Prioriser les réunions pertinentes pour combattre la « Zoom Fatigue »

La visioconférence n’est pas le problème, c’est la manière dont on organise nos réunions qui crée notre lassitude et passivité…

Si la chanson « Should I stay, or should I go? » te colle en tête après 5 minutes dans une réunion, c’est peut-être que tu te sens obligé d’être présent à toutes les rencontres ou tu es invité. Si tu as l’impression de ne jamais trouver du temps pour travailler, car les réunions s’enchaînent toute ta journée, pourquoi ne pas agir et en discuter ouvertement plutôt que de subir la situation ?

À force d’être invité à toutes sortes de réunions où notre participation n’est pas toujours requise, on finit par être de plus en plus passifs, caméra et micro éteint, à écouter sans participer. Disponible pour travailler, mais occupé à écouter sans arrêt…

Je te propose un outil va t’aider à prioriser les rencontres les plus pertinentes et te donner de l’espace pour faire ton travail afin de combattre la fameuse « Zoom Fatigue ». Cet outil permettra aussi d’engager des discussions avec les organisateurs pour mieux définir les objectifs et les attentes lors des prochaines réunions.

Photo by Gabriel Benois on Unsplash

Les secrets d’une réunion bien organisée

Une réunion (virtuelle ou présentielle) devrait toujours cocher les points suivants :

• Objectifs et agenda clairs
• Attentes envers les participants (rôles et responsabilités, comportement et résultats attendus)
• Inviter les « bonnes » personnes (ceux qui vont participer activement)
• Bonne distribution de la participation (voir un article sur les Liberating Structures)
• Un seul sujet à traiter par réunion, sinon prévoir des pauses.
• Prendre des notes pour les absents :)

Comment s’assurer de bien prioriser les rencontres auxquelles assister ?

Jauge toujours ton intérêt pour le sujet de la rencontre (les objectifs de la réunion sont-ils pertinents dans ton contexte ?) et la valeur de ta contribution à la discussion (les attentes de l’organisateur envers toi : ta participation active est-elle requise ou bien seulement ta présence ?).

Si en regardant le descriptif d’une réunion tu n’es pas convaincu de la pertinence de ta présence, tu devrais toujours demander à l’organisateur quel est le but de cette rencontre et quelle est la contribution espérée de ta part. Il sera alors plus facile de valider si ta présence est requise ou non.

Avant que cela ne devienne un automatisme, il est possible de s’aider à l’aide de ce quadrant. La question à se poser est :

Où se place cette réunion sur l’échelle de mon intérêt et de ma contribution ?

1er cas : intéressé par le sujet, mais faible valeur de ta contribution

Reste informé par une tierce personne ou l’organisateur du contenu de la réunion

Trouver parmi les invités qui ont répondu présents quelqu’un qui pourra te faire un résumé des points importants, partager ses notes, ou le lien de la conversation si elle est enregistrée. Ta curiosité sera assouvie, mais tu resteras concentré sur ton travail ou dans une autre réunion ou ta contribution aura plus de valeur. Préviens l’organisateur que tu ne pourras pas y assister, mais que le sujet t’intéresse que tu gardes l’œil dessus. Il te proposera peut-être de te partager ses notes aussi 😊

2e cas : peu intéressé par le sujet et faible valeur de ta contribution

Privilégie une autre activité à cette réunion et prévenir l’organisateur.

Va faire autre chose de ton temps. Préviens quand même l’organisateur que tu n’es pas disponible, et que ta présence ne te semble pas nécessaire. Peut-être que les objectifs ou les intentions de la rencontre n’étaient pas clairs ? Cela peut démarrer une discussion intéressante sur la pertinence de ta présence. Reconsidérer la décision, si les objectifs ou attentes changent.

3e cas : peu intéressé par le sujet, mais forte valeur de ta contribution

Questionne l’organisateur pour mieux accommoder ta présence lors de la réunion

Engage une discussion avec l’organisateur pour t’assurer que les objectifs et les attentes soient clairs. Peut-être que tu pourrais être disponible pour des questions par messagerie pendant la réunion, ou juste sur appel ? Ta présence est-elle requise durant toute la durée de la rencontre ? Peux-tu commencer la réunion, arriver dans la dernière demi-heure ? Ton temps est précieux, il faut poser les bonnes questions avant de t’engager dans une rencontre de plusieurs heures.

4e cas : intéressé par le sujet et forte valeur de ta contribution

Va à cette réunion et soit actif, fait entendre ta voix !

Ce sera sûrement du temps bien investi d’aller à cette rencontre. En espérant que les objectifs et les intentions soient respectés durant la réunion. Si tu sens que l’ordre du jour dérape, que la parole est monopolisée par quelqu’un, demande la parole et n’hésite pas à donner ton sentiment. Est-ce qu’on ne s’éloigne pas trop de l’objectif de la rencontre ? Il nous reste 30 minutes, aurons-nous le temps de respecter l’agenda ? L’organisateur et les autres invités sauront sûrement apprécier de les faire converger vers une conclusion.

Valider son intérêt et sa valeur avant d’assister à une réunion.

Encore plus efficace si toutes les équipes l’utilisent, il permet à chacun de prendre de l’autonomie sur son temps, maximiser la valeur de ces contributions et ouvrir le dialogue sur la manière d’organiser les prochaines réunions.

As-tu des méthodes que tu utilises pour améliorer la tenue des réunions ou prioriser celles où tu dois être présent ? Partages-nous cela dans les commentaires !

Merci à Yasmine pour la relecture et les commentaires ❤️