Dé-confinement : comment éviter de reproduire les erreurs du monde d’avant ?

Les contraintes du confinement commencent à se lever et un retour à la normale est prévu dans les semaines ou mois à venir selon les entreprises. Il est temps de faire le point sur les pratiques qui ont été mises en place par les équipes au sein des DSI et d’étudier comment elles pourront être pérennisées.

Quel a été l’impact du confinement sur les équipes IT ?

Sans surprise, les impacts ont été très variés en fonction du niveau d’autonomie et de maturité des équipes :

• Les équipes agiles, outillées, auto-organisées ont vu le télétravail comme une aubaine pour se recentrer sur leur cœur d’activité et encore gagner en efficacité
• Les équipes moins matures ont souvent connu quelques paralysies et ont difficilement maintenu leur niveau d’activité pré-pandémie

Beaucoup de choses ont déjà été écrites sur comment gagner en efficacité en télétravail : organiser des réunions récurrentes d’échange, favoriser la transparence sur les activités, clarifier les objectifs de l’équipe, se réserver des créneaux de discussion informelle, éviter les échanges le midi, le soir…

Mais l’ensemble de ces bonnes pratiques n’ont rien de spécifique au Covid-19. Elles étaient déjà partagées par les consultants et divers coachs en organisation, et elles étaient déjà valables avant le mars 2020.

Qu’est-ce que le confinement a changé ?

Les mesures de confinement ont agi comme un catalyseur : les équipes moins matures ont dû adopter rapidement de nouveaux modes de fonctionnements. Les principes agiles parfois critiqués ou ignorés ont connu un regain d’intérêt pour répondre aux incertitudes et contraintes du confinement : travailler sur des cycles plus courts, encourager un rythme de développement soutenable, prioriser régulièrement en fonction des besoins du client.

Avec le dé-confinement qui se rapproche, comment s’assurer que ces bonnes pratiques mises en place parfois dans la douleur ne soient pas « oubliées » avec le retour au bureau ? Comment s’assurer que les équipes ne reprennent pas leurs « bonnes vieilles habitudes » ?

Deux approches sont à considérer : la dynamique locale de l’équipe et l’ensemble de l’organisation.

Au niveau de l’équipe, pour chaque nouvelle pratique adoptée durant le confinement, le défi est d’évaluer leurs impacts sur la dynamique d’équipe et son efficacité.

Nous avons créé un tableau d’avancement partagé sur Klaxoon, où chacun donnait de la visibilité sur ses activités. Quel a été le bénéfice pour l’équipe ? Est-ce une pratique à pérenniser ?

Tous les membres de l’équipe échangent maintenant chaque matin lors d’un meeting de synchronisation. Dans quelle mesure ce mode de fonctionnement nous apporte de la valeur ?

Nous avons mis en place des apéros virtuels hebdomadaires, là où nous ne faisions que très peu d’apéros auparavant. Quelle approche adopter avec le dé-confinement ?

Après cette première étape de rétrospection, l’équipe doit faire preuve de perspicacité afin de déterminer quelles sont les pratiques à maintenir, et de courage pour ensuite les ajouter de manière effective à ses routines.

Il n’y a pas de réponses simples, car chaque situation est unique, une même pratique peut faire du sens pour une équipe, mais n’apporter que peu de valeur dans une autre. Dans ce contexte, les managers doivent aussi faire preuve de tempérance : forcer le maintien de pratiques temporaires qui ne feraient plus de sens revenu à la normale risque d’aggraver les tensions.

Les impacts sur l’organisation

Ces réflexions ne doivent pas rester au niveau des équipes : des changements majeurs ont été opérés à tous les niveaux de l’organisation.

Le principal impact est bien sur le télétravail. Cette mesure qui avait souvent une mauvaise image auprès des employeurs est maintenant la nouvelle norme. Toutes les barrières techniques, juridiques et organisationnelles ont été levées dans la nécessité du confinement. Un même travail de rétrospection est nécessaire avec l’ensemble des collaborateurs.

Est-ce que réellement une perte d’efficacité a été notée ? Faut-il maintenant permettre le télétravail 1, 2, 3 jours par semaine ? Tous les jours ?

Tout au long de cette crise, les directions ont aussi augmenté le rythme de leurs communications aux salariés pour donner plus de visibilité. Elles ont souvent fait preuve de plus de transparence en rappelant régulièrement les valeurs qui ont motivé leur décision, et cette nouvelle proximité est saluée par les salariés. Est-ce que ces communications régulières sont à maintenir post confinement ? Comment à l’avenir continuer à utiliser ces valeurs pour fédérer les employés sur une vision commune ?

PwC a rencontré toutes ces problématiques, et nos nombreux engagements clients nous ont permis d’identifier les patterns qui aident les entreprises à maintenir leurs pratiques innovantes.

Ces moments de réflexion collectif sont indispensables pour que les équipes et la direction comprennent leurs erreurs, leurs réussites et mettent en place une dynamique d’amélioration continue avec le dé-confinement.

Ce mécanisme de rétrospective est une composante clef pour atteindre le Saint Graal du management, devenir une organisation apprenante.