A importância do Diagnóstico como uma ferramenta de Gestão

É comum nos questionarmos se estamos indo na direção certa, principalmente no trabalho. Com o Diagnóstico Simplificado, é possível ter insumos confiáveis para responder à pergunta.

Eu sempre tive o entendimento de que liderança e gestão são coisas diferentes (apesar de interligadas) e, recentemente, escutei uma frase que chamou minha atenção, algo como: “Nós podemos gerenciar fluxos, entregas e projetos, mas não pessoas. Nós devemos liderar pessoas e gerenciar resultados”. A frase fez muito sentido para mim, uma vez que se forem combinadas ferramentas de gestão e uma boa liderança é possível construir um ambiente de trabalho mais transparente, humano e, ao mesmo tempo, focado em resultados.

É certo que na literatura há inúmeras sugestões de ferramentas de gestão: Matriz Swot, OKRs, 5W2H, PDCA, as quais podem ser utilizadas em diferentes contextos. Mas como podemos utilizar ferramentas de gestão de uma maneira mais prática, alcançando resultados tanto no viés da gestão quanto na liderança?

Quem nunca se perguntou (especialmente no ambiente de trabalho) se está indo na direção certa (ou não)? Se o time está atuando de maneira eficiente? Se está deixando algo passar ou esquecendo algo? Ou até mesmo se a estrutura organizacional combina com o objetivo empresa?

Para situações como essa, há uma ferramenta de gestão que pode ajudar muito, chamada “diagnóstico”. Existem inúmeros modelos de diagnóstico no mercado, usualmente chamados de “diagnósticos de gestão”. Porém, recentemente, optei por criar um próprio modelo de diagnóstico, chamado de Diagnóstico Simplificado, para aplicar de maneira mais prática e assertiva nas áreas em que eu atuo.

O Diagnóstico Simplificado é uma metodologia objetiva para identificar o status da área em avaliação, ou seja, avaliar como está a área no momento, quais são os pontos fortes, bem como identificar os pontos de melhoria. Um diagnóstico bem feito é aquele que gera insights de qual é o momento atual da área avaliada e o que pode ser feito no futuro para alcançar maiores resultados.

Eu, particularmente, já usei o diagnóstico em diferentes momentos da minha carreira. Um exemplo foi quando eu passei a integrar o time de People do Asaas. Era uma área totalmente nova para mim e eu queria muito conhecê-la de uma maneira sistêmica, por isso apliquei o diagnóstico com as lideranças do time e pude ir construindo a minha percepção inicial. Outro momento foi quando eu estava com uma percepção que uma área sob a minha responsabilidade estava com alguns fluxos internos que causavam retrabalho e rituais em excesso. Fizemos então o diagnóstico para entender o que realmente era necessário e como poderíamos utilizar melhor os nossos recursos e o nosso tempo como um time.

A metodologia do Diagnóstico Simplificado ocorre em seis fases. A dica é: reserve um tempo para realizar a metodologia, organize a sua agenda para isso, abra um documento de anotações (que futuramente se tornará um relatório e poderá ser comparado com demais diagnósticos) e siga o passo a passo a seguir.

As seis fases principais do diagnóstico são: identificar e pontuar o organograma da área em avaliação; entender quais são os fluxos essenciais que o time tem trabalhado; mapear todas as métricas existentes e quais deveriam existir no departamento; entender com o time quais as dores atuais que impedem o alcance de mais efetividade e produtividade; entender o calendário da área sob avaliação e quais são os rituais existentes no Departamento, como mostra a imagem:

Para executar o Diagnóstico, o responsável pela confecção deverá avaliar cada um dos tópicos individualmente e, em sequência, devem ser agendadas conversas com a Equipe e terceiros interessados para colher informações que ajudem a evidenciar todas as fases do diagnóstico. É interessante agendar conversas com os membros da Equipe individualmente e ir montando o relatório do diagnóstico por meio de perguntas e respostas, conforme sugerido abaixo:

1. Organograma: Qual o organograma organizacional da área sob avaliação? Quais são todas as posições atuais? Existem posições em excesso ou faltantes?
2. Fluxos Essenciais: Quais são os fluxos atuais da área em avaliação? Quais são as principais atividades? Quais são as principais entregas da área?
3. Métricas: Quais KPIs a área possui atualmente? Onde esses KPIs são apresentados? Onde eles são arquivados? São manuais ou automáticos? Tem KPIs que estão faltando ou não é possível acessar os dados?
4. Dores: Quais são as principais dores das áreas atualmente? No que estão sofrendo? Como está o relacionamento com as demais áreas? O que não estão conseguindo entregar e por quê?
5. Calendário Anual e Eventos Marcantes: Qual o calendário da área? Em que momento tem entregas ou demandas com datas marcadas? Quais são as datas e eventos da empresa que a Equipe deveria acompanhar para atuar?
6. Rituais: Quais reuniões e rituais a área possui? Alinhamento? Revisão Semanal? Quando os rituais ocorrem? Quem participa? Há rituais em excesso? Há rituais faltantes? A área está tendo rituais além do próprio setor?

Tendo isso em vista, a ferramenta de Diagnóstico Simplificado necessita de investimento de tempo e dedicação. O ideal é que, antes do início do projeto, seja definida uma data para finalização do relatório, o qual poderá ser utilizado como base para um futuro Prognóstico.

Após a realização de todos os passos do Diagnóstico Simplificado, é possível construir um relatório final (preferencialmente didático e intuitivo) e utilizar com diversas finalidades, por exemplo, para fazer uma apresentação para a Equipe de como está a área e abrir para discussão, para mostrar para a liderança ou até para comparar a evolução da área com base em diagnósticos anteriores, buscando trazer mais sentido e objetivando identificar onde pode ser investida mais energia para alcançar melhores resultados.

Eu, particularmente, acho interessante aplicar essa ferramenta de gestão especialmente se você está entrando em uma área nova, acabou de mudar de posição, ou é líder de uma área já faz um tempo e gostaria de fazer uma avaliação de como está o andamento. É uma ótima ferramenta pois possibilita escutar o time e atuar de maneira mais estratégica no dia a dia. Além do mais, se feita de maneira anual, por exemplo, possibilita a comparação de diagnósticos ano a ano.

No Asaas, inclusive, a ferramenta de Diagnóstico Simplificado já foi compartilhada e realizada por diversos times, de acordo com a sua realidade e necessidade, gerando insights para trazer cada vez mais eficiência para os departamentos, de uma maneira dinâmica e eficaz, de acordo com a cultura da empresa.

Assim, é possível combinar ferramentas de gestão, buscando uma liderança estratégica que possibilite clareza para o time sobre o status atual e a criação de propósito para sequenciar os próximos passos. O diagnóstico simplificado pode ser adaptado para as necessidades existentes e, sem dúvidas, acarreta na ampliação da visão sistêmica e identificação de oportunidades de melhoria, também no viés de pontos de desenvolvimento da liderança.

Tenho certeza que realizar a ferramenta do Diagnóstico Simplificado gerará muitos insights ao Gestor e ao Time que, trabalhando de maneira conjunta e de forma transparente, sem dúvidas conseguirão atuar nos pontos de melhoria e de oportunidades, para gerar ainda mais senso de propósito e atuar de acordo com os objetivos da empresa!

Estamos com oportunidades abertas! Confira nossas vagas e venha trabalhar com a gente.

Ah, e se você curtiu esse post, não deixe de bater palmas pra ele! 👏