouver la réponse.
  2. Les barrières émotionnelles. Donnez-vous la permission d’écrire, de dessiner ou d’exprimer ce que vous aimez, sans vous préoccuper des opinions des gens. Une fois la première ébauche terminée, vous pouvez affiner votre travail.
  3. Les motivations mixtes. Une fois l’accord conclu, éliminez toutes les motivations et concentrez-vous uniquement sur le travail.
  4. Les problèmes personnels. Utilisez votre travail comme un refuge et donnez-vous le crédit de vous présenter et de faire un peu de travail, même si ce n’est qu’une petite quantité.
  5. La pauvreté. Fixez-vous le défi créatif de faire le maximum avec ce que vous avez ; que ce soit le temps, l’énergie ou l’argent.
  6. Les problèmes de présentation. C’est là que la créativité se confond avec la communication. Les idées sont la monnaie du XXIe siècle. Vous devez être capable de communiquer vos idées, alors renforcez vos compétences de présentation.

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