Comment ne plus haïr votre to-do list (et comment j’organise la mienne)

Au moment d’écrire notre to-do list, on est souvent super ambitieux : on peut prévoir d’écrire un article, de répondre à la dizaine de mails en attente, de faire une séance de sport et de rétablir la paix dans le monde. (tout ça avant midi.)

Mais au moment d’exécuter ce qu’on a prévu : on se laisse distraire, on prend 3 fois plus de temps que prévu pour finir une tâche et on finit la journée avec une to-do list encore à moitié pleine en nous disant « bon, je n’ai encore pas beaucoup avancé aujourd’hui. »

Ça vous semble familier ?

Bien souvent on termine avec une liste longue comme le bras, ce qui finit par être trop intimidant pour s’attaquer aux tâches (vraiment) importantes, et ce qui ne nous motive plus du tout à faire ce qu’on a mis dedans.

Et quand on commence à se sentir débordés par tout ce qu’on doit faire ? Le fait de voir une to-do list longue de plusieurs dizaines d’items est le meilleur moyen de finir par procrastiner pour éviter ce joyeux bordel.

Donc peut-être que tu finis par te dire que les to-do lists ne sont juste pas faites pour toi.

Pourtant, elles ont de gros avantages : par exemple, les chercheurs ont montré qu’une bonne to-do list était le meilleur moyen de se débarrasser de l’effet Zeigarnik.

Battre l’effet Zeigarnik

L’effet Zeigarnik est la tendance de notre cerveau à rester préoccupé par les tâches que l’on doit faire jusqu’à ce qu’elles soient terminées (pour être sûr de ne pas les oublier).

Le problème est que cet effet consomme de la charge mentale, qui va vite nous faire nous sentir dépassé par tout ce qu’il nous reste à faire.

Ça explique bien pourquoi c’est si facile de nous sentir débordé quand on a beaucoup de tâches en attente. Le pire, c’est que rien que le fait de penser à ces tâches nous prend l’espace mental et l’énergie dont on a besoin pour les boucler et avancer sur nos objectifs.

Heureusement, les chercheurs ont trouvé un bon moyen de court-circuiter cet effet : capturer toutes nos tâches en un même endroit pour les faire sortir de notre esprit.

Écrire nos tâches dans une to-do list nous permet donc d’alléger notre charge mentale. Une fois que ces tâches sont capturées, on sait que l’on n’a plus besoin de les garder en tête, parce qu’elles sont stockées dans notre système et qu’on pourra se les rappeler en un coup d’œil.

L’enjeu avec la to-do list est surtout de bien l’utiliser et de respecter quelques principes simples pour ne pas la laisser prendre la poussière, ne pas nous sentir complètement dépassé et pouvoir faire ce qui doit être fait tous les jours.

Bon.

Rentrons dans le vif du sujet.

Dans les lignes qui suivent, je vous montre comment je m’y prends pour faire en sorte que ma to-do list me montre exactement et à chaque instant ce que je dois faire aujourd’hui, cette semaine ou ce mois-ci.

La to-do list en 5 colonnes

Le problème avec une to-do list « classique » est que ça devient vite un sacré bordel. Si on n’a qu’une unique liste dans laquelle on empile un peu plus de tâches chaque jour, ça devient vite impossible d’y voir clair au quotidien.

Résultat : on se retrouve très vite intimidé rien qu’en pensant à la longueur de cette liste, alors on fait les tâches les plus confortables (ou on procrastine) et on laisse les tâches importantes prendre la poussière.

Pour éviter ça et garder un maximum de clarté (ce qui est le but d’une to-do list), j’organise mes tâches en plusieurs sections :

1. À faire aujourd’hui.
2. À faire cette semaine.
3. À faire ce mois-ci.
4. À faire plus tard,
5. À faire peut-être.

Plutôt que d’avoir une seule liste dans laquelle ranger toutes vos tâches en vrac, catégorisez les selon le fait qu’elles soient à faire aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci ou plus tard.

1. Décomposez votre to-do list en plusieurs colonnes.
2. Mettez à jour vos tâches du jour tous les soirs quand vous planifiez le lendemain.
3. Mettez à jour vos tâches de la semaine tous les vendredis quand vous planifiez la suivante.
4. Mettez à jour vos tâches du mois toutes les fins de mois quand vous faites votre bilan.
5. Et ajoutez les idées qui vous passent par la tête aux choses à faire plus tard pour rester concentré au quotidien sur vos tâches les plus importantes sur le moment.

En catégorisant votre système de cette façon, vous pourrez y voir plus clair sur ce que vous devez faire chaque jour, chaque semaine et chaque mois plutôt que de garder toutes vos tâches en vrac et de vous sentir dépassé.

(et vous débarrasser de la charge mentale que vous auraient pris ces idées si vous ne les aviez pas noté quelque part.)

Mais pour boucler tous les jours les choses qui sont (vraiment) importantes pour vous, il reste une étape essentielle :

La règle de 3

Parce que même en y voyant clair sur ce que vous voulez faire, vous avez sûrement beaucoup de choses à faire. Problème : toutes ces choses mises ensemble deviennent vite intimidantes.

Et quand vous vous retrouverez devant une to-do list, même réduite à ce que vous voulez faire sur une journée, vous aurez toujours tendance à préférer les tâches les moins intimidantes (qui sont bien souvent les moins importantes) parce que plus faciles et confortables.

Pour ça, utilisez la règle de 3 :

1. Au moment de planifier la journée du lendemain, demandez vous : quelles sont les 3 choses les plus importantes que vous voulez avoir bouclé demain soir ?
2. Posez ces trois choses à l’écrit pour en faire un engagement et faites vos priorités : concentrez vous sur ces 3 seules choses avant de vous attaquer à quoique ce soit d’autre.

Faites le à différentes échelles :

1. Tous les soirs, notez les trois choses les plus importantes à faire le lendemain.
2. Toutes les semaines, notez les trois choses les plus importantes à faire la semaine suivante.
3. Tous les mois, notez les trois choses les plus importantes à faire le mois prochain.

Mettez ces tâches bien en évidence dans votre liste, terminez les avant de vous attaquer au reste et considérez que votre journée est réussie une fois que vous les avez bouclées.

Pour résumer :

Le mot d’ordre au bout du compte est de rester simple.

• Bannissez la to-do list qui regroupe toutes vos tâches en vrac.
• Catégorisez votre système en plusieurs listes.
• Donnez vous 3 priorités pour chaque liste.

Restez simple, concentrez vous sur le plus important et encombrez le moins possible votre système avec ce qui n’est pas essentiel.

En mettant sur pied un bon système de gestion de tâches, vous pourrez y voir plus clair sur ce que vous devez faire chaque jour, chaque semaine et chaque mois tout en restant concentré sur l’essentiel.

Personnellement, j’utilise Todoist pour organiser mes tâches, que je vous conseille si vous cherchez le bon outil. (Je vous montre en pratique comment mettre votre système en place ici.)

Pour aller plus loin, j’ai quelque chose à vous proposer : 7 jours pour devenir plus productif et atteindre vos objectifs plus vite (et plus sereinement).

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À tout de suite,

Lucas