LIBERATING STRUCTURES A DISTANCE
Comment pimenter tes prochaines réunions en ligne ?
Stimule l’intelligence collective en laissant de l’espace à la réflexion individuelle avec un grain de folie.
Dans une réunion à distance, les outils que tu utilises sont des alliés pour faire éclore les idées. Ils ne doivent pas devenir un frein à la création. En combinant, l’utilisation du partage d’écran et d’un document collaboratif édité en direct, tu permettras à tous les participants d’être actifs pendant la réunion. Aussi, le clavardage combiné à une conversation vidéo permettra de détendre l’atmosphère tout en générant de vraies discussions. Au-delà de la technique, il est important de faire de la place à la réflexion individuelle avant de synthétiser ces idées en plus grand groupe. Cela permettra de s’assurer que tout le monde participe et adhère aux solutions choisies.
Pourquoi les LS peuvent-elles aider dans une réunion à distance ?
Les Liberating Structures (LS) sont des outils permettant à tous de rendre les réunions en présence ou virtuelles, plus engageantes, efficaces, inclusives et innovantes. Elles se basent sur des interactions simples à mettre en place, sous forme de structures complètes (des modèles de réunions toutes faites), ou sous forme d’éléments individuels (modification du tour de parole par exemple).
On remarque parfois que les comportements de groupe observé en présentiel, sont exacerbés dans des interactions à distance: faible participation des introvertis, domination du temps de parole par les extravertis ou des personnes en position d’autorité, voir une absence totale d’inclusion des participants.
Pour y remédier, les outils utilisés doivent devenir des alliés pour faire éclore les idées et ne doivent pas devenir un frein à la création : l’utilisation du partage d’écran combiné à un document collaboratif édité en direct par les participants permet que tous soient actifs pendant la réunion. L’utilisation du clavardage en plus de la conversation vidéo permettra de faire des activités pour détendre l’atmosphère tout en générant de vraies discussions.
En règle générale, on conseille de poser des questions ouvertes et de stimuler la réflexion individuelle, puis en petit groupe. Partager ses idées en petit groupe et plus facile pour les timides et les introvertis. Par la suite, on pourra rassembler ces idées en plus grand groupe et les synthétiser. Ainsi, on s’assurera que tout le monde participe et adhère aux solutions choisies.
1–2–4-All — (inclus tout le monde dans la réflexion, et favorise le consensus)
Cette structure propose de mettre en place un espace de réflexion individuel puis collectif. Les idées sont améliorées à chaque tour par la répétition des siennes et l’écoute des autres. Le but est de synthétiser le tout en idées puissantes en 4 tours (environ 30 minutes).
Matériel nécessaire :
🖥️ Système de visioconférence pour se parler et se voir
📝 Document collaboratif pour noter les idées
💬 Clavardage pour garder le contact avec les groupes
- (1–2 min) Lors de votre réunion virtuelle, le facilitateur (ou modérateur) posera une question ouverte au groupe (Que pouvons-nous faire pour améliorer la situation x ?).
- (1–2 min) Les participants seront invités à y réfléchir seuls, en silence, pendant une ou deux minutes (on veut les idées qui surgissent en premier, celles de l’intuition, pas celles d’une réflexion profonde). Les participants pourront mettre ces idées par écrit, mais sans les partager pour le moment (donc pas sur le document collaboratif). Cette réflexion se poursuivra en groupe de 2.
- (4–5 min) Le facilitateur invitera les participants à se mettre en groupe de 2 par visioconférence (les participants vont donc quitter la réunion principale). Si cela n’est pas possible, les participants devront se contacter par téléphone et en dernier recours par clavardage. Les personnes exposeront leurs idées à l’autre et cet échange sera écrit sur le document partagé. Cette phase dura le double de la phase précédente. En discutant, le groupe de 2 va verbaliser leur idée écrite précédemment et va naturellement la reformuler, la modifier, l’expliquer. L’addition de ces 2 idées les rendra plus fortes.
- (10–12 min) Grâce au clavardage, le facilitateur avertira le groupe que le temps est écoulé et invitera les groupes de 2 à se réunir pour être 4 en visio (appel ou clavardage). On répétera la même dynamique que dans la phase précédente. Les idées des 2 groupes seront ajoutées au document et ensuite un représentant sera nommé pour lire la synthèse des 4 idées récoltées.
- (10–15 min) Le facilitateur demandera par clavardage à tout le groupe de revenir dans la visioconférence principale. Le représentant de chaque groupe sera invité à partager la réflexion collective à tous. Il est probable que les différents groupes aient des idées en commun. Le facilitateur devra s’assurer d’en prendre note afin de clarifier et répéter les idées qui se dégagent de cette discussion.
Et voilà, en quelques minutes, ton groupe aura eu l’occasion de générer des idées rapidement, de se sentir tous écoutés, d’avoir fait partie de la solution et avoir tissé des liens entre eux.
Il n’est pas nécessaire d’être un expert pour mettre cela en place, mais juste demander la permission aux autres d’expérimenter quelque chose de nouveau qui aura des effets surprenants. Qui n’a pas eu déjà envie de terminer sa réunion plustôt ?
Tu aimerais en savoir plus ?
Toute l’information, l’historique et le descriptif des Liberating Structures est disponible sur le site officiel (en anglais), une version en français est également disponible.
Je te recommande vivement l’application mobile (Android, iOS), qui est vraiment très bien faite et rend les instructions très claires pour démarrer.
Enfin, n’hésite pas à me contacter directement et à visiter notre site dédié à la découverte des Liberating Structures. Tu pourras également trouver les dates des prochains meetup pour expérimenter cela avec du vrai monde !
A bientôt.
Pierre-Cyril
Co-fondateur AmplifyLS.org
