3 erreurs que les entreprises commettent et qui détruisent toute collaboration

Snap, Ping, Slack, Post …

Non ce n’est pas le son de vos céréales dans le fond du bol…

C’est le son de la communication dans le lieu de travail actuel. Le paysage de la communication au travail est en train de se transformer en un réseau complexe de courrier électronique, d’outils de collaboration et de plateformes de médias sociaux. Les employés sont quotidiennement bombardés de mails, de messages instantanés, de Skype et de chatbots.

Alors que les entreprises continuent de se concentrer sur l’innovation et la rapidité de mise sur le marché, leurs organisations deviennent de plus en plus matricielles. Ces environnements rendent la communication entre les services encore plus difficile.

Et pourtant les études font un lien direct entre une bonne communication et l’engagement au travail, et les entreprises reconnaissent l’importance d’une communication efficace en équipe.

Les sociétés dépensent des millions pour l’achat et la mise en œuvre d’outils de collaboration pour leurs employés, souhaitant ainsi augmenter leur productivité grâce à des communications facilitées et plus efficaces.

Collaborer dans l’environnement de travail

Aujourd’hui, les employés passent leurs journées sur Outlook, ou à “Skyper” leurs collègues, créer des documents sur Google Docs …

Dans même temps, ils passent au crible des centaines d’e-mails, répondent à des SMS et des appels téléphoniques.

Les outils de collaboration donnent aux entreprises l’espoir d’une main-d’œuvre plus productive et plus engagée. Ils apportent également des compétences différentes aux employés.

De nombreux employeurs ne réalisent pas à quel point le fait d’être accessible à tout moment de la journée de travail, de jongler avec plusieurs applications et d’évoluer dans un environnement au rythme plus rapide peut avoir un impact sur les employés.

Certains collaborateurs peuvent trouver qu’il s’agit d’un changement rafraîchissant et même énergisant. Malheureusement, pour beaucoup, cela peut être source de confusion et de frustration car leur succès dépend maintenant de leur capacité à établir des relations, à communiquer et à travailler à travers une série de messages, de discussions et d’applications.

Cette confusion et cette peur peuvent provoquer une résistance et finalement conduire à un échec dans l’adoption de ces outils.

Pourquoi les entreprises se trompent ?

Avec ces énormes sommes d’argent, les employeurs auraient tout intérêt à opérer un changement. La bonne nouvelle est que de nombreuses entreprises le reconnaissent et tentent de le faire.

Malheureusement, une erreur courante commise par de nombreux employeurs est de sous-estimer l’effet de ces outils sur leurs employés.

La plupart des employeurs supposent à tort que le problème réside dans le manque de compétence technique et ils concentrent leur formation sur l’apprentissage de la technologie, limitant leur soutien aux guides de formation ou tutoriels proposés avec les logiciels.

Une bonne gestion du changement garantirait que des questions critiques soient posées, comme par exemple celle-ci :

“Quelles sont les compétences dont les employés ont besoin pour savoir qu’ils peuvent travailler efficacement avec ces outils ?”

Si les employeurs renforçaient leur soutien pour aider les employés à perfectionner seulement trois compétences supplémentaires lors du déploiement de ces outils de collaboration, ils constateraient non seulement une augmentation significative de l’adoption des outils et des gains de productivité, mais également une nette amélioration de l’engagement de leurs collaborateurs.

1. Développer son réseau et ses relations

Démontrer de bonnes compétences interpersonnelles et établir de véritables relations avec les employés de toute entreprise est particulièrement important dans un environnement collaboratif ou virtuel.

Cela signifie que les gens doivent être en mesure de prendre l’initiative de nouer des relations en dehors du traditionnel échange en face-à-face de vive voix.

Savoir se connecter avec les gens, trouver des points communs et créer un climat de confiance avec le temps et des efforts.

Cet effort est largement amplifié lorsque l’équipe passe de quelques collègues à un réseau de dizaines de personnes liées par des outils de collaboration.

Aider les employés à élaborer des stratégies de réseautage et de renforcement des relations à l’aide d’outils de collaboration est essentiel pour leur permettre de s’adapter et de réussir dans ce nouvel environnement.

Lorsque les employés sont connectés, ils se sentent plus impliqués et plus enclins à utiliser leurs réseaux de manière créative pour améliorer leurs performances au sein d’une organisation.

2. Communiquer de façon très précise

La communication a toujours été l’un des facteurs les plus cruciaux de tout environnement de travail et continuera de l’être à mesure que des outils de collaboration seront mis en œuvre.

Ce qui va changer, c’est la vitesse à laquelle une personne exprime clairement ses pensées et sa capacité à gérer avec succès plusieurs canaux de communication.

Avant l’apparition des outils de collaboration, les gens proposaient leurs idées pendant les réunions. On avait ainsi un auditoire captif qui pouvait entendre le ton de la personne et observer son langage corporel.

Dans le monde des outils de collaboration, les personnes disposent de quelques secondes pour développer leur message de manière succincte et sur le ton voulu.

La clé d’une communication efficace consiste à comprendre son public afin de pouvoir adapter rapidement son message pour le séduire et avoir le plus d’impact possible.

Lorsque vous travaillez avec des personnes de cultures différentes, il est particulièrement important de comprendre comment les gens préfèrent communiquer et être informés.

Cela peut être plus difficile lorsque la majeure partie de la communication est écrite, ce qui m’amène au point 3…

3. L’art perdu de la communication écrite

De bonnes compétences en écriture sont indispensables en matière de communication.

Lorsque les gens interagissent avec leurs amis et leur famille par SMS et messagerie instantanée, il n’y a vraiment pas de règles. Les gens sont libres de dire ce qu’ils veulent, quand ils le veulent, avec peu de conséquences, voire aucune.

Dans ces contextes, le vocabulaire est réduit à une série d’acronymes, d’abréviations et de fragments de phrases. Le ton est décrit en utilisant des caractères d’argot et des émoticônes.

Pour cette raison, beaucoup de gens croient à tort que la valeur de la communication écrite a disparu, car la technologie influence considérablement la façon dont les gens communiquent.

Ces personnes ne pourraient pas être plus loin de la vérité !

Dans le monde des affaires, l’écrit est essentiel, mais il y a des règles… très spécifiques.

Si ces règles ne sont pas suivies, la crédibilité est ruinée et les performances diminuent.

En entreprise, votre communication écrite sur les outils de collaboration influence non seulement votre marque personnelle, mais elle peut aussi faire la différence entre le succès et l’échec.

Le vocabulaire, ça compte … la langue, ça compte … la ponctuation, ça compte …, et l’orthographe … et aussi la grammaire !

Il n’y a rien de plus gênant ou nuisible à votre crédibilité que des erreurs typographiques et grammaticales, surtout quand c’est votre principal mode de communication !

Cela peut être délicat lorsque vous vous fiez uniquement aux filets de sécurité tels que la vérification orthographique.

Fournir aux employés la possibilité de perfectionner certaines de ces compétences de base en écriture est un moyen simple et rentable de s’assurer que vos employés sont en mesure de réussir.

En conclusion

Bonne nouvelle : ces trois compétences ne nécessitent pas un ensemble de techniques entièrement nouvelles, mais plutôt une manière différente d’exécuter et de mettre à jour un ensemble de capacités existantes.

Les employeurs qui investissent davantage pour permettre aux employés de se concentrer sur ces compétences verront une population de collaborateurs plus confiante et engagée, équipée et prête à affronter le monde des outils de collaboration.

Ils seront plus aptes à s’adapter, à adopter et à tirer le meilleur parti des investissements de leur entreprise et encourageront également leur entourage à le faire.

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