La méthode GTD : S’organiser pour réussir ou l’art de l’efficacité sans le stress

Découvrez comment vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour agir sans stress.

Temps de lecture estimé : 8 minutes

À tous les niveaux de notre vie, on cherche à gagner en efficacité et à bien faire les choses. Le problème est que nous vivons dans un monde qui évolue sans cesse et qui nous submerge de nouvelles informations constamment.

C’est dans ce contexte de distraction permanente qu’il est extrêmement important de concentrer son énergie sur les actions qui importent et de créer des environnements qui vous protègent du stress et de l’anxiété.

David Allen est un consultant américain considéré comme l’un des penseurs les plus influents dans le domaine de la productivité et de l’autogestion. Il est reconnu pour avoir conçu la méthode GTD (Getting Things Done) qui a aidé des milliers de personnes à mieux gérer leurs actions et priorités.

Son livre « S’organiser pour réussir » est une approche pour mieux planifier toutes formes de projets. Que ce soit pour organiser un diner entre amis ou réaliser une présentation, la méthode GTD vous invite à identifier les objectifs clairs qui vont vous permettre d’identifier rapidement toutes les prochaines actions concrètes pour vous rapprocher de l’objectif final.

Votre cerveau est un outil de réflexion qui a besoin de concentration

« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. » 
 — David Allen

Dans ce monde où les savoirs n’ont jamais été aussi grands, savoir s’organiser est une des principales qualités pour réussir. Cela est d’autant plus pertinent face à l’imprévisibilité de l’information (messages reçus) et des événements (obligations diverses) auxquels nous sommes réceptifs chaque jour.

Le problème avec ces sollicitations modernes est qu’elles nous empêchent de réfléchir et d’être concentrés. Tout cela finit par se traduire par une incapacité à se concentrer pleinement sur une tâche.

Nos cerveaux essaient toujours de chercher une solution à nos problèmes, et ce, pour trois raisons possibles :

  • Vous n’avez pas clairement défini quel était l’objectif
  • Vous n’avez pas décidé de la prochaine action à faire
  • Vous n’avez pas mis de rappel sur le résultat et sur l’action à mener dans un système de confiance.

Dans l’intérêt de travailler le plus efficacement que possible, vous devez garder votre esprit à l’abri des requêtes qui n’ont rien à avoir avec ce que vous faites d’important au moment présent.

La méthode Getting Things Done : 5 étapes pour maîtriser le workflow

Pour maîtriser le workflow — le flux de travail — Allen propose une démarche en 5 étapes.

  1. Collecter tout ce qui sollicite votre attention
  2. Traiter le contenu et déterminer ce qu’il faut en faire
  3. Organiser les actions à réaliser
  4. Revoir les actions et passer en revue les options
  5. Agir en fonction des options choisies

Si autant de gens sont désorganisés, c’est parce qu’ils réalisent certaines étapes et pas d’autres, ou réalisent toutes les étapes en même temps.

Je vais vous résumer chaque étape de la méthode GTD et définir les étapes clés qui doivent se produire à chaque étape afin de faire avancer les choses.

Étape n° 1 : Collecter tout ce qui sollicite votre attention

Pour se préserver de la distraction de votre esprit, Allen recommande de dresser l’inventaire de tout ce qui soit prétexte à des préoccupations (pensées, idées, projets, tâches).

Notez-les toutes et déposez-les dans votre boite d’entrée qui peut prendre différentes formes : cahiers, listes sur votre ordinateur, boites physiques. Elle représentera la porte d’entrée dans l’ensemble du système GTD.

Cela prend du temps de tout collecter, mais de cette façon, votre cerveau aura pris connaissance de tout ce qu’il peut être traité et priorisé pour plus tard — vous ne serez plus distraits sur le moment.

Étape n° 2 : Établir des processus pour mieux traiter ce que vous avez à faire

Cette étape consiste à prendre tout ce que vous avez mis dans votre boite d’entrée et de définir ce qui doit être fait en priorité.

Le traitement de votre travail et la maîtrise de cette étape de GTD vous permettent de hiérarchiser les tâches et de vider votre boite d’entrée (y compris votre boite de réception) sans nécessairement avoir à effectuer de travail.

Qu’est-ce que c’est ?

C’est une étape simple, mais importante. Répondez à la question, « quelle est la chose que vous avez à traiter ? » C’est peut-être un courriel de RH, mais de quoi s’agit-il ? Est-ce une mise à jour sans importance sur les contrats des employés, ou est-ce un rappel ennuyeux sur la santé et la sécurité ?

Identifier les choses dans votre panier vous permet de répondre efficacement à la question suivante.

Est-ce actionnable ?

Oui : Est-ce un projet ou une action simple ? Si un élément est actionnable, vous devez d’abord identifier le « projet » dont il fait partie et la « prochaine action » requise pour déplacer cet élément vers la fin.

Non : Souvent, le contenu de votre boite d’entrée ne nécessite aucune action supplémentaire. Dans ce cas, vous pouvez faire l’une des trois choses suivantes :

  • La supprimer (poubelle : aucun potentiel futur),
  • L’incuber (un jour/peut-être : actions possibles dans un futur),
  • L’archiver (référence : mettre à jour rendez-vous, délais dans votre calendrier).

Quelle est la prochaine action ?

Quel que soit ce que vous avez à faire, demandez-vous toujours quelle est la première action à accomplir pour faciliter son organisation.

Par exemple, vous pouvez avoir un objectif d’achèvement pour écrire un article de blog, mais l’action suivante peut consister simplement à rédiger un sujet.

Une fois que vous avez identifié la prochaine action, vous pouvez répondre à la question suivante :

Cela prendra-t-il moins de 2 minutes ?

Le faire : Si la réponse à cette question est oui, il faut le faire immédiatement.

Le déléguer : Si la réponse est non, demandez-vous : « Suis-je la bonne personne pour faire cela ? » ou « Est-ce que quelqu’un peut faire cela à ma place ? » Selon la réponse, vous pouvez déléguer la tâche.

Le différer : Si vous avez besoin de faire vous-même le travail et que cela prend plus de deux minutes, vous pouvez le reporter pour plus tard.

Étape n° 3 : Organiser votre travail

Une fois que vous avez traité votre travail en utilisant le système ci-dessus, il est temps de s’organiser et d’obtenir ce dont il a besoin pour être utile. Pour tous les éléments non exploitables ci-dessus, vous pouvez organiser ces éléments dans l’un des domaines suivants :

Un jour/Peut-être

Ce sont les choses sur lesquelles vous pourriez vouloir revenir à une date et qui ne sont pas attachées à un laps de temps particulier.

Répertoriez aussi tous les projets non urgents ou qui méritent d’être conservés pour rester en contact avec un futur potentiel (prendre des cours de chant, apprendre à coder, visiter un pays).

Cela pourrait être une idée pour quelque chose que vous aimeriez faire dans votre entreprise, une compétence que vous aimeriez apprendre ou une recette à essayer. Inscrivez-les sur une liste « Un jour » que vous examinerez régulièrement.

Astuce : J’utilise un libellé « Un jour » dans Google Keep pour recueillir des idées de choses sur lesquelles j’aimerais revenir un jour.

Référence

Ce sont les choses utiles qui ne nécessitent aucune action, mais pourraient s’avérer utiles plus tard. Il pourrait s’agir d’un document à l’appui d’un travail, d’un tableur d’information ou d’une liste de vérification utile.

Lorsque vous ajoutez quelque chose à votre liste de références, donnez-lui un peu de contexte et gardez tout organisé.

Conseil : Je garde des articles et des ressources utiles organisés dans Google Keep et Google Drive.

Poubelle

Enfin, s’il ne sert à rien de garder un élément de référence et que vous ne voulez pas y revenir plus tard, débarrassez-vous-en. Vous n’avez plus besoin d’encombrement dans votre vie.

La liste des projets

Les projets sont définis comme toute chose qui nécessite plus d’une action pour être complétée (ex. Planifier un voyage, écrire un article, organiser un rendez-vous).

Pour définir cela, vous devez penser aux résultats :

  • À quoi ressemblera votre monde lorsque le projet sera terminé ?
  • Comment pouvez-vous décrire le résultat visé en une phrase ?

Penser au résultat final facilite la formulation des tâches concrètes pour réaliser votre projet. Cela vous permet aussi d’avoir de la motivation et de vous encourager à réaliser vos désirs les plus chers.

Lorsque vous identifiez un élément pouvant donner lieu à une action, vous devez l’enregistrer dans la liste « Projets », qui doit être revue et mise à jour régulièrement. Cette liste contient tous les projets actuels qui doivent être achevés dans un avenir proche.

En Attente

Gardez une trace des choses que vous attendez en créant une liste « En attente ». Notez tout ce que d’autres personnes ont à vous livrer, ainsi que leurs délais. Cela pourrait être aussi simple qu’une étiquette dans votre courriel pour les messages pour lesquels vous attendez une réponse.

Si vous passez en revue et mettez à jour cette liste chaque semaine, vous remarquerez quand quelqu’un n’a pas tenu sa promesse. Dans ce cas, vous avez une nouvelle tâche concrète : rappeler cette personne.

Vous pouvez également définir un rappel sur votre calendrier pour effectuer un suivi avec quelqu’un à une date ultérieure.

Calendrier

Le travail différé qui est sensible au temps va sur votre calendrier pour être effectué à un moment précis.

La méthode GTD souligne l’importance de s’assurer que votre calendrier est uniquement utilisé pour ces éléments sensibles au temps. Cela pourrait être des choses comme : appeler Pierre le vendredi (spécifique au jour) et assister à des réunions (spécifiques au temps).

Prochaines actions

Tout travail différé qui n’est pas sensible au temps va sur votre liste « prochaines actions ». Ce sont les autres tâches que vous ferez quand vous avez du temps libre pendant la journée. Cela vous permet de décider rapidement quelle est la tâche la plus urgente à chaque fois que vous avez le temps de faire quelque chose.

Si cette liste est un peu longue, vous pouvez la subdiviser en catégories, par ex. appels, recherche, etc.

Étape n° 4 : Revoir les actions et passer en revue les options

Une fois que vous avez tout organisé afin qu’il soit au bon endroit, il est important que vous passiez régulièrement en revue vos listes de « prochaines actions », « calendrier » et « en attente ».

Il est probable que vous vous réfèrerez d’abord à votre calendrier, car cela jouera un grand rôle dans votre journée.

Ensuite, vous pouvez revoir vos « prochaines actions » pour tout ce que vous pouvez faire avant votre prochain rendez-vous et profiter des temps morts. Et si vraiment vous êtes précis, vous divisez cette liste en catégories d’actions contextuelles (actions à la maison, au travail, etc.).

Enfin, vous pouvez consulter vos listes « en attente », « projets » et « un jour » pour tout ce que vous pourriez vouloir traiter. Vous avez seulement besoin de consulter ces dernières listes aussi souvent que nécessaire pour vous assurer qu’elles ne deviennent pas trop longues et ingérables.

En plus des revues quotidiennes de vos listes, il est important de prévoir une « revue hebdomadaire » dans votre calendrier. Pendant ce temps, vous pouvez adresser toutes vos listes pour vous assurer que vous êtes satisfait de la façon dont tout est organisé.

Souvent, les choses peuvent devenir un peu brouillonnes après quelques jours et la revue hebdomadaire est une occasion de ranger ces listes. Il y a peut-être quelque chose sur votre liste « Un jour » que vous aimeriez aborder, alors vous l’ajoutez à vos « Prochaines actions » pour la semaine suivante.

Étape n° 5 : Agir selon vos options choisies

Peu importe où vous êtes, vous devez toujours disposer de votre liste « Actions suivantes » sur vous (Google Keep, Evernote, ou carnet). Cela vous donnera la souplesse nécessaire pour choisir la tâche la plus appropriée à faire.

Lorsque vous décidez de vos prochaines actions, prenez en compte la quantité de temps et d’énergie que vous avez, le contexte dans lequel vous vous trouvez et sa priorité.

Imaginez que vous avez une heure de libre devant vous. Dans cette situation, vous pouvez vous demander :

  • Quelle tâche puis-je accomplir dans ma situation actuelle ?
  • Quelle tâche puis-je terminer dans le temps imparti ?
  • Quelle est la tâche pour laquelle j’ai assez d’énergie et de volonté à concrétiser ?
  • Quelle est la plus grande priorité ?

Si vous avez bien planifié et présélectionné vos tâches, vous n’aurez pas trop de difficulté à décider de celles qui s’avéreront être les plus pertinentes à effectuer sur le moment.

Par exemple, si vous n’avez que 10 minutes avant votre prochaine réunion, vous pouvez passer un appel téléphonique sur vos « prochaines actions » (heure). Il y a peut-être un élément sur votre liste qui ne peut être fait que lorsque vous êtes à l’ordinateur ou au téléphone (contexte). Ou peut-être y a-t-il quelque chose sur votre liste qui sera plus bénéfique que d’autres si elle est terminée (priorité).

La méthode GTD est une introduction non exhaustive dans la productivité, c’est un système très flexible qui peut s’adapter à votre façon de travail.


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