7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation
En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, on est obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”.
En effet, lorsqu’on se lance dans l’animation d’une réunion, d’une formation ou d’une quelconque activité, on a, qu’on le veuille ou non, une durée de temps limité.
Je vais partager avec toi aujourd’hui mes tops astuces qui me permettent de bien gérer mon temps et de réaliser mes tâches et mes objectifs dans le temps qui m’a été donné, voir même parfois de finir avant l’heure prévue et donc être apprécié non seulement comme “super animateur” mais aussi comme “super animateur qui nous a libéré à 16h et qu’on adore !”
- Commencer à l’heure
On n’y pense pas hein ? Et pourtant, tout commence au commencement (comme le temps). Si t’es sensé commencer à 9h et qu’à 9h45 t’es encore en train de dire à tes participants “on attends encore 10 minutes pour qu’il y’ai plus de monde et on commence”, c’est que t’as déjà perdu 45 minutes gratuitement sur ton programme et qu’en plus, tu envisages d’en gaspiller encore 10 en toute tranquillité, j’admire ta bravoure. Commencer à l’heure te donne non seulement le contrôle sur ton temps, mais envoi en plus un message très clair et précis sur ton attachement à cette valeur (oui, pour moi, le respect du temps est une valeur). Car rappelons le, en tant que super animateur, tu veilles à ton autorité et à ton exemplarité et quoique de plus exemplaire que de respecter ceux qui sont venus à 9h et donc de commencer avec eux ? Oui, il faudra être flexible et parfois s’adapter aux circonstances, commencer 10 minutes en retard parce qu’un cas de force majeur a retardé 60% du groupe ou qu’un contretemps flagrant bloque le début de la formation/réunion (salle fermée…), mais dans la majorité des cas, il faut commencer toi même par être ferme et intransigeant et de veiller à débuter à l’heure prévue, histoire de donner le ton et d’influencer positivement. Un collègue qui vient en retard et qui trouve qu’on a déjà commencé, se fait discret et s’engage à faire des efforts pour la prochaine fois. Un collègue qui trouve qu’on l’a attendu, demande 5 minutes pour préparer son café et sera encore plus en retard la prochaine fois, car il sait qu’on va l’attendre de toute façon.
- Découper le programme en blocs
Que ce soit dans ta tête ou concrètement sur ton méta-programme (si tu ne sais pas ce qu’est un méta-programme, je t’invite à télécharger l’ebook gratuit du Super Animateur et d’aller vers le super pouvoir de l’Organisation), tu dois imaginer que ton programme est divisé en plusieurs blocs horaires et que chaque bloc a une durée. De cette manière, tu peux en temps réel, savoir si tu es en avances ou si tu es en retard (avouons que dans la majorité des cas, on va plutôt être en retard). Une formation en une journée par exemple, pourrait être découpée en 4 blocs (deux blocs le matin séparés par une pause et idem pour l’aprés-midi), ainsi, si à la première pause, tu as fait tout ce qui devait être fait lors du premier bloc, tu es bon, sinon il va falloir apporter les ajustements nécessaires.
- Utiliser un timer
Tu l’as vue venir celle-là ? Pour gérer le temps, il faut avoir une montre ! Si si, je l’ai trouvé tout seul, car en tant que super animateur, j’ai tendance à jeter mon téléphone par la fenêtre au début de chaque activité (en effet, j’achète 2 téléphones par semaine, c’est mon droit) et il fallait donc trouver une alternative pour surveiller le temps sans garder mon téléphone à portée de main et j’ai du acheter une montre électronique dont j’utilise la fonction “compte à rebours”, rien de plus stimulant que d’avoir le sentiment qu’une bombe va exploser dans 5:26 et que j’ai intérêt à raccourcir mon anecdote sur comment mon chat m’a inspiré une diapo sur le leadership. Bref, avoir à portée de main un moyen de savoir combien de temps s’est écoulé ou combien de temps il reste, permettra à tout super animateur de devenir un… time master. Mais avec le temps et l’exercice, on finit un peu par se passer de cet accessoire, je recommande juste de vraiment bien se chronométrer jusqu’à ce qu’on arrive à la maîtrise.
- Prioriser les points à aborder
Dans la vie, rien n’est garantit, pas même le fait qu’on va réellement tout aborder. Au début d’une réunion, on va proposer un ordre du jour riche et ambitieux, parce qu’on y croit et parce qu’on a encore la naïveté du lundi matin. Mais au bout de 90 minutes, on se rend compte que Michel prend systématiquement la parole pour râler sur les lenteurs administratives de la compta et qu’à lui seul, il a du bouffer 40 minutes… il est clair et évident qu’on ne pourra jamais traiter tous les points avant 12h30… on aurait du commencer par les plus importants… et justement, c’est ce qu’il faut faire. Une fois que tu as la liste des éléments que tu veux aborder (exercices d’une formation, points à l’ordre du jour d’une réunion…) hiérarchise les par priorités, qu’est-ce qui selon toi est “incontournable” et qu’est-ce qui est “sacrifiable” ? Met les incontournables au début et balance les sacrifiables à la fin. De cette manière, tu as la garantie de traiter les points importants quoi qu’il advienne et qu’en cas de débordement, les points non abordés seront superflus, ça aurait été du “bonus” mais tant pis. Rien ne vaut l’essentiel.
- Se méfier des pauses
Je suis un grand défenseur des pauses, je crie haut et forte qu’une groupe ne peut pas rester cohérent et concentré au-delà de 90 minutes et qu’il faut donc systématiquement prévoir des coupures pour laisser les gens s’aérer l’esprit. Mais les pauses sont une arme à double tranchant. Si ils permettent en effet à Aurélie de fumer sa clope en derbiefant le dernier épisode de la Casa de Papel avec Nadir, cette petite discussion sympathique peut vite devenir passionnante et il sera difficile d’arracher nos tourtereaux pour leur rappeler qu’on a une formation à poursuivre. Une petite minute par ci, un petit retardataire par là, un groupe qui s’isole par là bas et une pause de 10 minutes devient une pause d’une demi heure et je ne compte pas le temps que les gens prennent pour reprendre leurs place, cesser de discuter et te remettre leur attention. Il faut donc planifier les pauses avec intelligence. Une astuce célèbre de bas marché, est d’annoncer toujours une pause plus courte (si dans ton programme à toi, tu penses que les participants ont besoin d’une pause de 15 minutes, tu dis “10 minutes de pause !” comme ça tu récupères tes 5 minutes qu’ils vont perdre à revenir à la salle, pas bête hein ?)
- Responsabiliser des participants
Justement, l’une des meilleures manières de gérer les pauses tout en exploitant le super pouvoir “Anneau de la participation”, est de faire appel au groupe pour t’aider à gérer le temps. Désigne par exemple un “maître du temps” dont la responsabilité et de faire des rappels quand il faut faire des pauses, il peut t’annoncer 5 minutes avant, ce qui t’épargnera de regarder ta montre comme un frénétique transpirant. Tu peux aussi désigner deux volontaires qui auront pour responsabilité de rabattre les gens vers la salle après les pauses. C’est doublement efficace car tu partages tes responsabilités ce qui mobilise les gens, mais en plus les gens sont plus réceptifs à leurs pairs et la volonté de “bien faire” va pousser ces deux personnes à redoubler d’efforts pour être surs que tout le monde est dans la salle dans les temps.
- Négocier des extensions
Ok, tu as accroché ton chrono, tu as découpé en bloc, tu as recruté 7 personnes pour t’aider, mais malgré tout… tu n’as pas fini ton programme dans les temps. Il reste encore une ou deux points que tu juges importants… si tu avais juste 15 minutes en plus… 15 petites minutes (pour rappel, ces 15 minutes tu les as perdu en attendant 10 minutes avant de commencer et lorsque les participants ont mis 5 minutes après la pause… ah ha ! C’est moins banal maintenant non ?). A ce moment là, il est temps de faire appel au super pouvoir des “Ondes communicatives”. Un super animateur communique sur sa démarche, il explique “ce qu’il fait”. Prend donc un moment pour expliquer en toute honnêteté la situation “si vous m’accordez 15 minutes supplémentaires, on pourra aborder le dernier point qui, a mon sens, vous sera utile et bénéfique”. Je peux vous garantir que toutes les fois ou j’ai fait appel à cette astuce, j’ai reçu plus de gratitude que de reproches. Il arrive qu’une personne exceptionnellement dise qu’elle a un truc important et s’excuse quand-même, mais la majorité des gens sont prêts à jouer les prolongations lorsque c’est dans leur intérêt et lorsque c’est demandé aussi gentiment. Juste, ceci ne marche que si on a été crédible et exemplaire, car le groupe reconnaîtra que “vous avez fait de votre mieux”. Si au contraire vous avez été le premier à perdre 10 minutes au téléphone après chaque pause, ils n’éprouveront aucun plaisir à vous accorder de leur temps alors que vous leur avez volé le leurs.
Pour résumer :
- Apprends à faire l’effort de commencer dans le temps,
- Découpe ton programme en bloc horaire et observe au fur et à mesure si les blocs prennent plus ou moins de temps que prévu pour pouvoir t’adapter
- Chronomètre toi pour mieux observer ta gestion du temps,
- Classe ton programme par priorités, commence par les points incontournables et met à la fin les points que tu peux éventuellement sacrifier,
- Gère les pauses de manière à ce qu’elles ne deviennent pas de pures pertes de temps,
- Appui toi sur le groupe pour t’aider à observer le temps et à éviter les débordements,
- Négocier des prolongations pour rallonger un peu le temps et être sur d’aborder tous les points.
Et dans tout ça, reste super organisé, super crédible, super communiquant et super flexible ! Bref, continue d’être un Super Animateur.
