Comment mener votre première réunion en tant que nouveau manager

C’est arrivé : vous êtes désormais le nouveau manager.

C’est peut-être la première fois que vous dirigez une équipe. Ou bien vous prenez en charge une nouvelle équipe. Quoi qu’il en soit, cette première réunion en tant que nouveau responsable est un événement intimidant. Quel devrait être l’ordre du jour de cette première réunion ? Comment définir les attentes en tant que nouveau responsable ? Devez-vous préparer une sorte de “discours d’introduction” ? …

La première impression est souvent durable. Et il n’y a pas de meilleur moment et de lieu pour forger cette impression que la première réunion avec toute votre équipe.

Que vous preniez le contrôle d’une toute nouvelle équipe ou que vous soyez un nouveau responsable, voici comment aborder cette première réunion. Nous allons passer en revue ce à quoi vous devriez penser, certaines choses que vous pouvez dire et quelques questions que vous pourriez poser.

Développez la confiance, ne donnez pas de cap (du moins pas encore)

L’objectif de cette réunion initiale avec votre nouvelle équipe n’est PAS de donner le cap pour les neuf prochains mois ou de déclarer votre politique de changement. Vous aurez le temps, et plus de recul, pour faire les deux au cours des prochaines semaines. Cette première réunion vise à instaurer la confiance et à donner le ton au type d’environnement d’équipe que vous souhaitez favoriser.

En tant que nouveau responsable, voici les objectifs de cette réunion :

• Montrez que vous méritez la confiance de votre équipe.
• Montrez que vous êtes humble et prêt à apprendre.
• Montrez que votre intention est de vouloir aider.

Cela peut sembler passer pour une approche passive. Mais gardez à l’esprit cette vérité: vous êtes nouveau.

Et votre équipe sera sceptique, à juste titre. Aussi tentant que cela puisse être de démarrer sur les chapeaux de roue avec votre motivation et votre confiance, sachez que votre équipe ne vous percevra de manière positive que si elle vous fait confiance. Sans confiance, votre assertivité semblera arrogante, votre certitude semblera inconsciente et votre sens stratégique semblera mal défini. Rien ne progresse sans confiance.

Comment pouvez-vous instaurer de la confiance lors de cette première réunion ? Continuer à lire !

Apprenez à connaître vos collaborateurs, et prenez des notes

C’est peut être l’un des aspects les plus négligés des nouveaux responsables : apprendre à connaître les membres de leur équipe, personnellement. Les questions peuvent sonner fausses et banales, mais je vous encourage à passer un peu de temps lors de votre première réunion en posant au moins quelques questions visant à vous familiariser avec le groupe.

Prenez des notes. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez incorporer leurs réponses dans les interactions, événements, etc. Par exemple, le dessert préféré de Nathalie est la crème glacée ? Pensez à apporter de la glace pour célébrer son anniversaire ou fêter votre arrivée.

Racontez qui vous êtes, sous votre carapace

Il ne s’agit pas de vanter vos réalisations et votre expertise, bien que, bien sûr, vous puissiez partager ces choses lors de cette réunion si cela vous convient.

Lorsque vous vous présentez à l’équipe, c’est une chance de révéler qui vous êtes vraiment : ce qui vous motive, vous inspire et vous apporte satisfaction. Plus votre équipe est au courant de votre vraie personnalité, plus elle est susceptible de vous faire confiance.

Comment faire ?

Partagez votre idée du management : quel est selon vous l’objectif d’un manager ? Qu’est-ce qui vous anime ? Qu’est-ce que vous recherchez ? Qu’est-ce qui vous a attiré dans l’entreprise ?

Partagez vos intentions: vous êtes ici pour les aider; pour les aider à faire de leur mieux, pour les aider à se surpasser et pour les aider à accomplir quelque chose de grand.

Partagez vos intérêts personnels: qu’aimez-vous faire pendant votre temps libre ? Quelles causes sociales ou organisations à but non lucratif soutenez-vous ? Veillez à ne pas dépasser plus de 25% de la réunion à parler de vous-même. Pour créer un climat de confiance, la dernière chose que vous devez faire est de paraître égocentrique.

Faites comprendre que vous êtes là pour apprendre

Si vous voulez renforcer la confiance en tant que leader, vous devez être vulnérable.

Vous devez faire savoir à votre équipe que vous n’avez pas toutes les réponses et que vous avez beaucoup à apprendre. C’est l’un des aspects les plus difficiles du leadership. En tant que dirigeants, nous avons l’impression que nous sommes censés avoir toutes les réponses. Cependant, exposer cette vulnérabilité permet de renforcer la confiance dans une équipe. Cela montre que vous êtes humble, faillible et humain comme le reste d’entre nous.

Pour ce faire, essayez de dire quelque chose comme ceci: « Je suis nouveau ici, et tous ici présents en savez plus que moi. Vous avez avec vous des idées et des expériences que je n’ai pas. Je suis une éponge et je dois apprendre de vous tous. »

Inutile de vous flageller à passer pour un ignorant à tout pris ... En gros, vous dites que vous êtes «en mode apprentissage» en tant que nouveau chef. L’apprentissage est l’un des meilleurs moyens de montrer sa vulnérabilité et de créer un climat de confiance avec votre équipe.

Posez des questions approfondies et réfléchies

La majorité de votre première réunion en tant que nouveau responsable doit être consacrée à poser quelques questions-clés à votre équipe.

Je recommanderais également d’organiser une rencontre individuelle avec chaque collaborateur avant ou après la première réunion de l’équipe afin de mieux comprendre leurs préoccupations.

Voici quelques idées de questions que vous pouvez poser !

Que souhaites-tu changer dans l’équipe ? Que ne souhaites-tu pas changer ?

Qu’est-ce qui est habituellement tabou d’aborder ?

Quelles inquiétudes ou appréhensions imminentes pourrais-tu avoir ?

Quelle est la chose la plus frustrante que tu aies vécu ces derniers temps?

Où vois-tu la plus grande opportunité d’amélioration avec l’équipe?

Comment préfères-tu recevoir des feedbacks ? (Verbal, écrit, en personne) ? Comment préfères-tu donner des feedbacks ? (Verbal, écrit, en personne)?

Quel est le projet le plus motivant sur lequel tu as travaillé cette l’année ? Avec qui ? Et pourquoi ?

Qu’est-ce qui te passionne et te dynamise au sein de l’entreprise?

Qu’est-ce qui a été un gros obstacle cette année ?

Quand t’es-tu senti micro-managé ? Quand as-tu eu l’impression d’avoir besoin de plus de soutien ?

Qui est le meilleur patron que tu aies jamais eu et pourquoi? Le pire patron que tu aies jamais eu et pourquoi?

Quelle a été la meilleure expérience d’équipe pour toi ? La pire expérience d’équipe ?

Si cette liste de questions vous parait trop longue, dites-vous qu’il vous suffit de choisir deux à quatre de ces questions pour la réunion de toute l’équipe. Économisez le reste pour vos réunions de suivi individuelles.

Lorsque vous écoutez les réponses, vous devez porter une attention particulière à quelques points:

=> Écoutez les problèmes que vous pouvez résoudre et éliminer rapidement. Y a-t-il un projet qui est un poids mort ? Y a-t-il une politique inutile qui ralentit les gens ? Le meilleur moyen de créer un climat de confiance avec votre nouvelle équipe et de montrer que vous êtes ici pour aider, c’est d’aider réellement !

=> Écoutez ce que les gens considèrent comme un succès et un progrès, et réfléchissez à la façon dont vous allez définir et mesurer cela. En tant que leader, l’une de vos tâches principales consistera à définir le «succès» et à quel point l’équipe réussit à y parvenir.

=> Écoutez ce que les gens ont besoin d’exprimer. De quoi se sentent-ils lésés ? Comment les gens aimeraient-ils que vous partagiez ce qui se passe ?

Soyez proactif pour la suite

Alors que vous terminez votre réunion, l’une des pires choses que vous puissiez dire en tant que nouveau manager est la suivante: «N’hésitez pas à passer à mon bureau si vous avez besoin de quoi que ce soit.»

Ne dites pas cela. Pourquoi ? Vous sous-entendez que s’ils ont des questions ou des préoccupations, ils doivent venir à vous. Leurs problèmes sont les leurs, pas les vôtres.

Au lieu de cela, essayez de dire: «Dans les ___ prochains jours, je vais organiser un entretien avec chacun de vous individuellement. En attendant, si vous souhaitez me voir plus tôt, alpaguez-moi dans le couloir, ou envoyez-moi un mail »

Il existe une différence énorme entre les deux déclarations. L’une est réactive et semble paresseuse (la première), tandis que l’autre sonne de manière proactive (la deuxième).

Un moyen efficace de mettre fin à votre première réunion est de montrer que vous êtes prêt à les rencontrer, que vous n’attendrez pas qu’ils rencontrent des problèmes. Vous montrez ainsi le plus de proactivité possible.

Soyez prêt pour les questions difficiles

Notez que des questions peuvent vous être posées lors de la réunion, telles que :

«Qu’est-ce que tu vas changer ?»

et,

«Qu’as-tu comme vision pour l’équipe? »

Certaines pourraient être difficiles à répondre, surtout si vous êtes nouveau.

Préparez-vous à y répondre honnêtement, et avec une bonne dose d’humilité. Il y a beaucoup à apprendre. Nous ne sommes qu’au premier jour. Plus vous serez à même de faire comprendre à votre équipe que vous êtes ici pour en apprendre davantage sur la direction ou les changements à apporter, mieux ce sera. Vous êtes ici pour écouter et pour aider.

Ce n’est en aucun cas exhaustif. Chaque équipe est différente : des managers précédents, les relations interpersonnelles, en passant par les défis auxquels vos collaborateurs sont confrontés dans leur travail.

Vous devrez probablement modifier certaines des questions que j’ai proposées, ou certaines des phrases que j’ai recommandées. Quoi qu’il en soit, j’espère au moins que ces conseils vous fourniront un cadre pour commencer à planifier votre première réunion en tant que nouveau responsable et pour bien démarrer les choses.

Bonne chance à vous !

Vous pouvez retrouver d’autres articles de management et de bon sens, sur mon profil Medium ou sur mon blog personnel http://simplementdanslebonsens.com