4 principes essentiels pour manager son équipe avec simplicité et efficacité
Peu de managers deviennent des Elon Musk, avec une vision stratégique enthousiaste et stimulante.
Par contre, beaucoup de managers viennent grossir la cohorte des petits chefs, avec au bout du compte un double effet néfaste : le manager en burn-out d’un côté, et ses équipes démotivées de l’autre.
Et pourtant il suffit d’avoir les idées claires sur quelques principes simples pour construire une relation saine et stable avec ses collaborateurs, obtenir un travail bien fait et des résultats probants, et avoir une équipe constituée de personnes satisfaites et auto-motivées.
Pour reprendre la loi du 20/80 : 20 % de votre énergie et de votre temps suffiront à produire les 80 % d’une équipe très performante.
Libre à vous ensuite de vous épanouir dans un management davantage tourné vers le coaching, mais ce ne sera pas le sujet de cet article.
Ces principes simples évoqués précédemment, voici comment nous allons les décliner :
- Construire une relation de confiance
- Adapter son message à chaque personne
- Dégager du temps pour vous et votre équipe
- Déléguer et obtenir des résultats
Je m’appelle Matthieu Giovanetti, je suis issu du parcours plutôt classique classes préparatoires / grandes écoles d’ingénieurs. J’aurai 35 ans cette année, et cela fait maintenant 10 ans que je travaille dans le domaine de la Supply Chain dans de grands groupes de la distribution.
J’ai été amené à manager plusieurs dizaines de personnes, de tous âges et de toutes formations. Avec le temps je me rends compte que le métier de manager s’apprend avec l’expérience, mais surtout en l’exerçant avec humilité et bon sens au quotidien.
Je souhaiterais dans cet article vous donner quelques clés de lecture pour manager vos équipes avec simplicité et efficacité.
1. Construire une relation de confiance
Seuls les régimes totalitaires arrivent à monter suffisamment de barricades pour prévenir toute révolte en interne et tout contournement de la loi.
Vous n’êtes ni Staline ni Mussolini, et je ne crois pas que ce soit votre projet de vie ?
Pourquoi mettre en place des procédés de contrôle qui vont pourrir la vie de vos collaborateurs, les déresponsabiliser et les démotiver ?
Si c’est pour vous rassurer et vous donner le sentiment que les règles seront respectées, vous vous trompez. Une personne qui a décidé de contourner le système pour se rendre nuisible ne sera pas arrêtée par quelques procédés ici ou là, elle passera outre, point final.
De façon générale, les gens iront toujours vers la solution la plus simple pour eux, c’est naturel, vous n’y pouvez rien.
La solution la plus simple peut être celle avec laquelle ils sont le plus à l’aise, où ils ont leurs habitudes.
De toute manière, ce qui doit vous intéresser n’est pas le comment, mais le résultat : si le résultat correspond à ce que vous avez demandé, alors vous pouvez vous passer de regarder par quels moyens et comment votre collaborateur en est arrivé là, ce sont ses choix.
Concentrez-vous sur les résultats que vous exigez, et uniquement cela.
Maintenant que nous avons établi que la manière importe peu, vos collaborateurs se sentiront bien plus libres et motivés de décider par eux-mêmes de leurs actions au quotidien.
Pour aller encore plus loin dans la relation de confiance, il convient d’entretenir cette relation comme on cultive une plante : avec une fréquence régulière, toutes les semaines, de 30 minutes à 1 heure, et en tête-à-tête.
Pourquoi le tête-à-tête a-t-il son importance ? Ce qui compte principalement pour chacun de nous, c’est de se savoir pris en considération et écouté. C’est clairement cette individualisation de l’entretien qui va ancrer chez votre collaborateur le sentiment d’être une personne à part entière dans l’entreprise, qui contribue pleinement à l’activité de son service.
Pourquoi la régularité a-t-elle son importance ? C’est la clé pour montrer à votre collaborateur que votre relation compte vraiment. Si votre créneau d’une heure saute chaque semaine, la seule chose que vous démontrez c’est que votre relation importe peu, puisqu’elle passe après toutes vos priorités.
Vous devez instaurer un rendez-vous régulier, qui soit respecté chaque semaine, et qui soit votre priorité : vous pouvez quand même consacrer 30 minutes à chacun de vos collaborateurs chaque semaine.
Comment structurer cet entretien ?
C’est d’abord et surtout l’entretien privilégié de votre collaborateur avec vous : c’est lui qui parle et qui expose ses problématiques, par conséquent c’est à vous de l’écouter. Cette écoute est fondamentale dans la construction de la relation de confiance. Votre temps de parole ne commence qu’à partir du milieu de l’entretien, et c’est à partir de là que vous pourrez donner vos feedbacks, énoncer vos consignes, etc. Nous allons voir avec le principe suivant comment communiquer efficacement pour faire passer vos messages.
2. Adapter son message à chaque personne
Chacun de nous est différent, avec son histoire, ses modes de pensées, ses façons de fonctionner. Dans ce cadre-là comment peut-on servir la même soupe à tous les employés de l’entreprise ? C’est absurde.
Dans la gestion de l’information descendante, du comité de direction vers chaque collaborateur, votre rôle et votre valeur ajoutée seront d’individualiser l’information.
Dès lors votre mission va consister à comprendre comment chacun de vos collaborateurs fonctionne : aime-t-il le travail bien fait, est-elle une perfectionniste, lui plait-il de se mettre en avant, a-t-elle besoin de l’approbation de ses collègues ?
Il ne s’agit pas de créer des étiquettes, mais plutôt de bien comprendre le caractère des uns et des autres, pour adapter votre message à chacune de ces personnalités.
Une personne qui a un profil de dominant va aimer que les choses soient dites clairement et que les objectifs soient chiffrés, là où une personne qui affectionne les relations amicales se retrouvera plus facilement dans des objectifs qualitatifs choisis par l’équipe. A vous de construire votre message pour qu’il fasse vibrer les cordes propres de chacun.
Dans tous les cas, vous devez chercher à parler à l’intelligence des gens en face de vous, qui sont tous à-même de comprendre là où vous voulez aller, si tant est que votre discours soit traduit dans leur langue propre.
Lors de vos points hebdomadaires, vous aurez donc à cœur de transmettre la stratégie de votre entreprise, soigneusement traduite pour chacun. Puis, pour donner vos consignes et objectifs, vous aurez préalablement structuré votre pensée et votre message, pour vous câbler correctement avec la personne en face de vous.
Vous aurez compris que ce n’est pas à l’autre de s’adapter à votre façon de manager, mais bien l’inverse. Pourtant on entend bien trop souvent des managers prétendre le contraire, et je pense sincèrement que c’est une erreur de point de vue fondamentale.
Pourquoi est-ce que je pense que c’est mieux ainsi ? Car vous ne pourrez pas changer votre collaborateur : amener quelqu’un à changer de personnalité relève d’un défi de psychothérapie, avec 10 ans sur le canapé au compteur… Vous n’avez pas ce luxe !
Avec votre traducteur en poche, vous voilà armés pour passer des messages aux petits oignons ! Encore faut-il maintenant que vous et votre équipe puissiez trouver le temps d’en profiter…
3. Dégager du temps pour vous et votre équipe
Le temps est une valeur précieuse, on a tous 24 heures par jour à mettre à profit, et dans votre rôle de manager, c’est vous le premier qui devez vous poser la question de l’organisation de votre agenda. Par nature, tout prend un certain temps, et ce temps se matérialise dans un agenda. En faisant figurer toutes vos actions en un seul et même endroit, vous pourrez voir comment sont constituées vos semaines.
On lit des centaines de choses sur la gestion du temps, clairement la littérature ne manque pas.
Pour ma part, en premier lieu je vous conseillerais le cheminement suivant :
- Faites votre agenda réel
- Repartez d’une page blanche
- Faites votre agenda souhaité, en ne prenant que les tâches à valeur ajoutée, celles qui vont vraiment avoir un impact pour votre travail.
Bien entendu tout ceci reste très théorique. Mais ce petit exercice devrait vous faire un électrochoc et vous faire réaliser qu’au moins la moitié de votre temps est accaparé par des choses totalement inutiles.
Ensuite, il est bon de rappeler avec bon sens les deux principes fondamentaux ci-dessous :
- Commencez votre journée en traitant vos actions qui vont vous faire avancer, le reste viendra après
- Travaillez sans dérangement
Pourquoi est-ce fondamental ? Si chaque jour vous faites au moins une de vos priorités, à la fin du mois vous aurez avancé sur un paquet de dossiers ! Et pour chaque grosse mission que vous avez à réaliser, je vous conseille de la découper en plusieurs sous-tâches réalisables en 1 à 2 heures, que vous aurez le temps de traiter chaque matin.
Pour le travail sans dérangement, vous aurez remarqué que vous êtes plus efficace en étant concentré qu’en étant distrait toutes les minutes par un coup de téléphone, un mail, un collègue qui tape à votre porte, etc.
Dans la mesure du possible, faites votre créneau de 2 heures de concentration du matin dans un bunker : en ayant réservé une salle de réunion pour vous seul, chez vous en télétravail, en fermant votre boite mail, bref tout ce qui peut être une source de travail discontinu.
Votre nouvel agenda doit comporter des plages de temps qui seront uniquement consacrées à vous et vos priorités. Ancrez ces plages de façon récurrente et routinière, pour que votre entourage, collègues et collaborateurs, s’habituent petit à petit à ce nouvel état de fait.
Rassurez-vous, bien que cela puisse choquer au départ, je vous garantis qu’après quelques semaines plus personne ne trouvera cela hors de propos.
En plus de ces créneaux personnels, votre agenda devra désormais comporter un créneau de 30 minutes à 1 heure pour chacun de vos collaborateurs, si possible plutôt en début de semaine.
Bien sûr cela n’exclut en rien la nécessité de faire d’autres points par ailleurs sur des sujets urgents, ou lors de comités de pilotage réguliers. Par contre, vous devez insister sur le fait que lorsque vous êtes en point pour vous, et bien vous n’êtes pas là.
Entre cette injonction et les points en un-à-un hebdomadaires, cela va drastiquement réduire les interactions que vous aviez avec votre équipe, et c’est un point positif. En effet, cela va forcer chacun à concentrer et regrouper ses demandes à votre égard en un minimum de choses.
Pour le reste, votre collaborateur devra faire seul, et prendre ses responsabilités. Et c’est ici qu’on touche la grande force de votre nouvelle manière de faire : vous avez construit une relation de confiance, vos messages passent bien, vous êtes moins sollicité, et vos collaborateurs gagnent en autonomie et en responsabilisation !
4. Déléguer et obtenir des résultats
Pas la peine de se cacher derrière nos petits doigts, nous ne sommes pas employés dans une entreprise pour regarder pousser les fleurs.
Notre mission est d’obtenir des résultats, qui répondent aux objectifs fixés par le comité de direction, dans le but de dégager de la marge financière pour faire croître l’entreprise.
Dans cette optique, votre patron vous a confié le rôle d’encadrer une équipe, pour permettre à votre société d’obtenir ces résultats.
La vie d’une entreprise n’est pas figée : le comportement des clients change, les marchés évoluent, les concurrents innovent. Dans ce contexte, la stratégie de votre service devra s’aligner sur des challenges différents pour rester compétitive. Cela va se traduire par de nouvelles actions à mettre en place pour vos équipes : des actions avec une valeur ajoutée orientée dans le sens de la stratégie définie.
On rentre ici dans le cœur de votre boulot de manager : vous pourriez croire au premier abord que ces nouvelles actions viennent s’empiler sur toutes les actions que vous faisiez déjà tous les jours.
Et c’est malheureusement ce qui se passe dans les équipes mal managées : tout s’ajoute, sans véritablement de cohérence, on ne comprend plus ce qui est vraiment important, c’est le flou total pour vos collaborateurs qui perdent de leur motivation.
On pourrait penser que ces actions qui s’accumulent sont comme le champagne qu’on fait couler dans des coupes superposées, au bout d’un moment le champagne va couler sur la table quand ça déborde de partout !
Ce n’est pas ce qui va arriver dans une équipe correctement managée : votre rôle est de traduire convenablement ces actions dans les missions de chacun de vos collaborateurs, et en premier lieu dans vos missions personnelles.
Vos 8 heures de travail journalier ne sont pas extensibles et celles de vos équipes également : la seule variable d’ajustement c’est celle de la valeur ajoutée. Tout ce qui n’ajoute rien, tout ce qui ne tend pas vers la stratégie actuelle de votre entreprise doit être éliminé au profit de ce qui compte vraiment, et qui va vous permettre d’obtenir vos résultats.
Vous allez voir que toutes les pièces du puzzle vont s’assembler :
- Vous avez construit une relation de confiance avec chacun des membres de votre équipe
- Chacun de collaborateur est à-même de comprendre où va votre entreprise, car sa stratégie est correctement traduite par vos soins auprès de lui/elle.
- Vous-même et vos collaborateurs travaillez en bonne intelligence : ils sont responsabilisés et motivés, votre agenda vous permet une certaine flexibilité et en même temps vous alloue un temps régulier d’échange avec votre équipe.
- Lorsque de nouveaux challenges se profilent, vous êtes en mesure de les expliquer, de leur donner du sens, et de les traduire en actions concrètes auprès de votre équipe.
- En détaillant ces actions auprès de votre collaborateur, vous lui conférez le pouvoir de réalisation de ces tâches, c’est votre rôle de délégation.
- Parce qu’il/elle a compris là où se trouve la valeur ajoutée de ces missions, votre collaborateur va œuvrer dans le sens impulsé, et les actions à moindre valeur ajoutée ne seront plus exécutées.
- Les coupes de champagne ne débordent pas, le champagne ne coule pas par terre, vous et votre équipe êtes motivés et prompts à relever de nouveaux défis.
Tout ce que je décris ici n’a rien d’utopique. Par contre cela demande une réelle implication de votre part dans la mise en place de votre système de management.
Être manager ne se décrète pas, ni ne s’impose. On peut devenir un bon manager en étant bien formé, mais malheureusement ce n’est pas souvent le cas, car on se retrouve parachuté manager sans réelle formation ni boite à outils.
En construisant une relation de confiance avec votre équipe, basée sur l’intelligence de chacun, orientée dans le sens de stratégie de votre entreprise qui sera traduite individuellement, vous pourrez dès lors déléguer et confier les actions qui ont une réelle valeur ajoutée pour votre société.
Dès lors, vous serez en mesure d’obtenir des résultats probants, en n’usant pas moralement et physiquement vos équipes, mais au contraire en insufflant une motivation au quotidien.
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Vous pouvez retrouver sur mon blog https://simplementdanslebonsens.wordpress.com plusieurs conseils de bon sens pour prendre simplement du recul sur votre travail.
