[Estruturas Libertadoras] Na prática, coletando dados para sua Retrospectiva com Improv Cards(Management 3.0) + Estruturas Libertadoras

Você já percebeu como pode ser desafiador o start de uma retrospectiva?

Este post será um relato sobre a experiencia de utilizar o deck do Improv Cards (Management 3.0) em conjunto com Estruturas Libertadoras para o processo de abertura, e coletar dados descritos no RetroAgil.

Para quem não conhece o blog do RetroAgil, indico fortemente acessar e seguir o processo indicado na tabela periódica, principalmente para quem está começando, pois é uma fonte rica em conhecimento na arte de facilitar essa cerimonia.

A retrospectiva é uma etapa importante para melhoria contínua dos times. Parar o que se está fazendo para refletir o que está dando certo e, principalmente, o que podemos melhorar.

Segundo Esther Derby e Diana Larsen, autoras do livro Agile Retrospectives, categorizam a reunião em 5 momentos:

• Abertura — o momento para se estabelecer um ambiente que favoreça as pessoas a falarem de forma franca e aberta, revisar os objetivos da reunião;
• Colher dados — momento para trazer as perspectivas de cada membro do time sobre a sprint que se passou criando uma imagem compartilhada para todos;
• Gerar ideias — aqui se discute sobre os assuntos levantados no momento anterior, se aprofundando nos assuntos através de atividades que auxiliam esse fim;
• Decidir o que fazer — finalmente se elencam pequenas melhorias que farão diferença para o time;
• Fechamento — se resume como o time seguirá o plano e os comprometimentos. Usa-se esse momento para agradecer o time pelo trabalho duro e após pode-se fazer um debrief para melhorar a retrospectiva na próxima vez.

A Retrospectiva da Sprint é um evento muito importante no Scrum, acredito que os ciclos de feedback são essenciais para todo o ciclo funcionar. Considero isso como o coração do ecossistema Scrum.

Uma das minhas ambições como facilitador dessa cerimônia é plantar uma semente dentro do grupo que possa ser satisfatória, aproveitar o potencial de todos os presentes para que o ciclo de feedback seja realmente eficaz.

Porém, muitas vezes ninguém quer compartilhar ou contribuir logo no início da Retrospectiva, por diversas razões. Para incentivar os participantes a contar sua história, comecei à utilizar o deck Improv Cards (Management 3.0) para ajudar os participantes a iniciar uma conversa.

Execução:

• Coloque os cartões abertamente na mesa com a foto para cima para que todos possam ver.
• Peça para os participantes escolherem as cartas que façam lembrar ações positivas, negativas ou que relatam algum acontecimento importante na Sprint.

Apartir disso podemos ir para fase de coletar dados descritos no RetroAgil, que se encaixou perfeitamente para utilização das Estruturas Libertadoras.

As Estruturas Libertadoras são uma seleção de 33 estruturas criadas para substituir ou complementar as estruturas tradicionais como apresentações, discussões e brainstorming. Todos eles têm um propósito definido e padrões que são usados ​​como uma forma de envolver todos, com curadoria de Henri Lipmanowicz e Keith McCandless.

“Essas estruturas muito pequenas são cuidadosamente projetadas para incluir todo mundo na definição dos próximos passos. Eles são compostos com modularidade em mente: as partes podem ser organizadas e reorganizadas em novas combinações. Para alcançar endpoints produtivos, cada um pode ser usado separadamente ou em conjunto em strings e é simples o suficiente para reconfigurar conforme você for. ” — Keith McCandless.

Para a fase de coletar dados utilizei as seguintes estruturas, somente uma por evento, levando em consideração a quantidade de participantes:

• Impromptu Networking: Este é um bom começo para uma sessão com uma equipe ou grupo, especialmente se as pessoas não se conhecem muito bem. Essencialmente, envolve pessoas que se juntam em pares e compartilham rapidamente sua opinião ao convite feito pelos facilitadores. Como são três rodadas, então é uma boa maneira de aquecer, conhecer pessoas(networking) e ajudar a estabelecer uma intenção de participação(icebreaker).
• 1–2–4-ALL: Com certeza é a estrutura que mais pratico, pois pode integrar em qualquer reunião, numa conversa ou workshop com facilidade. É uma ótima maneira das pessoas participarem ou discutirem algo. A sequência é simples e traz para o grupo um convite de reflexão sobre algo (uma pergunta, um tópico, uma ideia), sendo respondida primeiramente de forma individual e em silêncio, depois em pares e por último as duplas formam quartetos. Então junte-se como um grupo inteiro e escolha alguns destaques de cada grupo para compartilhar. Uma estrutura simples e com resultados surpreendentes.

Se o time for grande(acima de 5 pessoas), indico que execute a estrutura 1-2-4-ALL, conforme descrevo abaixo:

• Deixe que os membros da equipe anotem individualmente em post-its as principais anotações. Timebox 1 minuto.
• Peça aos membros da equipe formarem pares, discutam sobre os assuntos levantados individualmente e façam anotações sobre as novas ideias. Timebox 2 minutos.
• Repita a mesma atividade em quartetos, porém peça para que registrem suas observações e ideias. Timebox 4 minutos.
• Pergunte, “Qual ideia se destacou na sua conversa?”. Cada grupo compartilha uma ideia importante com todos (repetir o ciclo conforme necessário). Timebox 5 minutos.

Depois de executar a estrutura você terá itens ​​sólidos gerados pela equipe para seguir com as próximas fases descritas no RetroAgil.

Resumindo

Espero que esse post seja uma ótima dica para começar a utilizar Estruturas Libertadoras nas suas facilitações de Retrospectivas.

Por favor, me deixe saber do seu feedback, como foi a experiência dos participantes, e principalmente se melhorou sua retrospectiva. Estou ansioso para ver e receber seus resultados.

Sucesso em suas Retrospectivas!

Referências

• RetroAgil: https://www.meetup.com/pt-BR/Negocios-metodologia-agil-facilitacao-Brasil/
• Liberating Structures(Oficial): http://liberatingstructures.com
• Liberating Structures(Brasil): http://www.liberatingstructures.com.br/
• Livro Agile Retrospectives: https://www.amazon.com.br/Agile-Retrospectives-Making-Teams-Great/dp/0977616649
• Management 3.0: https://management30.com/