Les réunions ? Mon moment préféré de la semaine !

“J’adore les réunions en entreprise, c’est mon moment préféré” — Personne

Pourquoi les réunions d’équipe sont-elles aussi détestées, craintes, fuites ? C’est pourtant un moment privilégié pour se retrouver entre collègues, échanger, discuter, débattre, créer et rêver ensemble non ?… non !?

De nos jours, les réunions sont devenues un véritable supplice pour beaucoup d’employés et de collaborateurs et voici les principales raisons :

1. Elles sont vécues comme une perte de temps : on est là, coincés entre quatre murs pendant deux heures, alors qu’on pourrait être ailleurs en train d’avancer sur nos propres tâches et responsabilités
2. Elles sont ennuyeuses : y’a essentiellement une ou deux personnes qui parlent, on attend son tour pour présenter sa partie, qui prend en général 5 minutes et après, c’est le boss qui parle et parle et parle… il aurait pu nous envoyer un email franchement…
3. Elles sont un espace de règlement de comptes et source de tensions : beaucoup de personnes les attendent avec impatience mais juste pour cracher leur venin sur untel ou untel qui n’a pas fait son boulot ou sur le système d’organisation obsolète de l’entreprise ou sur les chiffres qui ne veulent pas monter. Et d’ailleurs, une fois qu’on a craché son venin, on s’ennuie et on n’a plus envie de rester pour écouter le boss parler, parler et parler…

On peut citer un tas d’autres raisons, tout le monde et chacun a ses propres raisons de détester les réunions. Et pourtant, elles sont nécessaires (pas obligatoires) et elles existent bien pour une raison (relire mon premier paragraphe).

Pourtant, je fais partie des quelques personnes qui vont à la réunion hebdomadaire avec plaisir, un plaisir partagé avec l’ensemble de mes collaborateurs. On en arrive même, lorsqu’on est obligés d’annuler une réunion pour des raisons de planning, à dire des phrases du genre “j’espère qu’on en fera deux la semaine prochaine”.

Pourquoi la réunion est-elle mon moment préféré de la semaine ?

1. Elle dure juste ce qu’il faut : nos réunions durent en général une à deux heures, avec obligatoirement une pause de 5 minutes par heure. Le cerveau humain n’est pas capable de se concentrer indéfiniment, surtout si il est dans un environnement ou il y a beaucoup de stimulus externe (une réunion n’est que cela) et a donc besoin de deux choses : savoir combien de temps on le sollicite et avoir des moments de respiration. Avant le début de chaque réunion, l’animateur désigné nous propose une durée “Aujourd’hui pas plus qu’une heure les gars ok ?” ou alors “Aujourd’hui, on a beaucoup de points lourds à traiter, je pense qu’on va faire deux heures, mais du coup on fait un break de 5 à 10 minutes au milieu, ça vous va ?”
2. Leur animation est tournante : ce n’est jamais (pas toujours en tout cas) le boss qui anime systématiquement les réunions. A la fin de chaque réunion, on désigne de manière décontractée celui qui va préparer et conduire la prochaine réunion. C’est lui qui prépare l’ordre du jour, fais une estimation du temps nécessaire, distribue la parole, ouvre et clos le temps de travail… Ceci est doublement productif car la réunion devient une responsabilité collective et en plus elle permet à chacun de travailler sur une compétence supplémentaire (qu’il ou elle n’avait peut être pas avant) : la modération.
3. L’ensemble est participatif : l’ordre du jour n’est jamais imposé, il est élaboré de manière collective. L’animateur propose des points incontournables, puis chacun ajoute si il le souhaite des points à aborder, on n’avance que si l’on est tous OK sur le contenu et le déroulé.
4. Son déroulement est clair et connu de tous : l’ordre du jour étant affiché, on décide ensemble des points prioritaires (en appliquant la méthode d’Eisenhower : urgent/important) et du temps approximatif qui sera abordé à chaque point. De cette manière, personne n’est lésé. Si on accorde peu de temps à la compta cette semaine parce qu’il n y a pas grand chose à dire, on sait qu’on y consacrera un peu plus de temps la semaine prochaine. Tout au long de la réunion, on a une vision claire sur l’avancement des travaux, on sait quels points ont été abordés, avec quoi on est sortis comme décisions, combien de temps il reste…
5. C’est un véritable espace d’échange : il ne s’agit pas pour chaque chef de projet de nous dérouler une diapo indigeste de 20 minutes avant de céder la parole au suivant. Nous privilégions des résumés de situation courts, suivis de débats et de discussions entre nous, axés souvent sur la résolution de problèmes ou la création de nouvelles idées. C’est pas pour rien qu’on a hâte d’y être, c’est parce que chacun de nous sait que, si au cours de la semaine il a eu des difficultés à avancer ou si il veut innover dans sa façon de procéder, il va trouver de l’écho auprès des autres. Nous valorisons beaucoup les petits moments “breakthrough”, ces moments ou on trouve une idées “géniale” et inspirante qu’on n’aurait pas trouvé seuls.

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Si vous êtes dans une équipe de travail et que vous vous reconnaissez dans le schéma négatif décrit plus haut, vous pouvez donc appliquer ces 5 conseils pour commencer dés à présent la transformation de vos réunions en moments positifs et stimulants :

1. Définissez à l’avance la durée de la réunion et engagez vous à la respecter. Si vous pensez qu’elle va durer plus d’une heure trente, prévoyez des micro pauses.
2. Proposez que l’animateur de la réunion soit différent à chaque fois, désignez le à la fin de chaque session pour qu’il ait le temps de préparer la suivante.
3. Elaborez l’ordre du jour et la liste des points à traiter de manière collaborative et participative.
4. Déterminez clairement l’ordre dans lequel seront traités les points, le temps consacré à chacun d’eux et le résultat attendu de chaque discussion (conclusion ? décision ? idée ? action à réaliser ?)
5. Animez la réunion en stimulant les échanges : demandez à chaque responsable d’activité (projet, département) de faire un point rapide, puis de répondre aux questions des autres.

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Ces 5 premiers conseils vont déjà radicalement changer la perception des réunions, il faudra par la suite approfondir les aspects liés à l’animation en elle-même.

Alors ? Êtes vous prêt à faire de la réunion hebdomadaire votre moment préféré de la semaine ?

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