(Re)découvrez le Mind-Mapping pour structurer vos projets

Connaissez-vous le Mind-Mapping (ou « carte heuristique » en bon français) ?

Il s’agit d’une méthode graphique permettant de structurer et d’organiser un sujet.

Voici un exemple :

Dans quel cas utiliser le Mind-Mapping ?

Le cas du brainstorming est un des meilleurs exemples. Typiquement, une séance de brainstorming se déroulera en deux temps :

1. Une première session où tous les participants proposeront leurs idées. Le but ici est d’établir une liste « à la Prévert » de toutes les suggestions évoquées. Il n’y a pas de censure. Les idées s’enchainent les unes à la suite des autres.
2. La deuxième session aura pour but de structurer toutes ces idées.

C’est durant cette dernière étape que le Mind-Mapping permettra de regrouper les différentes idées en catégories, sous-catégories, etc. Il permettra de structurer toutes les idées du groupe et en rendra une synthèse graphique beaucoup plus facile à comprendre qu’un long texte ou qu’une liste exhaustive.

Le Mind-Mapping va ainsi vous aider à cartographier et représenter de manière très visuelle tout un ensemble d’informations. Vous pouvez l’utiliser pour de multiples applications :

• La prise ou le compte-rendu de notes
• La préparation d’une présentation ou d’un discours
• La recherche d’idées
• La structuration d’un projet
• La prise de décision

Quels sont les outils disponibles ?

Le premier outil qui vous est rapidement disponible c’est une feuille de papier et un crayon. Choisissez un grand format (A3) de préférence pour avoir plus de facilité pour dessiner votre carte.

Avantages : Facile à mettre en œuvre, à la portée de tout le monde, très pratique pour une première ébauche

Inconvénients : Pas facile à partager (à moins de le photocopier en espérant que tout le monde relise votre écriture), les modifications ne sont pas aisées

En parallèle, il existe de nombreux logiciels de Mind-Mapping dont plusieurs existent en version gratuite avec des fonctionnalités largement suffisantes. Il suffit de chercher sur le web pour en trouver — un exemple d’un comparatif de certains logiciels.

Pour ma part, sans faire de pub, j’utilise XMind, car il est très simple d’utilisation, et le rendu graphique des schémas est très agréable. Il est téléchargeable gratuitement depuis le site US, et une fois installé, vous pourrez même passer le logiciel en Français (Menu Edit / Preferences / Language).

Si besoin, un premier tutoriel (avec l’accent canadien !) pour apprendre à utiliser XMind. Vous le constaterez, l’outil est très facile à prendre en main.

Comment procède-t-on pour créer un Mind-Mapping ?

Rien de mieux qu’un exemple concret pour apprendre.

Prenons comme exemple de projet l’organisation de votre fête d’anniversaire.

1. Commencez par indiquer le sujet principal au centre

2. Déterminez les éléments qui caractérisent et structurent votre projet

L’une des meilleures techniques consiste à utiliser le principe des 6W.

Ce qui donne dans notre exemple :

• Qui : Qui seront les invites
• Quoi : Je décide de faire un cocktail dinatoire pour fêter mon anniversaire
• Quand : Fixer la date de mon évènement
• Où : Dans quel lieu célébrer mon anniversaire
• Comment : En envoyant des invitations. J’inclus aussi le budget maximal que je me réserve (le combien).
• Pourquoi : Ici le « pourquoi » est de passer un moment convivial avec mes connaissances. Pour une fête d’anniversaire, cela va sans dire, donc pas besoin de le mentionner. Pour un projet professionnel, cela peut avoir une importante toute particulière pour garder toujours en tête l’objectif final recherché. Cf. ce post.

L’objectif ici est de déterminer les différentes catégories ou facettes qui constituent votre projet ; pour que chaque action rentre dans une de ces « cases ».

3. A chaque niveau de nœud, identifiez les sous-catégories potentielles

Refaites maintenant le même exercice pour chaque catégorie que vous venez d’identifier. Comment la redécouper en sous-catégories à son tour ?

Dans notre exemple, pour le « Quoi » (le Cocktail dinatoire), les différents éléments qui constituent ce repas sont :

• Tout ce qui se mange
• Tout ce qui se boit
• Et choisir le traiteur

Continuez ainsi nœud par nœud, jusqu’à arriver à des actions élémentaires. En découpant petit à petit par catégories, vous ciblez plus précisément et de manière exhaustive toutes les actions de votre projet.

4. La carte est complète quand toutes les feuilles de l’arbre correspondent à des actions concrètes

Voilà notre exemple au complet :

Bénéfices du Mind-Mapping

Le Mind-Mapping cumule plusieurs avantages :

• Il permet de lister de manière exhaustive tous les éléments du projet
• Chaque élément est organisé dans une structure arborescente
• De par cette organisation, vous avez une vue globale, que vous pouvez détailler niveau par niveau, sans être « noyé » par toute la masse d’informations
• Sa représentation très visuelle peut aider à mieux le mémoriser, et rend sa communication plus aisée (bien plus efficace qu’un long discours)

Autre avantage : le fait de procéder niveau par niveau dans l’élaboration permet de mieux cadrer et de trouver des associations d’idées.

En revanche, si le Mind-Mapping permet de lister l’ensemble des éléments ou tâches d’un projet, il ne constitue pas un outil de séquencement.

Pour reprendre notre exemple de la fête d’anniversaire, une des premières actions va consister à envoyer les invitations pour savoir combien de personnes comptent venir. Vous ne pourrez commander le traiteur et préparer toute l’intendance qu’une fois avoir obtenu cette information.

Pour séquencer et planifier les différentes actions, vous pouvez utiliser un diagramme de GANTT, mais c’est un autre sujet.

Pour l’aspect visuel, la plupart des logiciels offrent également des fonctionnalités de mise en forme pour rendre votre carte encore plus attrayante (police de caractères, couleurs, insertion d’icônes, etc.). Histoire d’égayer encore plus vos projets.

Références

Vous trouverez énormément de références sur Internet sur ce sujet. Juste un livre à vous recommander : « Organisez vos idées avec le Mind Mapping »

Et vous, utilisez-vous déjà le Mind-Mapping ? Quelles utilisations en faites-vous ?

Si vous ne l’utilisez pas encore, faites l’exercice de dessiner la « carte » d’un de vos projets en cours. Cela vous aidera à mieux le structurer. Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à les partager.

Article publié à l’origine sur le blog managementhumanumest.wordpress.com.