Comment organiser simplement ses fichiers et ses dossiers sur son ordinateur

Il y a trois dossiers incontournables dans tout ordinateur.

Temps de lecture estimé : 3 minutes

Vous êtes-vous déjà surpris à regarder l’écran de l’ordinateur des autres et de voir un bureau bourré d’icônes et de fichiers ? Quand ça m’arrive, je ne peux pas m’empêcher de me demander : « mais comment font-ils pour accepter ça ? »

Pourtant, il existe des astuces simples et basiques pour bien organiser ses fichiers et ses dossiers sur son ordinateur.

Sur Windows 10 : cliquez sur la barre de recherche, tapez « explorateur de fichiers » puis clic droit > épingler à la barre des tâches. De cette manière, vous aurez un accès rapide aux documents essentiels.

Cliquez sur la petite icône en haut à droite de l’explorateur de fichiers pour montrer le ruban. Vous aurez des options disponibles pour mieux organiser vos fichiers.

Raccourci pour développer ou réduire le ruban : CTRL + F1

Le ruban est divisé en quatre catégories : Fichier, Accueil, Partage, Affichage qui sont ensuite divisés en groupe d’actions utiles. Ces boutons vous aideront à faire des choses différentes dans l’explorateur des fichiers.

Que vous soyez utilisateur d’un PC ou d’un Mac, il y a 3 zones incontournables : le bureau, les documents, et les téléchargements.

Nous allons voir comment traiter ces dossiers.

Le dossier Téléchargements

Le dossier Téléchargements est le dossier qui recense tous les fichiers téléchargés depuis le Web ou vos courriels. Il est essentiel de comprendre que le dossier téléchargement est un endroit de stockage temporaire pour vos fichiers et vos documents.

Vous ne devriez pas laisser ces éléments dans ce dossier très longtemps.

Deux actions pour nettoyer n’importe quel dossier Téléchargement :

  1. Vous pouvez sauvegarder les fichiers en les déplaçant dans un autre document que vous consulterez plus tard.
  2. Ou alors, les supprimer.

Par exemple, lors de la phase de création d’un article, je vais sur Unsplash ou Pexels pour télécharger une image qui va illustrer mon contenu. Une fois que l’image a été hébergée dans l’article, je supprime l’image dans mon dossier Téléchargement.

Pour des fichiers que j’ai téléchargés, comme des documents administratifs, je les place dans mon Google Drive parce qu’ils me seront utiles dans un futur.

Le Bureau

Pour le bureau, on suit à peu près la même règle. La seule différence est que sur le bureau, on peut sauvegarder des fichiers lorsqu’on travaille sur un projet en cours qui nécessite d’avoir une attention active et un accès rapide aux fichiers essentiels.

Comme le dossier Téléchargements, cela reste un endroit temporaire de stockage. Une fois votre projet en cours terminé, supprimez les fichiers ou sauvegardez-les dans un autre dossier (pour les archiver).

Le dossier Documents

Le dossier document est l’endroit ou vous pouvez commencer à organiser vos fichiers et vos dossiers.

Personnellement, j’utilise Google Drive pour organiser mes fichiers. Vous avez d’autres services de cloud comme Dropbox ou OneDrive pour avoir accès à vos fichiers n’importe où à partir de votre smartphone / tablette et d’une connexion à Internet.

Dans mes documents, je veille à établir une hiérarchie. Il y a des catégories de haut niveau que j’utilise pour définir les documents personnels et professionnels.

Par exemple, un dossier administratif peut recenser tous les documents comme des attestations, des certificats, des justificatifs, des contrats.

Ces dossiers de haute priorité se découpent en sous-catégorie de dossiers.

Un dossier professionnel peut-être sous-catégorisé avec :

  • Analyse & Stratégie
  • Archives
  • Comptabilité
  • Produits
  • Ressources
  • Téléchargements

Posez une hiérarchie en définissant les rôles de chaque dossier. D’abord les dossiers parents de haute priorité que vous divisez en sous-catégorie de catégorie. L’idée est de rendre plus accessibles les fichiers que vous allez consulter le plus souvent.

Pour les grands dossiers comme la comptabilité, un exemple logique serait de diviser les dossiers par année.

Une bonne manière de trouver les documents auxquels vous voulez rapidement avoir accès est d’utiliser activement la fonction de recherche.

  • Sur Mac, il existe un raccourci « CMD + espace » pour avoir la recherche Spotlight.
  • Sur Windows 10, il suffit de cliquer sur la fenêtre en bas à gauche pour avoir accès à une barre de recherche.

Vous pouvez aussi épingler vos documents favoris afin d’avoir rapidement accès aux contenus que vous utilisez fréquemment comme un logo, un PDF que vous partagez, des images, etc.

Gardez les noms de documents courts et concis. Pour ce qui est des documents qui ont une durée, le format descriptif/année/mois/jour suffit. Par exemple, Contenus 2018–05 pour signifier contenus du mois de mai 2018.

Voilà quelques astuces simples et essentielles pour rapidement s’organiser, j’espère que cela vous aura aidé à mieux organiser vos documents et vos fichiers.

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