Estruturas Libertadoras na prática, como foi o Meetup NMAF?
No dia 23 de abril, fui convidado pelo time do Meetup NMAF(Negociação, Metodologia Ágil e Facilitação)em dividir a facilitação junto com a Cláudia Rocha para um encontro sobre Estruturas Libertadoras em Porto Alegre/RS.
O tópico principal foi sobre como promover a auto-organização nos times ágeis, baseado na experiência relatada pelo Meetup LS Netherland.
As Estruturas Libertadoras são uma seleção de 33 estruturas criadas para substituir ou complementar as estruturas tradicionais como apresentações, discussões e brainstorming. Todos eles têm um propósito definido e padrões que são usados como uma forma de envolver todos, com curadoria de Henri Lipmanowicz e Keith McCandless.
Design da Corda
“Aprender estruturas libertadoras é como aprender uma nova língua. Primeiro, você aprende palavras individuais. Então você os coloca juntos em uma frase simples e logo você está falando séries de frases no novo idioma. ” — Henri Lipmanowicz e Keith McCandless,
Estruturas Libertadoras tornam-se poderosas quando você as combina em “cordas ou strings”, onde fluem naturalmente de uma estrutura para a seguinte. Projetar uma sequência de Estruturas Liberadoras aumenta o impacto desejado para o desafio em questão.
Compartilharemos as strings que usamos e o que elas possibilitaram gerar de reflexão sobre o tema.
Esperamos que isso inspire você a tentar criar suas próprias strings.
Momento Diversidade
Voltando ao evento, tradicionalmente o encontro começa com um Momento Diversidade (LGBT, negros, Pessoas com Deficiência (PCDs), Mulheres e de Estrangeiros). Então, parece básico, e até ultrapassado falarmos de respeito à diversidade no ambiente corporativo. Porém, infelizmente, ainda é um assunto que merece estar em pauta. Pelo fato de muitos trabalhadores, sejam gestores ou não, até o momento não terem incorporado essa questão no
cotidiano.
START — Iniciando a noite com HSR
A estrutura escolhida para abordar o que foi visto no Momento Diversidade foi a estrutura Heard, Seen, Respected (HSR), pratique a escuta profunda e empatia com colegas.
O que é possível? Você pode estimular a capacidade empática dos participantes de “andar no sapato” dos outros. Muitas situações não temos respostas imediatas ou soluções claras. Reconheça essas situações e respondendo como empatia pode melhorar o “clima cultural” e construir confiança entre membros de um grupo. HSR ajuda indivíduos a aprender a responder de maneiras que não sobrecarregam e tomam o controle. Ajuda os membros de um grupo a perceber padrões indesejáveis e trabalhar em conjunto na mudança para interações mais produtivas. Participantes experienciam a prática de mais compaixão e os benefícios que ela gera.
Sequência de passos e alocação do tempo:
- Apresente o propósito do HSR: praticar escuta sem tentar consertar ou fazer qualquer julgamento. 3 min.
- Um por vez, cada pessoa tem 7 minutos para compartilhar uma história sobre NÃO ter sido ouvido, visto ou respeitado. Peça para os ouvintes não interromperem, somente para perguntar “O que mais?” ou “E o que aconteceu depois?”. 15 min.
- A dupla compartilha um com o outro a experiência de ouvir e contar a história: “O que sentiu com a minha história; Como foi ouvir sua história?” 5 min.
- Em quartetos, participantes compartilham reflexões usando a estrutura 1-2-4-all, perguntando, “Quais padrões foram revelados nas histórias? Qual importância você atribui ao padrão?” 5 min.
Feedback recebidos dos participantes:
- Como é comum as experiência de não ser ouvido, visto ou respeitado do dia-a-dia no trabalho e pessoal.
- Revelou como é comum se comportarem de uma forma que não estão prestando atenção(respeito) e nem estão dando ouvidos de forma ativa.
- Como a experiência melhorou a escuta, e o sentimento de empatia entre os membros durante o evento.
Seguimos em frente…Abertura do Tema
“As melhores arquiteturas, requisitos e projetos emergem de equipes auto-organizadas.” — Principio do Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software.
A auto-organização é um processo que requer tempo, não é de uma hora para outra que ela irá acontecer. Para assumir a auto-organização a equipe deve estar preparada e ciente dos desafios que serão encontrados. A grande maioria das pessoas estão tão acostumadas com a hierarquia, onde existe comando e controle excessivo, que simplesmente se perdem ao tentar a auto-organização.
A habilidade de uma equipe se auto-organizar de acordo com os objetivos impostos a ela, é fundamental para qualquer metodologia ágil.
Esse princípio reflete claramente a ideia de que equipes auto-organizáveis conseguem, em sua grande maioria, encontrar a melhor solução para gerir e realizar seus trabalhos. Uma equipe auto-organizada deve sempre trabalhar de acordo com os desafios impostos a ela, respeitando os limites e restrições.
Com base nesse principio como tema do evento, a estrutura escolhida foi Impromptu Networking, compartilhe rapidamente desafios e expectativas, construa novas conexões.
O que é possível? Você pode acessar profundamente a curiosidade e talentos ajudando um grupo a concentrar sua atenção nos problemas que deseja resolver. Um produtivo padrão de engajamento é estabelecido se usado no início de uma sessão de trabalho. Conexões livres, porém poderosas, são formadas em 20 minutos, fazendo perguntas que engajam. Todos contribuem para dar forma ao trabalho, observando padrões juntos e descobrindo soluções locais.
Sequência de passos e alocação do tempo:
- Participantes ficam em pé e formem pares (grupo de três se você tiver um número ímpar).
- Apresente uma pergunta para os pares responderem, nesse evento, “O que você entende como times auto-organizáveis?”.
- Nos pares, peça aos participantes que compartilhem sua resposta ao convite. 4 min.
- Sinalize o final da primeira rodada e tenha novos pares.
- Dentro dos novos pares, peça às pessoas que (novamente) compartilhem sua resposta. Mas também peça-lhes que prestem atenção às semelhanças e diferenças da conversa anterior. 4 min.
- Faça mais uma rodada.
- Após as 3 rodadas, reúna insights e padrões que os participantes perceberam.
Feedback recebidos dos participantes:
- Utilizar essa estrutura após o HSR frustrou os participantes quanto ao objetivo mais profundo em torno do desafio proposto no convite.
- Porém essa estrutura contribuiu como aquecimento ao tema principal, principalmente na leitura coletiva sobre o entendimento de times auto-organizáveis.
Lição aprendida:
- O convite proposto não foi desafiador o suficiente à moldar a direção do trabalho em conjunto, o resultado após o terceiro ciclo ficou claro que o convite foi falho. Atenção, sempre revise as armadilhas descritas no site oficial das Estruturas Libertadoras.
Terceiro ciclo…TRIZ
“Como garantir que um Facilitador, Scrum Master, Desenvolvedor ou Líder seja absolutamente ineficiente, inoportuno e prejudicial para um grupo auto-organizado?”
A estrutura TRIZ convida a destruição criativa de atividades que limitam a inovação e a produtividade. É uma ótima estrutura para identificar as coisas que estão atrapalhando o resultado através de destruição criativa. É uma estrutura fantástica e sempre tem ótimos resultados, pois induz conversas divertidas, porém muito corajosas.
O principal benefício é obter ideias reais sobre como poderiam se apropriar da mudança de comportamento através de uma auto-reflexão.
O que é possível? Você pode abrir espaço para a inovação ajudando um grupo a deixar de lado o que sabe (mas raramente admite), limita seu sucesso e convida à destruição criativa. A pergunta “ O que devemos parar de fazer para progredir em nosso propósito mais profundo?” Induz conversas divertidas e corajosas. Com a destruição criativa, surgem oportunidades de renovação à medida que a ação local e a inovação se apressam em preencher o vácuo.
Sequência de passos e alocação do tempo:
- Apresente o TRIZ e identifique um resultado indesejado. Se necessário, faça os grupos debaterem e escolherem o resultado mais indesejado. Utilizamos a estrutura 1-2-4-all para se chegar no resultado. 15 min.
- “Das atividades desta lista, quais se assemelham de alguma forma com sua prática do dia-a-dia?”. Pedimos ao grupo para fazer uma segunda lista e que se pareçam ou estão intimamente relacionadas aos itens da primeira lista. Salientamos ao grupo: “Se você é extremamente honesto, quais atividades da primeira lista você reconhece?”. 10 min.
- Fechamos a sequencia fazendo o convite ao grupo: “quais atividades você deve interromper primeiro? Quais os primeiros passos?”. Importante se concentrar no que pode ser interrompido e no como. 10 min.
Feedback recebidos dos participantes:
- Essa estrutura é desafiadora, e para muitos foi difícil abordar as atividades do 2º ciclo. Ao entender melhor as causas, percebi que teria sido mais proveitoso utilizar a estrutura Conversation Cafe como apoio.
- Foram muitos feedbacks sobre como essa estrutura foi divertida, instigante, porém exaustiva, principalmente pelos ciclos da estrutura 1-2-4-all.
Lições aprendidas:
- Necessidade de avaliar se o grupo precisar ir mais fundo na compreensão dos resultados obtidos em cada ciclo.
- Estar disposto em mudar sua sequencia original, é algo que deve-se sempre ser levado em consideração.
Finalização…Troika Consulting ou 25/10 ??
Realidade é somente um palpite consensual. — Lily Tomlin.
Essa estrutura é muito divertida, sempre uso com uma musica especialmente para gerar gargalhadas e sorrisos, e normalmente utilizo com foco em encerrar uma reunião.
Como facilitador, as vezes ficamos frustrados com o fato de seu grupo/equipe gerar um monte de grandes ideias que nunca vão a diante, e essa estrutura pode te ajudar a resolver esse problema. É uma maneira do grupo decidir o caminho que deve seguir e uma vez que tenha sido decidido quais ideias são prioritárias, você pode usar algumas outras estruturas libertadoras para criar planos de ação, ou simplesmente finalizar sinalizando o sentimento do grupo.
O que é possível? Você pode ajudar uma grande multidão a gerar e classificar suas ideias arrojadas para ação em 30 minutos ou menos! Com o 25/10 Crowd Sourcing você pode disseminar inovações surpreendentes, à medida que todos percebam os padrões no que surgir. Embora seja divertido, rápido e casual, é uma maneira séria e válida de gerar sem censura um conjunto de ideias arrojadas e, em seguida, explorar a sabedoria de todo o grupo para identificar as dez melhores avaliadas. Surpresas são frequentes!!
Sequência de passos e alocação do tempo:
- Peça ao grupo que fique de pé e limpe a sala, se necessário. Essa estrutura requer muito espaço para se movimentar, sem obstruções.
- Forneça a cada participante um cartão de índice em branco e um marcador ou caneta.
- Apresente uma pergunta para a qual você gostaria de reunir ideias acionáveis, para o evento: “Se você fosse 10 vezes mais arrojado, que grande ideia você recomendaria para promover a auto-organização? Qual seria o primeiro passo?”. Peça aos participantes que escrevam sua ideia ousada e o primeiro passo na frente do cartão de índice e levante a mão (com o cartão) quando terminarem.
- Quando todos terminarem de escrever seu cartão, peça aos participantes para começarem a andar e trocarem cartões com outras pessoas sem ler os cartões. Deixe as pessoas andarem até que você dê um sinal (depois de 20 a 30 segundos). Peça para as pessoas pararem de trocar cartões. Indico adicionar uma música divertida e energizante durante o ciclo de troca de cartões, a diversão será garantida.
- Certifique-se de que todos tenham um cartão em sua mão, trocando cartões com um vizinho, se ele ou ela recebeu o seu próprio cartão. Peça aos participantes que classifiquem a ideia em seu cartão em uma escala de 1 a 5.
- Prossiga com mais quatro rodadas até que cada carta de índice tenha cinco notas no verso. Para evitar erros, sempre informe às pessoas sobre a rodada e para verificarem se o cartão tem tantas pontuações quanto as rodadas concluídas, e que as pontuações individuais variam entre 1 e 5.
- Peça aos participantes para somarem a pontuação depois da quinta rodada, resultando num mínimo de 5 e um máximo de 25. Pergunte: “Quem tem 25?” Peça a cada participante, se houver, que tenha uma ficha com pontuação de 25 para ler a ideia e o primeiro passo de ação. Continue com “Quem tem 24?”, “Quem tem 23”… Pare quando as dez principais ideias forem identificadas e compartilhadas.
- Particularmente gosto de deixar essa atividade para que o grupo se auto-organize do menor para o maior número.
Feedback recebidos dos participantes:
- Essa estrutura é muito divertida, e os participantes ficaram encantados sobre o poder dos resultados obtidos na priorização das ações pontuadas pelo grupo.
- Tivemos problemas referente à letra de alguns participantes e foi algo que nunca tinha pensado que poderia acontecer.
Lição aprendida:
- Realmente não me vejo praticando essa estrutura sem uma musica animada e divertida, porém o poder do convite ser estruturado para ação faz toda a diferença no sucesso da estrutura.
Encerramento
Quando os participantes do evento chegaram foi feito o convite para contribuírem informando o nível de conhecimento sobre Estruturas Libertadoras:
Agradecimento aos coordenadores do Meetup NMAF pelo convite e principalmente para a Cláudia Rocha pela co-facilitação e @Mariana Cruz por conduzir o Momento Diversidade.
Grato pelos feedbacks de cada participante sobre as estruturas vistas no evento e espero que possamos compartilhar os benefícios das Estruturas Libertadoras no nosso dia-a-dia.
Referências
- Meetup NMAF: https://www.meetup.com/pt-BR/Negocios-metodologia-agil-facilitacao-Brasil/
- Liberating Structures(Oficial): http://liberatingstructures.com
- Liberating Structures(Brasil): http://www.liberatingstructures.com.br/
- The Liberators: https://medium.com/the-liberators
- Anja Ebers: https://gumroad.com/akanto
- Holisticon: https://www.holisticon.de
