Unsubscribe : Comment lutter contre l’addiction du mail
Découvrez comment reprendre le contrôle de votre boite mail, plutôt que de vous laisser contrôler par elle
Temps de lecture estimé : 6 minutes
Imaginez si vous aviez un voisin qui sortait pour vérifier sa boite aux lettres toutes les dix minutes. Vous seriez probablement très préoccupé par sa santé mentale. Pourtant, ce que cette personne fait équivaut à ce que vous faites lorsque vous consultez vos courriels au travail.
Dans Unsubscribe, Jocelyn Glei révèle toute la médiocrité de nos comportements conditionnés par le courriel et les services similaires qui ruinent notre productivité et notre capacité de concentration.
Avec quelques changements simples, vous pouvez donner la priorité à votre vie afin que vous consacriez votre temps à l’essentiel.
Dans cet article, vous allez découvrir
- Pourquoi le courriel est si addictif
- Pourquoi il est si facile de mal interpréter le ton des messages qu’on reçoit
- Comment répondre à un message si vous n’avez pas le temps d’y répondre
Une addiction nommée courriel qui vous détourne de l’essentiel
Combien de fois par jour pensez-vous passer à consulter votre boîte électronique ? Dix fois ? Vingt fois ? Il semblerait que vous êtes bien plus dépendants que vous ne le pensez…
Si l’on considère ces chiffres alarmants : le travailleur de bureau typique consulte ses courriels 77 fois par jour, envoie et reçoit plus de 122 messages par jour, passe près de 30 % de son temps de travail à gérer un afflux massif de courriels.
Consulter ses courriels est addictif parce que cela vous offre plusieurs types de récompenses variables selon vos envies. Qu’est-ce qui vous oblige inconsciemment à consulter vos courriels ?
D’abord, il y a incertitude. Vous ne savez pas qui peut vous envoyer un message. Chacun des messages non lus caresse l’espoir de dévoiler une agréable surprise. Vous avez l’obligation sociale de répondre aux courriels et de vouloir être considéré comme quelqu’un d’agréable, ponctuel, et normal.
Ensuite, il y a la curiosité. Chaque courriel reçu vous donne de nouvelles informations qui peuvent servir vos intérêts personnels ou professionnels.
Enfin, gérer une boîte à courriel réclame de s’en occuper. Il faut la trier, la catégoriser et agir pour éliminer les messages non lus. Vous êtes motivés par la nature incertaine du courriel et vous vous sentez donc obligé d’en prendre le contrôle pour ne rien rater.
Le paradoxe du progrès
Cependant, le courrier électronique affecte notre psychologie à plus d’un titre, et nous empêche de nous occuper de ce qui est important dans la vie. Cela provoque un paradoxe de progrès.
Selon certaines études, 70 % des courriels envoyés aux employés de bureau sont lus dans un délai de six secondes.
À chaque nouveau message reçu, vous devez arrêter ce que vous faites pour y répondre, ce qui brise votre concentration. Vous venez de perdre 40 % de productivité et 15–25 minutes de temps pour revenir à votre état de concentration profonde.
L’acte de répondre rapidement à un courriel vous fait sentir productif ; c’est comme atteindre un petit objectif. Ce type de réaction immédiate n’est qu’un comportement addictif et réduit fortement la qualité de votre travail en vous incitant à vous concentrer uniquement sur de petites tâches insignifiantes.
Les courriels sont comme des zombies, vous continuez de les tuer et ils continuent de venir.
Conseils : coupez toutes vos notifications push, désactivez la vérification automatique des courriels dans votre téléphone et fermez votre boite mail dans votre ordinateur — vous économiserez même de la batterie.
Les courriels manquent de nuance pour le réel
Nous écrivons souvent des messages avec la même logique que nous avons à communiquer en face-à-face. Pourtant, un courriel ne peut contenir des indications faciales, une tonalité ou un langage corporel.
Selon le psychologue Daniel Goleman, cela conduit à un biais de négativité : le lecteur d’un courriel supposera toujours que le contenu est plus négatif que prévu.
Donc, si l’expéditeur se sentait bien sur le contenu, le lecteur se sentirait neutre. Et si l’émetteur s’est senti neutre, le récepteur le prend comme négatif, et ainsi de suite (pas d’émoticônes, ponctuation neutre, messages de salutations cordiales pour respecter la bienséance…).
Un autre problème est la règle de la réciprocité, qui stipule que les gens se sentent obligés de répondre à un acte positif avec un acte similaire positif.
Compte tenu de la quantité énorme de messages que les gens reçoivent tous les jours, cette règle est devenue impossible à suivre — ce qui peut générer frustrations, culpabilité ou même sentiment de honte.
Conseils : Vous devez prendre conscience que vous êtes responsables de votre boite électronique. Personne ne vous force à répondre immédiatement à un message.
Pour éviter de gaspiller votre temps, vous devez avoir quelque chose de significatif qui attire votre attention. Cela vous aidera à prioriser et à vous assurer que chaque fois que vous utilisez le courrier électronique, ce sera en relation avec quelque chose qui est important.
Définissez des délais stricts pour traiter les courriels
Quelle est la première chose que vous faites au lever ? Boire un verre d’eau, aller aux toilettes, ou consulter votre boîte de réception ?
Si vous avez dit oui à la dernière, cela veut dire que votre vie est définie selon ce que les autres attendent de vous — et que vous êtes dans l’incapacité de choisir intentionnellement ce qui est réellement prioritaire pour vous.
Vérifier vos courriels le matin n’est vraiment pas essentiel. S’hydrater, prendre son petit-déjeuner est plus important que tout le reste à ce moment-là.
Conseil : Consultez uniquement votre boîte aux lettres deux ou trois fois par jour — jamais au lever ou avant de vous coucher. Vous n’êtes plus constamment distrait car vous traitez vos messages par paquets, plutôt que d’être en état de veille permanent — ce qui est moins stressant.
Consacrez les premières 60 à 90 minutes de votre journée dans des activités significatives car le matin votre esprit est frais et vif.
Organisez vos courriels et utilisez des réponses rapides
Vous disposez de nombreuses fonctionnalités pour personnaliser votre boîte de réception et créer des dossiers utiles. Avec les bons paramètres, vos courriels entrants peuvent s’organiser automatiquement.
Pour commencer, vous pouvez configurer différents dossiers avec des degrés divers de priorisation.
De cette façon, les courriels importants seront dirigés vers un dossier dédié marqué « urgent » ; ceux provenant d’autres contacts vont dans d’autres dossiers qui vous rappellent qu’il est bon de ne pas les traiter immédiatement.
Vous pouvez également prévoir des réponses rapides pour permettre à votre interlocuteur de savoir que vous avez reçu son courrier électronique et qu’une réponse complète sera donnée dans les plus brefs délais.
Cela permet aussi de savoir que vous pensez au problème et que vous ne les ignorez pas, si cela est bien formulé.
Les courriels efficaces sont concis, vont à l’essentiel et sont attentionnés
Coups de fil, nouveaux messages, nouvelles notifications et informations, si vous êtes sujet à ces agresseurs invisibles d’attention, qu’en est-il des autres ?
Voilà pourquoi pour attirer l’attention de votre interlocuteur, vous devez écrire efficacement, et la meilleure façon de le faire est d’être concis. Une introduction rapide et allez à l’essentiel avec votre proposition.
Considérez également les attentes de votre destinataire et mettez-vous à sa place. Comment vont-ils ? Qu’attendent-ils de vous ?
Dans cet esprit, vous devriez avoir une bonne base pour composer votre message et diminuer le risque de malentendus. Cela contribuera finalement à rendre vos efforts plus productifs, car vous n’aurez plus à perdre de temps à vous clarifier ou à vous expliquer plus tard.
Quel que soit votre message, assurez-vous d’examiner comment votre message sera probablement lu. C’est gagnant-gagnant et très apprécié, car l’empathie fait gagner un temps que vous ne soupçonnez pas.
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