Discerner l’essentiel.

Less Doing, More Living : Comment simplifier sa vie pour gagner plus de temps

Apprenez à être plus efficace sur le long terme grâce à des techniques de productivité

Temps de lecture estimé : 10 minutes

Vous avez le sentiment de perdre votre temps ? De ne pas mener une vie plus en accord avec vos attentes ? De ne pas avoir assez de temps pour faire ce que vous voulez ?

Nous vivons dans un monde où nous devons composer notre vie avec les horaires des autres et si certains éléments extérieurs et objectifs nous échappent, nous pouvons agir pour nous libérer de cette emprise du temps.

Ari Meisel, expert en productivité, a écrit « Less Doing, More Living : Make Everything in Life Easier », un livre qui montre comment, à travers des techniques simples, vous pouvez gagner du temps en devenant plus efficace. De simples astuces peuvent parfois suffire pour faire une grande différence sur la manière de gérer votre temps.

Dans cet article, vous allez découvrir

  • Un programme qui va vous aider à reprendre le contrôle de votre temps
  • Comment vous offrir un second cerveau à portée de main
  • Comment fixer de bonnes limites permet de faciliter vos prises de décisions
  • Comment un simple rituel avant de dormir peut vous aider à être en meilleure santé

Trois principes : optimiser, automatiser, externaliser

Pour Meisel, chaque tâche fait l’objet d’un examen rapide dans un cadre qu’il a conçu pour savoir ce qu’il fait en gardant le contrôle.

Optimiser : consiste à décomposer vos projets, vos tâches ou vos engagements au strict minimum. Il s’agit de les simplifier jusqu’à éliminer tout ce qui n’est pas nécessaire.

En décomposant les tâches à ce qu’elles ont d’essentielles, vous êtes en capacité de les traiter dans des propositions abordables pour, éventuellement, les déléguer ou les externaliser si besoin.

L’automatisation : consiste à créer des systèmes ou des processus pour ne plus perdre du temps et de l’énergie sur la réplication des résultats que vous déjà fait d’innombrables fois. Vous pouvez le configurer et l’oublier.

Externaliser : vos tâches importantes, mais non urgentes à d’autres personnes qualifiées afin que vous puissiez passer plus de temps sur ce qui compte pour vous — là où vous avez le plus de valeur ajoutée.

Avant d’externaliser, il est important de vous assurer que vous avez fait les deux premiers (optimiser et automatiser) avant d’envisager l’externalisation de quoi que ce soit.

Mesurer son temps pour commencer à le sauver

Si vous voulez tirer le meilleur de votre temps, vous devez apprendre à travailler mieux. Vous avez entendu parler de la Loi de Pareto qui dit que 80 % de ce que vous accomplissez est le résultat de 20 % de vos actions. Cette loi est applicable partout.

Pour vous en rendre compte, vous pouvez commencer à appliquer l’un des premiers principes essentialistes : identifier ce qui vous est inutile, mesurer votre temps et optimiser cela en conséquence.

Par définition essentialiste, optimiser consiste à réduire l’agitation et simplifier les étapes à suivre afin de faire l’essentiel avec le moins d’efforts que possible.

Il est primordial de comprendre et de mesurer comment vous dépensez votre temps afin de l’améliorer. Pour ce faire, il existe un outil : RescueTime, un programme qui vous aide à comprendre et à mesurer le temps que vous passez sur votre ordinateur et/ou votre smartphone.

Voici le tableau qui présente votre taux de productivité. En dessous de 80, le site vous prélève une somme pour la donner à une cause que vous détestez. Pas de chance pour le bonhomme. #HumourCrédible.

Vous aurez une idée précise de vos occupations dans de nombreuses activités. Vous allez être surpris de découvrir comment vous utilisez votre temps, quels sont mes meilleurs jours, les pires, les temps de la journée où vous êtes le plus productif. Quels sont les applications et les sites qui vous volent du temps.

RescueTime va vous aider à être plus discipliné pour réduire le nombre de distractions au travail. Si vous savez que quelqu’un vous observe pendant que vous travaillez, vous commencez automatiquement à mieux travailler — même si cette personne est… vous-même !

Comprendre votre temps vous permettra de reprendre le contrôle et de trouver un équilibre qui vous correspond. Considérez RescueTime comme un outil pour reprendre le contrôle de votre temps pour mieux l’employer dans ce que vous souhaitez et non dans ce qu’on vous impose. Plus vous en savez sur votre journée, plus tôt vous serez capable de l’améliorer.

S’offrir un second cerveau

Si vous pensez qu’être multitâches est la meilleure façon d’être productif, c’est tout le contraire ! Le cerveau humain ne peut manipuler qu’une seule pensée conscience à un moment donné. Ceux qui sont multitâches jonglent d’une pensée à une autre, d’un contexte à un autre, ce qui fatigue le cerveau.

Ainsi, ils ont besoin de plus de temps pour accomplir chaque tâche, ce qui entraîne une diminution de la qualité de travail qu’ils accomplissent. Être multitâches vous expose aussi à être plus sensible aux interruptions, ce qui atomise votre attention et vous fatigue.

Je consulte énormément de contenus (livres, vidéos, articles) afin de pouvoir vous livrer l’essentiel, la quintessence, dans mes articles. Pourtant, je sais d’emblée que je ne peux pas faire confiance à ma mémoire pour vous restituer tous les apprentissages avec précision.

Plusieurs outils existent pour remédier à cette situation et favoriser la rétention d’informations : la prise de notes. Essayez Google Keep ou Evernote pour avoir un accès instantané, fiable, et permanent à tout ce que vous connaissez. Si les paroles s’en vont, les écrits, eux, restent.

Je prends des notes pour libérer mon cerveau et je retrouve aisément ce que je veux au bon moment. Toute matière première intellectuelle (un appel, un souvenir, une information pertinente), je la note afin de la restituer au moment opportun comme dans un article ou au détour d’une conversation.

Gardez votre boîte e-mail aussi vide que possible car elle peut devenir un terrain fertile pour les tâches inachevées et le désordre mental. Vous n’imaginez pas l’efficacité que vous gagnez avec l’inbox zero. Avec une boite mail optimisée, vous avec une lecture rapide pour savoir ce qui doit être à traiter, à supprimer ou à différer.

Conseil : utilisez les filtres de votre service mail pour automatiquement placer tous les e-mails qui ont le terme « désabonnement » et qu’ont pas le « FW » ou « RE » dans un dossier appelé « optionnel ».

Reprendre le contrôle de sa semaine de travail

Ce rendez-vous annulé au dernier moment, cette soudaine fatigue qui vous guette lorsque vous n’avez pas envie d’aller assister à cette réunion « inutile, mais obligatoire », il existe plusieurs situations qui peuvent vous donner le sentiment de ne pas avoir le contrôle de votre vie.

Mais est-ce que vous savez pourquoi ? Est-ce que vous vous êtes interrogé un instant sur le sens et la portée de ce que vous faites ? Est-ce que vous vous connaissez bien ? La réponse à ces interrogations va vous paraître naïve : c’est parce que vous n’avez pas pris le temps d’y penser.

Vous pouvez commencer par déterminer quelles sont les heures de la journée où vous êtes le plus productif. Préférez-vous le soir ou le matin ? Il est essentiel de trouver ce qui vous ralentit. C’est souvent des facteurs externes (une personne, un environnement, des obligations contraignantes) qui peuvent faire obstacle à votre temps.

Une solution applicable : réduire les possibilités d’interactions avec vous et vos clients en établissant des limites. Cela ne va pas seulement vous rendre plus efficace, mais pousser les autres à l’être aussi avec vous parce que vous avez signifié que votre temps est précieux.

Se fixer des limites pour améliorer sa qualité de vie

« Pour rationaliser votre temps et vous aider à vous organiser, fixez toujours des limites raisonnables pour les choses que vous faites. » — Ari Meisel

Toutes les tâches ne sont pas égales mais le temps dépensé à les réaliser est le même, sachez discerner celles qui sont importantes de celles qui ne le sont pas. Fixer des limites facilite cette lecture en vous permettant de savoir ce que vous êtes prêts à faire et ce que vous ne voulez pas ; ce qui favorise des prises de décisions plus rapides.

Pour Meisel, il y a deux types de limites :

Les limites minimales : qui se basent sur un minimum à accomplir durant un temps défini pour ne pas régresser.

Ex : faire au moins 30 pompes par jour, méditer au moins 10 minutes, lire au moins pendant 2 heures, etc.

Les limites maximales : consistent à définir un maximum à ne pas dépasser quand il s’agit du temps passé à des activités peu productives.

Ex : un appel professionnel ne dure pas plus de 20 minutes, pas plus d’une seule connexion sur Facebook par semaine, chaque nouvelle chose exige que quelque chose d’ancien soit retirée/jetée/vendu (Pour aller plus loin : la méthode KonMari).

Il est important de noter que tout peut et doit avoir une limite, y compris le temps passé à se détendre. La clé ici est de vous assurer que vous faites plus de choses qui soulèvent votre qualité de vie en définissant des limites inférieures abordables et des limites maximales raisonnables pour continuer à progresser.

Arranger vos tâches pour rester concentré

Vous avez tous fait l’expérience frustrante d’un moment ou vous étiez lancés dans une activité jusqu’au moment ou vous avez été interrompu par un message distrayant ou un mail. Lorsque vous retournez à votre tâche initiale, vous perdez un certain temps pour vous acclimater au contexte, cela ruine votre concentration et vous êtes irrités.

Pour éviter cela, vous pouvez grouper des tâches similaires et les compléter toutes à une période de temps dédiée afin de ne plus être interrompu.

Au lieu de faire une chose de temps en temps, vous pouvez décider de traiter tous vos mails pendant une période définie. Vous pouvez aussi décider d’un jour pour lire des articles que vous avez pris soin de sauvegarder (Pocket).

Pour identifier ces tâches similaires et récurrentes, prenez note lorsque vous faites quelque chose qui vous prend plus de temps que cela devrait ; avoir conscience du temps est un bon indicateur pour savoir que vous besoin d’optimiser.

Chaque corps de métier à son lot de tâches similaires qui peuvent être optimisées ensemble afin de gagner en efficacité. Au lieu d’être constamment interrompu, ne laissez plus les tâches récurrentes maltraiter votre attention et décidez d’un moment pour vous en occuper en une fois.

La santé, le secret ultime de la productivité

Pour mener une vie efficace et productive, il est essentiel de prendre soin de soi. Que ce soit dans l’alimentation, l’exercice ou le repos, nous avons des besoins physiques auxquels nous ne pouvons faire l’impasse. Aucune application ou méthode de productivité ne peut changer cette loi naturelle.

Si vous tournez à vide, vous n’allez pas être opérationnel. Prendre soin de soi doit être une priorité si vous voulez mener à bien vos objectifs. Voici quelques principes de base pour vous aider à optimiser vos journées.

Bien manger en évitant, dans la mesure du possible, tout ce qui n’est pas vivant, frais et naturel : les aliments transformés, le sucre raffiné, et tous les aliments issus de l’agriculture intensive renfermant donc des antibiotiques et des hormones.

Contrairement à l’idée répandue, la graisse n’est pas si nocive, notre cerveau ne peut pas fonctionner sans « bonnes » graisses comme l’huile d’olive et les avocats (le meilleur ami du sportif).

Privilégiez une poignée d’amandes ou un fruit en cas de fringale, évitez le café et buvez beaucoup d’eau pour vous hydrater tout au long de la journée. N’oubliez pas que votre corps est composé à plus de 60 % d’eau (poumons, sang, cerveau, muscles lisses).

Conseil : Tout ce que nos ancêtres homo sapiens n’auraient pas immédiatement identifié comme étant de la nourriture est à éviter (Pour en savoir plus : le régime paléo).

Dormir au moins 7–8 heures par jour. Le sommeil est la pierre angulaire d’un mode de vie sain et le principal facteur déterminant du bien-être. Lorsque vous vous privez de sommeil, votre corps commence à produire de la ghréline, une hormone pas très agréable qui vous rend affamé et donc plus susceptible de prendre du poids. Sans oublier qu’un métabolisme chamboulé vous expose à des fatigues chroniques.

Éviter les écrans qui émettent des lumières bleues (TV, tablettes, ordinateurs), une heure avant de dormir.

→ Conseil : avant de dormir, vous pouvez établir un rituel. Une heure avant de dormir, faites sonner un minuteur pour vous alerter qu’il est de temps de vous déconnecter, de vous brosser les dents, et de lire un livre (de préférence de la fiction pour favoriser les bons rêves). Dès que vous commencez à ne plus comprendre ce que vous lisez, alors il sera temps d’aller dormir.

Pratiquer régulièrement un exercice physique. Peu importe l’effort et le temps alloué, faire un peu d’exercice accroît votre énergie, améliore le fonctionnement cérébral et favorise une meilleure concentration. Ça vous permet même de réduire le stress et d’augmenter votre réservoir de volonté. Vous pouvez faire du jogging, vous étirer, faire un minimum de pompes par jour (cf. limites minimales).

Conseil : préférez monter les marches plutôt que de prendre l’escalator. Prenez le vélo pour des distances courtes. Ne soyez pas éduqués à la fainéantise urbaine et bougez-vous ! Si vous visitez la Tour Eiffel, ça fera toujours une belle anecdote à raconter — il y a 1 665 marches à gravir pour atteindre le sommet de la tour.



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